Automatisch factureren bespaart je heel wat tijd én werk. Woorden als Facturatieschema en Facturatieplanning kunnen in het begin wat abstract klinken, maar zodra je ermee aan de slag gaat, merk je meteen het voordeel.
In dit artikel leer je:
- Wat een Facturatieschema en Facturatieplanning zijn
- Hoe de verschillende schema-types precies werken
- Hoe je per relatie een facturatieschema koppelt, aanpast en beheert
💡Benieuwd hoe je Facturatieschema’s configureert (via Instellingen > Facturatieschema’s)? Lees dan hier verder: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
Waarom kiezen voor geautomatiseerde facturatie?
Door in het relatiedossier een Facturatieschema te koppelen en daardoor een Facturatieplanning voor de relatie vast te leggen, zorgt AdminPulse voor het automatisch aanmaken van factuurvoorstellen. Die hoef je alleen nog te controleren, nummeren en verzenden.
Kernbegrippen facturatieplanning uitgelegd
Wat zijn een Facturatieschema en Facturatieplanning?
Een Facturatieschema vormt de basis van automatische facturatie in AdminPulse. Je gebruikt het om vast te leggen:
- Wanneer je factureert (bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal of jaarlijks)
- Hoe je factureert (regie, forfaitair of via voorschot/afrekening)
- Welke registraties worden meegenomen op de factuur (bij regie- en afrekeningsfacturen)
- Welke teksten op de factuur moeten worden weergegeven
Wanneer je een schema koppelt aan een relatie, noemen we dat een Facturatieplanning.
Je kan hetzelfde facturatieschema hergebruiken voor meerdere relaties – handig, want zo hoef je de details niet telkens opnieuw in te stellen.
Facturatieschema’s: types en toepassingen
| Wat wordt er precies gefactureerd? | |
|---|---|
| Regie | Alle registraties tot op de gekozen datum. Ideaal voor variabele prestaties. |
| Forfait | Een vast bedrag per periode, ongeacht de geregistreerde prestaties. Registraties buiten het forfait worden apart gefactureerd. Je bepaalt welke items binnen of buiten het forfait vallen. |
| Voorschot/Afrekening | Eerst verstuur je een of meerdere voorschotten. Nadien volgt een afrekening waarbij alle prestaties gefactureerd worden, minus de reeds gefactureerde voorschotten. |
Samenvatting: wat moet je onthouden?
- Facturatieschema: een sjabloon waarin je bepaalt hoe, wanneer en wat er wordt gefactureerd en de factuurtekst.
- Facturatieplanning: het koppelen van een facturatieschema aan een specifieke relatie voor automatische facturatie.
- Schema-types: Regie, Forfait of Voorschot/Afrekening — dit zijn de verschillende facturatiemethodes.
- AdminPulse levert standaard enkele facturatieschema’s voor maand- en kwartaalfacturatie, die je naar wens kan aanpassen of vervangen. Meer info hierover vind je in dit artikel: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
- AdminPulse maakt automatisch factuurvoorstellen aan volgens de instellingen zodra de facturatieplanning is ingesteld.
Voorbeeld uit de praktijk
Stel, je maakt een regie-facturatieschema aan met de naam “Maandelijkse Diensten”. Dit schema zorgt ervoor dat:
- Op de 1ste van elke maand automatisch een factuurvoorstel verschijnt
- Alle registraties van de vorige maand worden opgenomen (registraties met registratiedatum t.e.m. 31 van de vorige maand)
- Een vaste factuurtekst wordt toegevoegd
Je koppelt dit schema aan Klant A, Klant B en Klant C. Voor elk van hen wordt automatisch een eigen factuurvoorstel op de eerste dag van de maand aangemaakt, op basis van hetzelfde facturatieschema. Hoewel ze hetzelfde facturatiepatroon volgen, behoudt elke klant zijn eigen specifieke data zoals bedragen, registraties, en andere klantspecifieke voorkeuren.
Facturatieplanning instellen per relatie
- Open het Relatiedossier van de klant.
- Ga naar de sectie Facturatie > blok Facturatieplanning.
- Elke relatie heeft standaard een lege planning voor de standaardopdracht staan. Klik in de kolom Facturatieschema op ‘Geen facturatieschema’ om een schema toe te wijzen.
- In het dialoogvenster dat opent kies je een facturatieschema, geef een startdatum in en optioneel ook een einddatum en indien gewenst een specifieke grootboekrekening.
- Bij Forfait- of Voorschot/Afrekening-schema’s geef je het te factureren bedrag in.
- Klik op Opslaan. De facturatieplanning is meteen actief.
💡 Gebruik je opdrachten, en bestaat er al een planning voor een opdracht? Klik dan op de +-knop om een nieuwe opdracht toe te voegen. Koppel vervolgens een facturatieschema aan deze opdracht.
💡 Je mag de startdatum van een facturatieplanning tot één jaar in het verleden zetten. AdminPulse maakt dan alle tussenliggende factuurvoorstellen automatisch aan — heel handig voor nieuwe klanten die je nog voor eerdere periodes wilt factureren.
Overzicht van facturatieplanning in het relatiedossier
In de overzichtstabel onder de sectie Facturatieplanning in elk relatiedossier zie je een lijst van toegepaste facturatieplanningen voor deze relatie. De volgende informatie wordt in kolommen weergegeven voor elke facturatieplanning:
- De opdracht (indien je met opdrachten werkt)
- Het toegewezen facturatieschema
- De te factureren relatie bij gebruik van “Factureren aan”
- Het ingestelde bedrag voor forfaitaire of voorschotfacturatie
- Eventuele budgetten (bedragen & uren)
- De start- en einddatum van de facturatieplanning
- Het toegewezen eigen bedrijf bij gebruik van meerdere eigen bedrijven
- De datum waarop het volgende factuurvoorstel gegenereerd wordt
Door te klikken op de gegevens in de overzichtstabel, kan je alle velden bewerken, behalve de opdracht en de datum van het volgende voorstel.
Wat doen de actieknoppen bij een facturatieplanning?
In de overzichtstabel van de Facturatieplanning per relatiedossier, zie je links van elke facturatieplanning een aantal actieknoppen. Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare actieknoppen en hun betekenis.
Tandwiel-knop 
– Facturatie-instellingen aanpassen
De tandwiel-actieknop opent de facturatie-instellingen per opdracht. Standaard gebruikt AdminPulse de instellingen uit het relatiedossier (sectie Facturatie › Factuurgegevens en instellingen). Via dit menu kan je deze overschrijven en specifieke facturatievoorkeuren instellen voor deze opdracht voor deze relatie, bijvoorbeeld een afwijkende lay-out, adres, korting, verzendmethode voor facturen, etc.
Schild-knop 
– Registraties binnen of buiten forfait of voorschot beheren
Met de schild-actieknop stel je in welke prijslijstitems binnen of buiten een forfait of voorschot vallen. Zonder aanpassing volgt AdminPulse automatisch de instellingen uit de prijslijst (Registratie > Prijslijst). De schild-knop biedt je de flexibiliteit om per relatie uitzonderingen toe te passen.
Info-knop 
– Planningslijnen bekijken
Door op de info-actieknop te klikken open je een overzicht van alle planningslijnen voor deze specifieke facturatieplanning. Elke planningslijn correspondeert met een factuur(voorstel). In dit scherm zie je per planningslijn:
- De facturatiemethode en factuurtekst
- De datum waarop het factuurvoorstel door de facturatieplanning aangemaakt wordt
- De registratiedatum tot wanneer registraties worden opgenomen
Je kan rechtstreeks vanuit dit scherm geplande factuurvoorstellen wijzigen:
- Klik op de datums, het bedrag of de tekst om deze aan te passen
- Klik op het prullenbak-icoon om een toekomstige planningslijn te verwijderen. Het factuurvoorstel wordt dan niet aangemaakt.
Door op de knop 'Geschiedenis tonen' te klikken, krijg je reeds uitgevoerde planningslijnen te zien. Bij de reeds uitgevoerde planningslijnen kan je:
- Een factuurvoorstel openen via de knop 'Openen'
- Een PDF-factuur openen via de knop met het factuurnummer
- Verwijderde factuurvoorstellen via het herstel-icoon opnieuw uitvoeren
Geschiedenis-knop 
– Facturatiegeschiedenis van de relatie
De geschiedenis-actieknop toont de facturatiegeschiedenis van de relatie (per opdracht). Je krijgt een overzicht van reeds gefactureerde bedragen en facturatie-instellingen.
Balans-knop 
– Budgetten bekijken
Via de balans-actieknop raadpleeg je een overzicht van de budgetten die gekoppeld zijn aan deze facturatieplanning. Dit omvat zowel budgetten in bedrag als in uren, evenals de gepresteerde uren en bedragen (uitgedrukt in aantallen en percentages).
Kruis-knop 
– Facturatieschema loskoppelen
De kruis-actieknop verwijdert het gekoppelde facturatieschema uit de facturatieplanning, zonder de opdracht zelf te verwijderen. Bestaande factuurvoorstellen worden gewist en registraties die eraan verbonden waren, keren terug naar 'Open registraties' (Facturatie > Open registraties).
Prullenbak-knop 
– Volledige planning verwijderen
De prullenbak-actieknop verwijdert de volledige opdracht. Eventuele openstaande registraties kunnen in dit geval worden verplaatst naar een andere opdracht, indien gewenst.
Welke registraties worden opgenomen op de factuur?
Het veld ‘Registraties tot en met’ in het facturatieschema bepaalt tot welke registratiedatum registraties worden opgenomen in het factuurvoorstel. Bij een Voorschot/Afrekening-schema geldt dit veld enkel voor het moment van de afrekening — dus niet voor de afzonderlijke voorschotten.
Wil je na het aanmaken van een factuurvoorstel toch nog extra registraties toevoegen? Ga dan naar Facturatie > Open registraties en klik op 'Toevoegen aan factuurvoorstel' of gebruik een globale actie. Alternatief kan je ook de automatische verwerking in de nacht afwachten.
Meer weten over de instellingen van facturatieschema’s? Lees alles in: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
💡Goed om te lezen
- Facturatieschema’s aanmaken en beheren? Ontdek hoe: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
- Facturatieplanningen voor al je relaties bekijken en beheren vanuit één overzichtsscherm? Ontdek hier hoe het werkt: Overzicht: Facturatieplanningen raadplegen en beheren
- Hoe verzend je facturen eenvoudig en stel je dit goed in? Facturen verzenden: hoe werkt het en hoe stel je het in?
- Factureren via een andere relatie dan waar je bij registreert? Check dan: Factureren aan: registreren bij de ene relatie, factureren via de andere
- Meer weten over open registraties en hoe je die toevoegt aan factuurvoorstellen? Open registraties raadplegen en aan factuurvoorstellen toevoegen
- Zo bewerk, controleer en rond je factuurvoorstellen efficiënt af: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden
- Facturen en kredietnota’s beheren en opvolgen? Bekijk hoe dat werkt: Beheren en opvolgen van facturen en kredietnota's
- Nieuw met forfaitfacturatie in AdminPulse? Ontdek hier de basis: Inleiding tot forfaitfacturatie in AdminPulse
- Wil je weten hoe je forfaitbedragen kan aanpassen of indexeren? FAQ – Hoe kan ik forfaitbedragen aanpassen of indexeren in AdminPulse?
- Zo stel je grootboekrekeningen correct in: Grootboekrekeningen instellen