Facturen verzenden: hoe werkt het en hoe stel je het in?

AdminPulse biedt verschillende manieren om facturen te versturen: per e-mail, via Peppol, per post,
en ook combinaties van deze opties. In dit artikel lees je hoe je de verzendmethode instelt en hoe
deze samenwerkt met de verschillende verzendacties, zowel automatisch als handmatig.

Waar stel je de verzendmethode voor facturen in?

Je kan de verzendmethode op twee niveaus instellen:

• Algemene instellingen – Standaard verzendmethode voor alle facturen.
• Relatiedossier – Specifieke verzendvoorkeuren per klant, die de algemene instellingen overschrijft.

Standaard verzendmethode voor facturen instellen in de Algemene instellingen

Volg deze stappen om een standaard verzendmethode voor alle facturen te bepalen:

1. Ga naar Instellingen > Algemene instellingen
2. Scroll naar de sectie Facturatie-e-mail
3. Kies in het veld 'Verzendmethode facturen' de standaard verzendwijze

Klantspecifieke verzendmethode instellen voor facturen

Volg deze stappen om de verzendmethode voor een specifieke klant aan te passen:

1. Open het Relatiedossier van de klant.
2. Ga naar de sectie Facturatie > Factuurgegevens en instellingen.
3. Kies in het veld 'Verzendmethode facturen' de verzendwijze voor deze klant.

👉 Let op: Een klantspecifieke instelling heeft voorrang op de algemene instellingen. Bijvoorbeeld, als e-mail standaard is ingesteld maar een klant facturen per post wil ontvangen, selecteer je 'Per post' voor deze klant.

De optie 'Peppol' in klantspecifieke verzendmethoden

De optie 'Peppol' (enkel) is alleen beschikbaar in de relatie-instellingen, niet in de algemene instellingen. Als Peppol wordt gekozen, wordt de factuur uitsluitend via Peppol verstuurd en ontvangt de klant geen automatische e-mail.

Overzicht van de beschikbare verzendmethoden voor facturen

Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare verzendmethoden en hun effect bij automatische verzending van facturen.

Verzendmethode	Effect
E-mail	Factuur wordt als bijlage per e-mail verzonden.
Per post	Factuur moet afgedrukt worden en vervolgens per post verstuurd.
Peppol (alleen via relatie-instellingen)	Factuur wordt uitsluitend via Peppol verstuurd.
Peppol en e-mail	Klant op Peppol gevonden: De factuur wordt zowel via Peppol als per e-mail verzonden. Klant niet op Peppol gevonden: De factuur wordt alleen per e-mail verzonden.
E-mail en per post	Factuur wordt zowel per e-mail als per post verstuurd (na afdrukken).
E-mail, Peppol en per post	Klant op Peppol gevonden: De factuur wordt via Peppol, per e-mail én per post verzonden (na afdrukken). Klant niet op Peppol gevonden: De factuur wordt alleen per e-mail en per post verzonden (na afdrukken).

👉 Vereisten voor verzending via Peppol

• De klant moet Peppol gebruiken.
• De klant moet via AdminPulse opgezocht en gevonden zijn in het Peppol-netwerk. Zie Hoe een relatie opzoeken op het Peppol-netwerk?

Interacties tussen verzendmethoden en verzendacties

Facturen kunnen automatisch of handmatig (opnieuw) verzonden worden. 

Facturen verzenden via het Facturen-scherm

Meerdere facturen tegelijk verzenden via de globale actie: 'Facturen verzenden'

Met de globale actie 'Facturen verzenden' worden facturen altijd per e-mail verzonden, ongeacht de algemene en klantspecifieke verzendinstellingen. Volg deze stappen:

1. Filter de facturen, bijvoorbeeld op 'Status' en 'Verzendmethode'
2. Ga naar Globale acties
3. Klik op Facturen verzenden
4. Een pop-up verschijnt waarin je de e-mail details kan controleren en aanpassen (indien nodig).

👉 Let op: In de verzendpop-up is een speciaal vinkje: "Facturen verzenden via Peppol voor klanten waarvan de verzendmethode van facturen staat ingesteld op Peppol."

• Aangevinkt: De factuur wordt verzonden via zowel e-mail als Peppol.
• Uitgevinkt: De factuur wordt alleen per e-mail verzonden.

Een factuur verzenden met de actieknoppen

Wanneer je een factuur verzendt via een van de beschikbare acties bij een specifieke factuur, wordt deze verzonden volgens de verzendmethode die hoort bij de geselecteerde actie.

Actie	Effect
Factuur verzenden	Factuur wordt verzonden volgens de Verzendmethode facturen-instelling in de algemene instellingen, met mogelijke uitzonderingen per klant.
E-mail factuur (optie uit het keuzemenu)	Factuur wordt altijd per e-mail verzonden, ongeacht de ingestelde verzendmethode.
Verzenden via Peppol (optie uit het keuzemenu)	Klant op Peppol gevonden: De factuur wordt via Peppol verzonden. Klant niet op Peppol gevonden: De factuur wordt niet verzonden.

Facturen verzenden via het Factuurvoorstellen-scherm

Meerdere facturen tegelijk verzenden via de globale actie 'Facturen nummeren'

Bij het nummeren van facturen worden deze verzonden volgens de algemene verzendinstellingen en eventuele klantspecifieke uitzonderingen. Volg deze stappen:

1. Filter de facturen
2. Ga naar 'Globale acties'
3. Klik op 'Facturen nummeren'
4. Vink 'Factuur verzenden' aan

Een factuur verzenden met de actieknop 'Nummer en verstuur factuur'

Deze actie verstuurt de factuur volgens de verzendmethode die is ingesteld in de algemene instellingen of bij de klant.

Verzendstatus van facturen controleren in het Facturen-scherm

Je kan de verzendstatus van facturen op verschillende manieren bekijken en opvolgen. Hieronder tonen we hoe je dat doet per factuur én per groep van facturen.

Actie/statusknop per factuur

In de actieknoppen aan de rechterkant van elke factuur vind je een knop om de factuur te verzenden. Zodra een factuur verzonden is, verandert deze knop in een statusicoon. Door hierop te klikken, krijg je meer informatie over de verzendstatus en kan je de details van de verzendpoging bekijken. Hieronder vind je een overzicht van de verschillende knoppen en hun betekenis:

Icoon	Betekenis
	Er werd nog geen e-mail verzonden. Klik op dit icoon om de factuur te versturen.
	De e-mail werd verzonden.
	De e-mail werd afgeleverd bij de ontvanger.
	De e-mail kon niet worden afgeleverd.
	De e-mail werd geopend door de ontvanger.

💡Wil je meer details raadplegen? Klik dan op Gebeurtenissen in het menu van de factuur. Daar zie je wie welke actie uitvoerde, en wanneer.

Verzendstatus van meerdere facturen tegelijk evalueren

Gebruik de filters op 'Status' bovenaan het Facturen-scherm om de lijst van facturen per status te bekijken. Zo kan je ook meteen een verdere Globale actie toepassen.

💡Goed om te lezen

• Meer uitleg over de betekenis van e-mailstatussen vind je in dit artikel: Hoe de verzending van e-mails volgen in AdminPulse
• Wil je factuurvoorstellen voorzien van een specifieke factuurdatum en in bulk verzenden? Gebruik dan de globale actie in het scherm Factuurvoorstellen. Meer info lees je hier: Nummeren op een specifieke factuurdatum: zo stel je het in
• Wil je e-mailadressen in CC of BCC opnemen? Lees er hier meer over FAQ - Hoe voeg ik automatisch een CC of BCC toe aan e-mails?