Met de Office 365 document editor kun je Word- en Excel-documenten openen vanuit AdminPulse en bewerken in je browser of in je lokale Word- en Excel-apps.
Voor je een document bewerkt, check je het eerst uit: zo reserveer je het tijdelijk en kan niemand anders er tegelijk aan werken. Als je klaar bent, check je het opnieuw in, zodat andere gebruikers toegang krijgen tot de laatste versie.
In dit artikel leggen we uit hoe je de Office 365 document editor activeert, documenten uitcheckt en bewerkt, en hoe je ze daarna opnieuw incheckt.
Office 365 document editor activeren via je profiel
Elke gebruiker moet de integratie met Office 365 persoonlijk instellen via zijn of haar profiel.
Volg deze stappen:
- Ga in AdminPulse naar Mijn profiel via het gebruikersicoontje rechtsboven in het scherm (
).
- Klik op de knop Admin-Connect.
- Zoek in het overzicht van integraties de tegel voor de Office 365 document editor en klik op Connect.
- Log in met je Microsoft-account. Tijdens het inloggen geef je toestemming aan AdminPulse om documenten op jouw OneDrive te bewerken.
👉 De Microsoft-beheerder van je kantoor moet mogelijks ook goedkeuring geven om AdminPulse toegang te geven tot je OneDrive.
Na je aanmelding kom je automatisch terug op het Connect-scherm. Hier kun je controleren of de verbinding nog actief is:
- Klik op Validate connection om de integratie te testen.
- Klik op Reauthenticate als je een foutmelding krijgt en de verbinding opnieuw wilt herstellen
Documenten openen en bewerken met Office 365
Zodra de integratie met Office 365 is opgezet, kun je Word- en Excel-documenten bewerken vanuit AdminPulse. Dit doe je via het Documenten-scherm (Documenten > Documenten).
Aan het einde van elke documentlijn vind je een pijltje naar beneden . Klik op dat pijltje om het actiemenu te openen. Daar kun je documenten uitchecken, inchecken of het uitchecken ongedaan maken. Je kunt ook het detailvenster van het document openen om dezelfde acties terug te vinden.
Document uitchecken
Om een document te bewerken, kies je tussen twee acties:
- Uitchecken in app – als je Office lokaal hebt geïnstalleerd. Het document wordt geopend in je Word- of Excel-app.
- Uitchecken in browser – als je werkt met een online versie van Office of geen lokale Office-apps hebt. Het document opent in een nieuw tabblad van je browser.
Een uitgecheckt document is tijdelijk geblokkeerd voor andere gebruikers. Je kunt het dan alleen zelf bewerken. Het krijgt een cloud-icoon in de documentlijn als visuele aanduiding.
Het document wordt ook met een unieke naam opgeslagen in de map AdminPulseCheckout op je persoonlijke OneDrive.
Document inchecken
Ben je klaar met bewerken? Dan moet je het document inchecken, zodat je wijzigingen worden opgeslagen en collega’s er weer toegang toe hebben.
Ga hiervoor terug naar het Documenten-scherm en kies Inchecken, via het actiemenu of het detailvenster van het document.
👉 Let op: Sluit het document voordat je het incheckt. Dit voorkomt mogelijke problemen bij het opslaan van wijzigingen of bij het beschikbaar maken van het document voor anderen.
Extra acties
- Doorgaan met bewerken: Heb je het document al eens uitgecheckt en gesloten zonder in te checken? Met deze actie kun je het opnieuw openen en verder bewerken (zonder opnieuw uit te checken).
- Uitchecken ongedaan maken: Daarmee maak je het document opnieuw beschikbaar voor andere gebruikers.
👉 Let op: wijzigingen die je al hebt aangebracht, gaan verloren. Je kunt alleen het uitchecken van je eigen documenten ongedaan maken. Gebruikers met de beheerdersrol kunnen dit ook doen voor anderen.
💡Tip: eigen uitgecheckte documenten terugvinden
Wil je snel zien welke documenten je nog hebt uitgecheckt, maar niet hebt ingecheckt? Klik in het Documenten-scherm (Documenten > Documenten) op Meer filters en voeg de filter ‘Uitgecheckt door’ toe.
Selecteer vervolgens je naam in het dropdownmenu om alleen jouw documenten te tonen. Je kunt ook de naam van een collega kiezen om hun uitgecheckte documenten te bekijken.
Optionele instellingen voor beheerders
Als beheerder kun je via Instellingen > Algemene instellingen > Documenten instellen dat gebruikers een herinnering krijgen wanneer zij documenten te lang uitgecheckt laten staan.
Activeer hiervoor de optie "Toon documenten die nog niet werden ingecheckt".
Wanneer deze functie actief is, krijgen gebruikers een pop-up bij het openen van het Documenten-scherm als er documenten zijn die meer dan één dag geleden zijn uitgecheckt en nog niet opnieuw zijn ingecheckt.
De gebruiker kan dan kiezen om:
- het document verder te bewerken,
- het in te checken, of
- het uitchecken ongedaan te maken.
De pop-upmelding met waarschuwing blijft verschijnen zolang de documenten niet opnieuw zijn ingecheckt.