Kwaliteitstoetsing: het criterium 'Identiteitskaart' uitgelegd

In AdminPulse wordt het criterium 'Identiteitskaart' gebruikt om ervoor te zorgen dat voor klanten, bedrijfsleiders en begunstigden een geldig identiteitsdocument is geregistreerd.

Dit artikel legt uit wanneer dit criterium van toepassing is, hoe je identiteitsinformatie invoert en op welke manier AdminPulse je op de hoogte houdt van vervaldata. Daarnaast bespreken we de verschillende statussen van het criterium en waar je deze kan terugvinden binnen AdminPulse.

Wanneer moet de identiteitskaart geregistreerd worden?

• Voor Personen en Eenmanszaken

Bij een relatie met type 'Persoon' of 'Eenmanszaak' en de relatiestatus 'Klant' wordt het criterium automatisch geactiveerd. Identiteitsgegevens moeten dan rechtstreeks in hun eigen relatiedossier worden ingevuld in de sectie 'Accountant info'. Dit kan op twee manieren:

• • Handmatig: Vul de vervaldatum van de identiteitskaart (eID) of het paspoort in.
  • Automatisch: Lees een eID bestand in via de knop 'Gegevens eID uitlezen'.

• Voor bedrijven

Bij een relatie met type 'Bedrijf' wordt het criterium pas actief wanneer een bedrijfsleider of begunstigde wordt toegevoegd in de sectie 'Gelinkte relaties' van het relatiedossier. Voor elke bedrijfsleider en begunstigde moet de identiteitsinformatie worden ingevuld in hun eigen relatiedossier, niet in het dossier van het bedrijf zelf.

Wanneer geldt de identiteitskaartplicht voor een bedrijfsleider?

Een bedrijfsleider activeert het criterium 'Identiteitskaart' als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

1. De bedrijfsleider heeft een actief mandaat (de einddatum is leeg of ligt in de toekomst).
2. De bedrijfsleider is een natuurlijk persoon of een eenmanszaak.

👉 Belangrijk:

Als een bedrijf (Bijv. Bedrijf A) een ander bedrijf (Bijv. Bedrijf B) als bedrijfsleider toevoegt, wordt het criterium 'Identiteitskaart' niet geactiveerd bij Bedrijf A. In plaats daarvan moet er bij Bedrijf B een bedrijfsleider worden toegevoegd en wordt daar de identiteitsregistratie opgevolgd.

Hoe registreer je identiteitsinformatie?

Je kan de identiteitsinformatie toevoegen in Relatiedossier > Accountant info:

• Handmatig: Vul de velden 'Vervaldatum ID-kaart' of 'Vervaldatum paspoort' in.
• Automatisch: Gebruik de knop 'Gegevens eID uitlezen' en upload een eID-bestand. Dit zal automatisch meerdere gegevens bijwerken, waaronder:
  • Vervaldatum ID-kaart
  • Rijksregisternummer
  • Gestructureerde mededeling voor voorafbetaling

Alle wijzigingen zijn terug te vinden in de Wijzigingsgeschiedenis van het relatiedossier.

Wat betekenen de statussen van het Identiteitskaart-criterium?

De status van het criterium wordt weergegeven in het relatiedossier en het Kwaliteitstoetsing-scherm (Relatiedossiers > Kwaliteitstoetsing):

• Groen: Alle identiteitsgegevens zijn geldig.
• Oranje: Een identiteitskaart vervalt binnen 2 maanden.
•  Rood: Een identiteitskaart is vervallen of er zijn nog geen gegevens geregistreerd.

💡 Tip: Beweeg over de statusindicator om de exacte reden te zien.

Hoe krijg je meldingen bij een (bijna) vervallen identiteitskaart?

• In het relatiedossier: De statusindicatie verandert. Door te hoveren zie je de reden.
• In het Kwaliteitstoetsing-scherm: Hier kun je alle criteria in één overzicht opvolgen.
• In het meldingenpaneel: Je ontvangt meldingen voor identiteitskaarten die (binnenkort) vervallen, behalve als deze in de instellingen voor meldingen zijn uitgeschakeld (Instellingen > Algemene instellingen > 'Meldingen configureren' in het vak 'Algemeen')

Hoe zorg ik voor een groen vinkje bij het criterium 'Identiteitskaart'?

Een relatie krijgt een groen vinkje voor het criterium 'Identiteitskaart' als de identiteitsgegevens volledig en geldig zijn. Volg deze stappen om na te gaan waarom het vinkje nog niet groen is:

1. Ga naar het relatiedossier 
2. Controleer of de relatie een Persoon, Eenmanszaak of Bedrijf is en of de juiste bedrijfsleiders of begunstigden zijn toegevoegd (indien van toepassing, relatiestatus 'Andere').
3. Ga naar de sectie 'Accountant info' van de relatie zelf of van de gelinkte bedrijfsleider/begunstigde.
4. Controleer of de identiteitskaart (eID) is ingelezen via de knop 'Gegevens eID uitlezen' of of de 'Vervaldatum ID kaart' of 'Vervaldatum paspoort' handmatig is ingevoerd.
5. Zorg ervoor dat alle identiteitskaarten nog geldig zijn.
6. Ga terug naar het relatiedossier. Zodra alle vereiste identiteitsgegevens correct en geldig zijn ingevuld, wordt het vinkje automatisch groen.

💡 Tip: Als het vinkje niet groen wordt, hover dan over de statusindicator in Kwaliteitstoetsing-scherm of in het relatiedossier om te zien welke informatie ontbreekt.

💡Goed om te lezen

• Artikel over het Kwaliteitstoetsing-scherm in het algemeen: Overzicht: Inzicht en controle dankzij de kwaliteitstoetsing
• Artikel met uitleg over hoe je een taaksjabloon kunt aanmaken en gebruiken voor het opvolgen van het Identiteitskaartcriterium: FAQ - Hoe kan de opvolging van vervallen ID’s efficiënt worden georganiseerd?