Overslaan en naar hoofdcontent gaan
English (US) Français (Belgique) Nederlands (Nederland)

Factureren in AdminPulse – een handig overzicht om snel je weg te vinden

Bijgewerkt

Hoe werkt facturatie in AdminPulse precies? In dit artikel krijg je een helder overzicht van het volledige proces – van het registreren van prestaties tot het opvolgen van betalingen. Per stap vind je:

  • een korte uitleg
  • doorklikbare links naar extra documentatie

Overzicht van het facturatieproces in AdminPulse

Stap 1: Prestaties en kosten registreren

Alle prestaties en kosten worden eerst ingevoerd als registraties. Deze worden beheerd in de schermen Overzicht (Registratie > Overzicht) en Open registraties (Facturatie > Open registraties).

In deze schermen kan je:

  • Registraties filteren, zoeken en aanpassen
  • Registraties (in bulk) doorzetten naar (nieuwe of bestaande) factuurvoorstellen

Lees hier verder:

Stap 2: Factuurvoorstellen opstellen en bewerken

Factuurvoorstellen zijn een werkversie van je factuur. Ze kunnen op twee manieren ontstaan:

  • Handmatig: je maakt een voorstel aan vanuit geselecteerde registraties.
  • Automatisch: via vooraf ingestelde facturatieschema’s (meer hierover later).

In het Factuurvoorstellen-scherm kan je:

  • Factuurlijnen hergroeperen en bewerken
  • Kortingen of teksten toevoegen
  • Een voorbeeld-PDF bekijken
  • Het voorstel markeren als gecontroleerd en vergrendelen

Een voorstel kan je ook terugzetten naar ‘Te factureren’.

Lees hier verder:

Stap 3: Facturen aanmaken uit voorstellen

Is het voorstel klaar? Dan maak je de factuur in het Factuurvoorstellen-scherm aan via één van deze opties:

  • Nummeren: je maakt de factuur aan zonder te verzenden
  • Nummeren en verzenden: je maakt én verstuurt de factuur volgens de ingestelde verzendmethode

Je kan facturen één per één maken of in bulk via globale acties. Na aanmaak verschijnt de factuur automatisch in het Facturen-scherm.

Lees hier verder:

Stap 4: Facturen opvolgen

Genummerde facturen volg je op in het Facturen-scherm. Hier vind je een volledig overzicht van facturen en creditnota’s.

Je kan onder andere:

  • Openstaande en vervallen facturen snel terugvinden
  • Betalingen toevoegen of aanpassen
  • Facturen (opnieuw) versturen of exporteren
  • Creditnota’s of duplicaten aanmaken

Gebruik filters om bijvoorbeeld onbetaalde of facturen met verzendproblemen te isoleren. Ook globale acties zijn beschikbaar, zoals afdrukken of exporteren naar PDF.

Lees hier verder:

Stap 5: Betalingen registreren

Is de module Betalingsopvolging actief, dan beheer je inkomende betalingen via het Verrichtingen-scherm.

Daar kan je:

  • Betalingen manueel toevoegen
  • Bankverrichtingen koppelen via CODA-bestanden of Codabox-integratie
  • Verrichtingen koppelen aan facturen (handmatig, via slepen of automatisch)
  • Creditnota’s koppelen als betaling

Betalingen worden enkel geregistreerd — de effectieve betaling verloopt buiten AdminPulse.

Lees hier verder:

Facturatie automatiseren met facturatieplanning

Door een facturatieschema te koppelen aan een relatie ontstaat automatisch een facturatieplanning. AdminPulse maakt dan automatisch op het juiste moment een factuurvoorstel aan.

Je kan facturatieschema’s hergebruiken en per klant verfijnen via instellingen zoals bedragen, lay-out of grootboekrekening. Alles beheren doe je eenvoudig in het relatiedossier, of in het Facturatieplanningen-scherm met duidelijke actieknoppen.

Facturatieplanning bespaart tijd, vermindert fouten en zorgt voor klantgerichte, consistente facturen.

Lees hier verder:

Werken met interne facturatie

Werk je met meerdere eigen bedrijven binnen AdminPulse? Dan kan je gebruik maken van interne facturatie. Hiermee factureer je intern door tussen je eigen entiteiten.

Hoe werkt het?

  • Je koppelt medewerkers, relaties en bedrijven correct aan elkaar
  • Geef per medewerker een interne (facturatie) kost op
  • Gebruik een aangepast sjabloon voor interne facturen

Het scherm Interne facturatie toont alle relevante registraties en vormt het vertrekpunt voor interne factuurvoorstellen.

Lees hier verder:

Instellingen die je facturatieproces ondersteunen

Voor een vlotte werking is het belangrijk dat je de facturatiegerelateerde instellingen goed configureert. In onderstaande artikels lees je hoe je de belangrijkste onderdelen instelt.

Verwante artikelen