Odoo is een suite van open source zakelijke apps, waaronder CRM, e-commerce, boekhouding, voorraadbeheer, kassasystemen en projectbeheer. Met de koppeling tussen AdminPulse en Odoo kan je facturen exporteren en klantgegevens automatisch synchroniseren.

In dit artikel lees je hoe je de koppeling met Odoo instelt, facturen exporteert en klantgegevens automatisch synchroniseert.

Hoe stel je de koppeling met Odoo in?

1. Maak een API-sleutel aan in Odoo

Maak eerst een API-sleutel aan in Odoo:

Klik in Odoo op je profiel en daarna op Preferences.
Ga in het venster dat opent naar het tabblad Account Security en klik op New API Key.
Vul je wachtwoord opnieuw in en klik op Confirm Password.
Geef de API-sleutel een naam, bijvoorbeeld ‘AdminPulse’. Selecteer bij de geldigheid van de sleutel persistent key, zodat de sleutel niet vervalt. Klik daarna op Generate key.
Bewaar de API-sleutel zorgvuldig. Je hebt deze nodig om de koppeling in AdminPulse in te stellen. Klik daarna op done.

2. Stel de koppeling in AdminPulse in

Ga in AdminPulse naar Instellingen > Geconnecteerde applicaties. Klik bij Odoo op Connect.
Vul de gegevens van de koppeling in:
- Connection
  - Username: vul de gebruikersnaam in waarmee je de API-sleutel in Odoo hebt aangemaakt. Dit is vaak een e-mailadres.
    👉 De gebruikersnaam is hoofdlettergevoelig en moet exact overeenkomen met de gebruikersnaam in Odoo.
  - Password or API Key: vul de API-sleutel in die je in Odoo hebt aangemaakt.
  - Company: selecteer het juiste bedrijf uit Odoo.
  - Instance: vul het gedeelte van de URL vóór ‘.odoo.com’ in.
  - Database: vul de naam van je Odoo-database in. Klik in Odoo op je profiel en kies My databases om de naam terug te vinden.
  - Create invoice contact: bepaal of AdminPulse tijdens de factuurexport een apart contact met de facturatiegegevens aanmaakt in Odoo.
  - Create or update relation in Odoo each time a new relation is created or updated in AdminPulse.: schakel deze optie in om nieuwe en gewijzigde klanten automatisch te synchroniseren met Odoo. De optie is standaard uitgeschakeld, ook bij bestaande Odoo-koppelingen.
- Accounting
  - Sales journal invoices en Sales journal credit notes: vul het verkoopdagboek van Odoo in. Je vindt dit in Odoo via Invoicing > Configuration > Journals. Vul in AdminPulse de waarde uit de kolom Sequence Prefix in.
  - Default ledger account: vul het nummer van de standaardgrootboekrekening in.
- Tax codes
  - Vul bij elke btw-code de overeenkomstige waarde uit Odoo in.
Klik op Test connection om de koppeling te testen. Klik daarna op Save om de instellingen te bewaren.

Klantgegevens automatisch synchroniseren met Odoo

Als je de optie Create or update relation in Odoo each time a new relation is created or updated in AdminPulse. inschakelt, kan AdminPulse klanten automatisch aanmaken of bijwerken in Odoo. Deze synchronisatie staat los van de factuurexport.

De optie is standaard uitgeschakeld. Zolang je ze niet inschakelt, verandert er niets aan de werking van de Odoo-koppeling en blijft de factuurexport werken zoals voordien.

Wanneer synchroniseert AdminPulse een klant?

AdminPulse synchroniseert een relatie alleen wanneer:

de automatische relatiesynchronisatie is ingeschakeld voor de Odoo-koppeling;
de relatie in AdminPulse de status Klant heeft.

Relaties met de status Prospect, Andere of Eigen bedrijf worden niet gesynchroniseerd.

Als aan beide voorwaarden is voldaan, start de synchronisatie wanneer:

je een nieuwe relatie aanmaakt;
je een adres van de relatie toevoegt, wijzigt of verwijdert. Dit geldt voor elk adres van de relatie. AdminPulse stuurt bij de synchronisatie altijd het hoofdadres naar Odoo;
je een van de volgende velden wijzigt: Naam, Voornaam, E-mail, BTW-nr, Website, Taal, Ingegeven op, BTW periodiciteit, Verzendmethode facturen of Bus.

Deze wijzigingen starten de synchronisatie. Dat betekent niet dat elk gewijzigd veld zelf naar Odoo wordt overgezet. Hieronder vind je de volledige lijst met gegevens die AdminPulse synchroniseert.

👉 Belangrijk: wanneer je de optie inschakelt, synchroniseert AdminPulse je bestaande klanten niet meteen. Een bestaande klant wordt pas gesynchroniseerd nadat je een van de bovenstaande gegevens wijzigt. Ook het wijzigen van de status naar Klant start op zichzelf geen synchronisatie.

Er is geen periodieke synchronisatie, manuele synchronisatieknop of eenmalige synchronisatie van alle bestaande klanten.

Welke gegevens synchroniseert AdminPulse?

Bij elke synchronisatie stuurt AdminPulse de volgende gegevens naar het Odoo-contact:

Gegeven	Wat gaat naar Odoo?
Naam	De weergavenaam van de relatie, samengesteld uit het tussenvoegsel, de naam en de voornaam. De rechtsvorm wordt niet opgenomen.
Referentie	De Unieke ID code van de relatie, ook wel de APR-code.
BTW-nummer	Het btw-nummer van de relatie. Als het btw-nummer in AdminPulse nog in aanvraag is, blijft dit veld in Odoo leeg.
Ondernemingsnummer	Het ondernemingsnummer van de relatie.
Straat	De straat en het huisnummer van het hoofdadres, samen in één veld. Het busnummer wordt niet overgezet.
Postcode en gemeente	De postcode en gemeente van het hoofdadres.
Land	België, Frankrijk, Nederland of Luxemburg. Bij een ander land blijft het landveld in Odoo leeg.
E-mailadres	Het hoofd-e-mailadres van de relatie.
Telefoonnummer	Het hoofdtelefoonnummer van de relatie. Als dit leeg is, stuurt AdminPulse het gsm-nummer door.
Type relatie	Of de relatie een persoon of een onderneming is.
Betalingsherinneringen	Als Automatische betalingsherinnering bij de relatie op Ja staat, wordt het herinneringstype in Odoo automatic. Bij Nee wordt het herinneringstype manual.

Hoe voorkomt AdminPulse dubbele contacten?

Voordat AdminPulse een nieuw contact aanmaakt, zoekt het of de relatie al in Odoo bestaat. Dat gebeurt in deze volgorde:

De referentie in Odoo wordt vergeleken met het Nr. boekhouding van de relatie.
De referentie in Odoo wordt vergeleken met de Unieke ID code van de relatie.
AdminPulse zoekt op het Ondernemingsnummer.
AdminPulse zoekt op het BTW-nummer.
AdminPulse zoekt op de Naam.

Zodra een zoekstap precies één contact oplevert, werkt AdminPulse dat contact bij. Levert geen enkele zoekstap een contact op, dan maakt AdminPulse een nieuw contact aan.

Facturatieadressen in Odoo worden niet meegenomen bij het zoeken naar een bestaand contact.

Levert een zoekstap meerdere contacten op en vindt geen van de volgende zoekstappen precies één contact, dan mislukt de synchronisatie. Controleer in dat geval de referentiegegevens en dubbele contacten in Odoo. Neem contact op met support als je niet kan achterhalen waarom de klant niet wordt gesynchroniseerd.

Grenzen van de automatische synchronisatie

De synchronisatie werkt alleen van AdminPulse naar Odoo. Wijzigingen in Odoo komen niet terug naar AdminPulse. Bij een volgende synchronisatie worden ze overschreven door de gegevens uit AdminPulse.
Verwijderde relaties worden niet gesynchroniseerd. Wanneer je een relatie in AdminPulse verwijdert, blijft het contact in Odoo bestaan. Je moet het daar zelf verwijderen.
De synchronisatie maakt geen apart facturatiecontact aan. Dit gebeurt ook niet als Create invoice contact is ingeschakeld. Die optie geldt alleen voor de factuurexport.
De synchronisatie geldt per bedrijf. AdminPulse synchroniseert alleen relaties van een bedrijf waarvoor een Odoo-koppeling is ingesteld.
Een mislukte synchronisatie is niet zichtbaar in AdminPulse. Er verschijnt geen foutmelding of melding en de fout wordt niet opgenomen in de historiek van de relatie. Neem contact op met support als een klant niet in Odoo verschijnt. Bij een mislukte factuurexport is de fout wel zichtbaar bij de factuur.

Facturen exporteren naar Odoo

Zodra je de koppeling hebt ingesteld, kan je facturen exporteren vanuit het scherm Facturen.

Meer informatie over de factuurexport vind je in het artikel Facturen exporteren via Connect.

Gekende foutmelding bij de factuurexport naar Odoo

Bij de factuurexport naar Odoo kan de volgende foutmelding verschijnen:

Foutmelding: No ledger account found in Odoo for ledger XXXXXX
Oorzaak: in Odoo bestaat geen grootboekrekening met nummer XXXXXX.
Oplossing: controleer in Odoo of grootboekrekening XXXXXX bestaat. Maak de grootboekrekening aan als die ontbreekt en probeer de export opnieuw.