Het scherm 'Open registraties' (Facturatie > Open registraties) geeft een overzicht van alle geregistreerde prestaties die nog niet aan een factuur(voorstel) toegevoegd zijn. Hier kan je filteren, details bekijken en registraties direct aan een factuurvoorstel toevoegen.
In de rechterbovenhoek van het scherm zie je een samenvatting van de open registraties. De totalen passen zich automatisch aan op basis van de geselecteerde filters:
- Totaal bedrag: Het totale bedrag van de geregistreerde prestaties binnen de open registraties
- Totaal te factureren: Het bedrag dat uit de open registraties gefactureerd kan worden
- Totaal uren: Het totaal aantal uren binnen de open registraties
In dit artikel lees je hoe het scherm is opgebouwd en welke acties je kan uitvoeren.
💡 Leestip: In drie schermen van registraties tot factuur:
-
Te factureren – In Open registraties zie je een overzicht van alle geregistreerde prestaties en kosten.
👉 Je bent nu hier. -
Voorbereiden en controleren – In Factuurvoorstellen stel je de facturen samen: je past lijnen aan, controleert bedragen en nummert zodra alles klopt.
⏭️ Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden -
Afronden – In Facturen beheer je de genummerde facturen en kredietnota's: je volgt verzendstatussen en betalingen op, voert acties uit en behoudt overzicht.
⏭️ Overzicht: beheren en opvolgen van facturen en kredietnota's in het Facturen-scherm
Zoeken en filteren in 'Open registraties'
Bij het bekijken en beheren van open registraties kan je filteren om zoekresultaten te verfijnen.
Standaardfilters in de open registraties
- Relatie: Zoek en selecteer een specifieke relatie
- Type: Filter open registraties op relatie type (Bedrijf, Eenmanszaak, Persoon)
- Rechtsvormen: Beperk de resultaten tot specifieke ondernemingsvormen
- Status: Filter op de status van de relatie (Klant, Prospect, Eigen bedrijf)
- Van - Tot: Toon enkel open registraties binnen een bepaalde periode
- Facturatieschema’s: Selecteer open registraties volgens een specifiek facturatieschema
- Geregistreerd door: Filter open registraties op basis van de gebruiker die ze heeft aangemaakt
- Eigen bedrijven: Beperk het overzicht tot open registraties per eigen bedrijf
- Prijslijst item: Zoek open registraties gekoppeld aan een specifiek item uit de prijslijst
- Opdrachtsjabloon: Filter open registraties gebaseerd op het gebruikte opdrachtsjabloon
Extra filters onder 'Meer filters' in de open registraties
Klik op 'Meer filters' om extra filters te selecteren en zo je zoekopdracht te verfijnen. Beschikbare filters zijn:
- BTW-periodiciteit: Filter open registraties op basis van de btw-aangifteperiodiciteit
- Labels (met en zonder): Toon open registraties die specifieke labels hebben of net niet
- Medewerker: Filter open registraties op basis van de toegewezen medewerker in de relatiefiche.
- Medewerker (vervanger): Filter open registraties waarbij een specifieke gebruiker als medewerker (vervanger) is ingesteld.
- Medewerker facturatie: Filter open registraties gebaseerd op de gebruiker die verantwoordelijk is voor facturatie in de relatie.
- Medewerker senior: Filter open registraties voor relaties gekoppeld aan een specifieke senior medewerker.
- Medewerker vennoot: Filter open registraties voor relaties gekoppeld aan een specifieke vennoot in het dossier.
- Medewerker verantwoordelijke: Filter open registraties voor relaties waar een specifieke medewerker verantwoordelijke is aangeduid.
- Ref. jaar: Beperk de lijst tot open registraties van een bepaald referentiejaar
- Relatiegroepen: Filter registraties per specifieke relatiegroep
- Toon enkel actieve relaties: Verberg registraties van inactieve relaties
Zoekopdrachten bewaren en filters terugzetten
Zoekopdracht opslaan
Stel de gewenste filter(s) in en klik op 'Bewaar zoekopdracht' om veelgebruikte filters op te slaan en later snel opnieuw te gebruiken.
Opgeslagen zoekopdrachten openen
Je opgeslagen zoekopdrachten zijn altijd toegankelijk via de filterbalk, zodat je gemakkelijk kan wisselen tussen verschillende filterinstellingen.
Filters resetten
Klik op 'Filters terugzetten' om alle actieve filters te wissen en opnieuw een volledig overzicht te krijgen.
Overzichtstabel van open registraties
Het onderste deel van het scherm 'Open registraties' toont de openstaande registraties op basis van de bovenaan geselecteerde filters. De open registraties zijn gegroepeerd per relatie, zodat je in één oogopslag ziet, welk bedrag en hoeveel uren nog openstaan.
Wil je de details van de openstaande registraties per relatie bekijken? Klik dan op de driehoek naar beneden . Hierdoor wordt het volledige overzicht zichtbaar en kan je per registratie meer informatie raadplegen, zoals de datum, medewerker, tarief, bedrag, factureerbaar en binnen/buiten forfait.
Acties in het scherm 'Open registraties'
Exporteren naar Excel
Klik op de knop 'Exporteren naar Excel' in het midden van het scherm om een overzicht van de open registraties per relatie te downloaden als Excel-bestand.
Acties per relatielijn
Aan het einde van elke relatielijn in de overzichtstabel vind je een aantal actieknoppen:
- Maak factuurvoorstel: Zet open registraties om in een nieuw factuurvoorstel.
- Toevoegen aan factuurvoorstel: Als er al een factuurvoorstel bestaat, kan je met deze knop registraties aan dat voorstel toevoegen.
- Open factuurvoorstel: Zodra 'Maak factuurvoorstel' of 'Toevoegen aan factuurvoorstel' is gebruikt, verandert de knop in 'Open factuurvoorstel', waarmee je direct naar het scherm Factuurvoorstellen gaat (Facturatie > Factuurvoorstellen) met de juiste relatie al geselecteerd.
- Toon facturatiegeschiedenis: Raadpleeg een overzicht van de facturatie-informatie, inclusief gefactureerde bedragen, factuurvoorstellen en het toegepaste facturatieschema.
- Toon in registratie overzicht: Open deze registraties in het scherm Overzicht (Registraties >Overzicht) om de specifieke globale acties van dat scherm toe te passen.
Acties per individuele registratie
- Toevoegen aan factuurvoorstel: Voeg een individuele registratie toe aan een bestaand factuurvoorstel.
- Bewerken: Pas de gegevens van de registratie aan, zoals datum, opdracht of bedrag.
- Markeren als 'Nooit factureren': Geef aan dat deze registratie nooit gefactureerd mag worden. Je kan ze dan alleen nog raadplegen en, indien nodig, factureren via het registratieoverzicht.
- Verwijderen: Verwijder de registratie definitief.
Globale acties in 'Open registraties'
Wil je meerdere open registraties in één keer verwerken om tijd te besparen?
- Selecteer één of meerdere relaties via het selectievakje aan het begin van de regel of bovenaan de overzichtstabel
.
- Klik op 'Globale actie' en kies de gewenste actie.
Globale actie: Toevoegen aan factuurvoorstel
Met de globale actie 'Toevoegen aan factuurvoorstel' voeg je in één keer alle geselecteerde open registraties toe aan een factuurvoorstel. Dit versnelt het facturatieproces en voorkomt dat je elke registratie afzonderlijk moet verwerken.
💡 Goed om te lezen
Het beheren van registraties kan ook via het scherm Overzicht (Registraties > Overzicht). Lees er meer over in dit artikel: Overzicht: Filters, acties en exportfunctionaliteit in het Registraties-scherm