Het scherm Factuurvoorstellen (Facturatie > Factuurvoorstellen) is het centrale overzicht waar je alle voorstellen voor facturen en creditnota’s beheert en afwerkt. Je kan hier zoeken, filteren en nieuwe voorstellen aanmaken.
Factuurvoorstellen komen op twee manieren in dit overzicht terecht:
- Handmatig: je maakt zelf een voorstel aan door registraties aan een nieuw voorstel toe te voegen.
- Automatisch: het systeem genereert voorstellen op basis van de ingestelde facturatieplanning.
Bovenaan de pagina krijg je drie belangrijke cijfers te zien:
- Bedrag excl. btw (filter afhankelijk)
- Bedrag incl. btw (filter afhankelijk)
- Aantal facturen in verwerking: zodra je een reeks voorstellen laat nummeren, toont dit getal hoeveel voorstellen nog verwerkt worden. Dit getal wordt automatisch iedere paar seconden bijgewerkt, en loopt terug tot nul.
In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe je een factuurvoorstel bewerkt, controleert, afrondt en verstuurt.
💡 Leestip: In drie schermen van registraties tot factuur:
-
Te factureren – In Open registraties zie je een overzicht van alle geregistreerde prestaties en kosten.
⏭️ Overzicht: Open registraties raadplegen en aan factuurvoorstellen toevoegen -
Voorbereiden en controleren – In Factuurvoorstellen stel je de facturen samen: je past lijnen aan, controleert bedragen en nummert zodra alles klopt.
👉 Je bent nu hier. -
Afronden – In Facturen beheer je de genummerde facturen en kredietnota's: je volgt verzendstatussen en betalingen op, voert acties uit en behoudt overzicht.
⏭️ Overzicht: beheren en opvolgen van facturen en kredietnota's in het Facturen-scherm
Zoeken en filteren in het scherm Factuurvoorstellen
Wil je snel het juiste factuurvoorstel terugvinden of een lijst klaarzetten voor een globale actie? Gebruik dan de krachtige filtermogelijkheden.
Standaardfilters in de factuurvoorstellen
Met de standaardfilters zoek je snel op veelgebruikte criteria:
- Zoekveld: zoek op naam, contactgegevens, labels, opmerkingen enz.
- Type: Factuur, Creditnota of Alle
- Factuurtype: filter op een specifiek type factuur
Met 'Filters terugzetten' wis je in één klik alle actieve filters.
Geavanceerde filters gebruiken in de factuurvoorstellen
Wil je nog specifieker zoeken? Klik dan op 'Geavanceerde filters' om extra filteropties te tonen. Klik op 'Verberg filters' om ze weer uit te schakelen.
Lijst van de beschikbaare geavanceerde filters in de factuurvoorstellen:
- Zoek relatie: Zoek een specifieke relatie
- Type relatie: Bedrijf, Eenmanszaak of Persoon
- Rechtsvorm: filter op de juridische vorm van een relatie, zoals vennootschap, vzw of natuurlijk persoon
- Medewerkers: Filter op verantwoordelijke medewerker, vervanger, vennoot, facturatie, senior, enz.
- Relaties met/zonder labels: toon relaties met of zonder specifieke labels
- Opdrachtsjabloon: filter op het sjabloon van de gekoppelde opdracht
- Facturatieschema’s: zoek op basis van factureringsschema’s - met of zonder schema, of op een specifiek type schema
- Factuurcontrole: toon alle, gecontroleerde of ongecontroleerde voorstellen
- Relatie status: Klant of Eigen bedrijf
- Met fouten: voorstellen die fouten bevatten en nagekeken moeten worden
- Te nummeren: voorstellen die nog genummert moeten worden (bv. door een globale actie).
- Te verzenden: voorstellen die klaarstaan om te versturen
- Datum te nummeren (af/aanwezig): filter op voorstellen met/zonder ingestelde nummerdatum
- Verzendmethode facturen (relatie): op basis van ingestelde verzendwijze van de relatie (e-mail, post,…)
- Eigen bedrijven: toon enkel voorstellen van een eigen bedrijf
- Relatiegroepen: filter voorstellen op relatiegroep
💡 Tip: Combineer meerdere filters om doelgericht te werken, bijvoorbeeld voor nummering, foutcontrole of het opvolgen van één relatie.
Werken in het overzicht van factuurvoorstellen
De overzichtstabel begrijpen en aanpassen
De overzichtstabel toont één lijn per factuurvoorstel met kolommen die je snel inzicht geven in de belangrijkste details. Per kolom kan je bijkomende filters instellen via het trechtericoon (zoals Informatie, Subtotaal, Gemaakt op …). Als het trechtericoon rood kleurt, is er een filter actief .
In het midden van het scherm vind je enkele bewerkknoppen:
- Kolommen aanpassen: kies zelf welke bijkomende kolommen zichtbaar zijn in de tabel, zoals ‘Eigen bedrijf’, ‘Binnen/buiten forfait of voorschot’, 'Oorspronkelijk bedrag', 'Aaangepast bedrag', ‘Laatst aangepast’, 'Klantcode'.
- Exporteren naar Excel: exporteer het huidige overzicht (gefilterd) naar een Excel-bestand.
Vrije factuur- of creditnotavoorstellen handmatig aanmaken
Wil je zelf een factuur of creditnota aanmaken? Gebruik dan de knoppen rechts bovenaan het scherm:
- '+ Nieuw vrij factuurvoorstel' - Maak een nieuwe factuur aan.
- '+ Nieuwe vrije creditnota' - Maak een nieuwe creditnota aan.
Hiermee kun je in enkele kliks handmatig een factuur of creditnota vanaf nul aanmaken.
Globale acties op meerdere voorstellen
Wil je meerdere factuurvoorstellen in één keer verwerken om tijd te besparen?
- Selecteer één of meerdere voorstellen via het selectievakje aan het begin van de lijn of bovenaan de overzichtstabel
.
- Klik op 'Globale acties' en kies de gewenste actie.
De volgende globale acties zijn beschikbaar voor factuurvoorstellen:
- Terugzetten in Te factureren: verwijder de voorstellen en zet de registraties terug als 'Te factureren' of ‘nooit meer factureren’
- Facturen nummeren: zet een reeks voorstellen om naar genummerde facturen
Bewerken en afronden van factuurvoorstellen
Voorstel openen en verkennen
In de overzichtstabel zie je één lijn per factuurvoorstel. Klik op een lijn om het voorstel te openen. Daar zie je:
- de factuurlijnen waaruit het voorstel bestaat
- en bij het openen van een lijn, de individuele registraties die er deel van uitmaken
Elk factuurvoorstel kan handmatig naar wens aangepast worden alvorens de factuur te maken en deze naar de klant te sturen
👉 Zie je een waarschuwingsicoon? Dan ontbreekt er noodzakelijke informatie (zoals een facturatie-adres of sjabloon). Klik om dit aan te vullen.
Acties op voorstelniveau
Aan de rechter kant van de voorstellijnen vind je actieknoppen die betrekking hebben op het hele voorstel:
- Terugzetten in te factureren: Verwijder het voorstel en zet de registraties terug (voor de volgende periode of ‘nooit meer factureren’)
- Aanduiden als gecontroleerd: Markeer het voorstel als gecontroleerd (zie verder: Voorstel controleren en vergrendelen (optioneel))
- Voorbeeldweergave: Bekijk een PDF van hoe de factuur eruit zal zien voor de klant
- Nummer factuur & Nummer en verstuur: Maak de factuur aan, met of zonder automatische factuur (zie verder: Een definitieve factuur aanmaken en versturen)
- Toon facturatiegeschiedenis: Bekijk vorige factuurbedragen, facturatieschema’s enz.
Meer acties via het rechter uitklapmenu 
:
- Download als PDF: handig voor feedback van de klant
- Bijlage toevoegen: om tegelijk met de factuur te versturen
- Gebeurtenissen: bekijken de factuur geschiedenis om te zien wie wanneer wat heeft gedaan
- Registratie overzicht openen: opent het scherm Registratie> Overzicht met toegepaste filters
- Registraties exporteren: een Excel bestan met de registraties van het factuurvorstel kan worden gedownload
Beschikbare acties zodra je een voorstel opent:
- Voeg factuurlijn toe: voeg manueel een nieuwe lijn aan voor dit voorstel toe
- Korting toevoegen of verwijderen: pas kortingen toe op het hele voorstel
- Bijlage toevoegen: om tegelijk met de factuur te versturen
-
Transactietype wijzigen of resetten: pas het btw-transactietype van het voorstel aan of herstel het naar de standaard.
💡Is het transactietype voor deze relatie steeds anders, dan wijzig je dit best al op het niveau van de relatie zelf - Verander naar creditnota of factuur: wijzig het type voorstel indien correctie nodig is
Acties op factuurlijnen
Binnen een voorstel zie je de afzonderlijke factuurlijnen. Je kan factuurlijnen:
-
Resetten naar geregistreerde waarde
-
Herschikken: gebruik de pijltjes om de volgorde van de lijnen aan te passen.
-
Terugzetten in Te factureren: factuurlijn verwijderen in en de registraties terugzetten als 'te factureren' of als nooit meer factureren
-
Verwijderen: (lijnen van type kost) verwijder een lijn uit het voorstel.
Registraties bewerken in de factuurvoorstellen
Soms wil je rechtstreeks aanpassingen doen aan gegevens in een voorstel: een opmerking toevoegen, een prijs aanpassen of een manuele registratie toevoegen. Dat kan allemaal, zolang de factuur nog niet vergrendeld is.
Mogelijke bewerkingen van registraties in de factuurvoorstellen:
- Klik op een veld in een lijn of registratie om het te bewerken (bv. tarief, omschrijving).
- Gewijzigde velden kleuren oranje - zo zie je duidelijk welke gegevens afwijken van het origineel.
- Wil je een wijziging terugdraaien? Gebruik de knop 'Reset naar de geregistreerde waarden'.
Wanneer je een factuurlijn opent, krijg je ook toegang tot de onderliggende registraties. Per registratie kan je de volgende acties uitvoeren:
- Relatie aanpassen (indien fout gelinkt)
- Registratie terugzetten naar Te factureren
- Veranderen naar Niet te factureren (en omgekeerd)
- Inbegrepen / niet inbegrepen in forfait/voorschot) wijzigen
- Velden resetten naar oorspronkelijke waarde
👉 Deze acties zijn enkel zichtbaar als je een factuurlijn opent .
Een registratie manueel toevoegen aan een factuurlijn:
- Klik op '+ Voeg registratie toe' op registratieniveau.
- Kies zelf de datum, de duur/aantal eenheden en geef een opmerking mee etc.
Deze optie is handig wanneer je een rechtzetting wil doen, extra prestaties vergeten bent te registreren, of wanneer je uitzonderlijk een manuele toevoeging nodig hebt.
Voorstel controleren en vergrendelen (optioneel)
Helemaal klaar met nakijken? Klik op het sloticoon om het voorstel als gecontroleerd aan te duiden en te vergrendelen. Zo kan je een aantal factuurvoorstellen controleren en deze dan met een globale actie nummeren.
Acties die niet meer mogelijk zijn bij een vergrendelt factuurvoorstel:
- Registraties toevoegen
- Factuurlijnen toevoegen
- Transactietype wijzigen
- Tarieven of aantallen aanpassen
Acties die wel nog mogelijk zijn bij een vergrendelt factuurvoorstel:
- Factuurdatum instellen
- Voorstel nummeren
- Terugzetten naar 'Te factureren'
- Vrije factuur verwijderen
💡Tip: Gebruik de geavanceerde filters om snel (on)gecontroleerde voorstellen op te sporen en globale acties toe te passen.
Een definitieve factuur aanmaken en versturen
Als alles gecontroleerd is, ben je klaar om het voorstel om te zetten naar een echte factuur. Kies je één van deze twee acties afhankelijk van je voorkeur:
- Nummer factuur: maakt de factuur aan, maar verzendt ze nog niet.
- Nummer en verstuur factuur: maakt én verstuurt de factuur automatisch, volgens de instellingen in het relatiedossier.
👉 Als er geen verzendmethode gedefinieerd is in het relatiedossier, is versturen niet mogelijk.
💡 Tip: Bekijk altijd eerst het PDF-voorbeeld voor je een factuur nummert of verstuurt.
Goed om te lezen
- Wil je een bijlage meesturen met je factuur via e-mail? Lees in dit artikel hoe je dat doet:
Bijlage toevoegen aan factuur e-mail - Wil je weten hoe je kortingen toepast op een factuurvoorstel? Bekijk dan dit artikel:
Kortingen