Door identiteitskaarten die vervallen gestructureerd op te volgen, blijven klantgegevens up-to-date en voldoet de relatie eenvoudig aan het criterium ‘Identiteitskaart’ in de Kwaliteitstoetsing.
Gebruik hiervoor een taaksjabloon. Zodra een identiteitskaart vervalt, wordt automatisch een taak aangemaakt om de nieuwe identiteitskaartgegevens op te vragen en te verwerken. In dit artikel lees je hoe je dit taaksjabloon aanmaakt.
Een taaksjabloon instellen voor de opvolging van vervallende identiteitskaarten
Een taaksjabloon automatiseert de opvolging van vervallen identiteitskaarten. Dit sjabloon bevat deeltaken om gegevens op te vragen en te verwerken, zodat niets over het hoofd wordt gezien.
Markeer de taak als 'Klaar' zodra de klant de nieuwe gegevens aanlevert. Blijft een reactie uit? Dan blijft de taak openstaan en geeft het taakoverzicht weer welke relaties nog opvolging nodig hebben.
1. Het taaksjabloon aanmaken
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
- Klik op '+Toevoegen' om een nieuw taaksjabloon te maken.
- Geef het een duidelijke naam, bijvoorbeeld "Opvolging ID's".
- Zorg ervoor dat de taak van toepassing is op ‘Persoon’ en ‘Eenmanszaak’.
- Klik op Toevoegen om het sjabloon op te slaan.
2. Deeltaken toevoegen
Voeg in het taaksjabloon de volgende deeltaken toe:
Deeltaak 1: Opvragen van nieuwe identiteitskaartgegevens
- Type: 'E-mail' of 'E-mail - Automatisch'
- E-mailsjabloon: Gebruik bijvoorbeeld ‘Documenten aanvragen’. Als dit niet volstaat, kan je eerst een eigen sjabloon aanmaken.
- Vul de overige velden naar wens in.
👉 Kies je voor het type ‘E-mail automatisch’, dan moet je ook instellen hoeveel dagen vóór of na de deadline de e-mail automatisch verzonden moet worden.
Deeltaak 2: Ontvangen en verwerken van gegevens
- Type: Echte taak
- Vul de overige velden naar wens in.
3. Automatische taakplanning instellen
Om ervoor te zorgen dat de opvolgingstaken voor identiteitskaarten automatisch verschijnen, moet je een planningsschema koppelen. Dit schema bepaalt hoeveel dagen vóór of na de vervaldatum de taak wordt aangemaakt. Dit doe je zo:
- Klik in het taaksjabloon op ‘Taakschema’s openen’ en vervolgens op ‘Schema toevoegen’.
- Vul de planningsgegevens in:
- Naam: Bijvoorbeeld "ID-gegevens vernieuwen".
- Plannen (dagen voor deadline): Kies op hoeveel dagen vóór de vervaldatum de taak wordt aangemaakt, bijvoorbeeld 20 dagen.
- Planningslijnen: Kies ‘Ten opzichte van vervaldatum ID kaart’.
- Deadline: Stel een uiterste datum in, bijvoorbeeld op de vervaldatum van de identiteitskaart (0 dagen).
Zodra het schema is ingesteld, wordt de taak automatisch gepland op basis van de vervaldatum van de identiteitskaart.
De opvolgingstaak voor identiteitskaarten gebruiken
Taakplanning toepassen op relaties
- Open het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties) en filter op relevante types (bijvoorbeeld ‘Eenmanszaak’ en ‘Persoon’) en status (bijvoorbeeld 'Klant' en 'Andere').
- Selecteer de relaties waarvoor de opvolgingstaak voor identiteitskaarten ingepland moet worden.
- Klik op ‘Globale acties’ en kies ‘Taakplanning instellen/verwijderen’.
- In het venster dat opent:
- Selecteer het taaksjabloon ‘Opvolging identiteitskaarten’.
- Pas eventueel de startdatum van de planning aan.
Wanneer worden de taken aangemaakt?
- Bij selectie van ‘Vandaag’ worden de taken pas tijdens de nacht aangemaakt.
- Wil je de taken onmiddellijk laten aanmaken? Ga dan naar Instellingen > Taaksjablonen, open het taaksjabloon "Opvolging ID's", ga naar ‘Taakschema’s’ openen, en klik op ‘Taakplanning uitvoeren voor deze schema’s’.
👉 Belangrijk: Zorg ervoor dat de vervaldatum van de identiteitskaart is ingevuld. Zonder deze datum werkt de automatisering niet.
💡Goed om te lezen
- Artikel over het criterium Identiteitskaart: Kwaliteitstoetsing: het criterium 'Identiteitskaart' uitgelegd
- Bonus: onderaan dit artikel kan je het sjabloon, zoals hierboven beschreven, downloaden en vervolgens importeren via Instellingen > Taaksjablonen. Pas daarna de instellingen van het sjabloon aan naar jouw wensen.