Werk je met meerdere Eigen bedrijven binnen AdminPulse? Dan is de functie Interne facturatie ideaal om kostenverdeling eenvoudig en correct te beheren. Wanneer een medewerker een registratie doet die ten laste valt van een ander Eigen bedrijf dan zijn of haar hoofdbedrijf, zorgt Interne facturatie automatisch voor de juiste koppeling en doorfacturatie.
In dit artikel leggen we uit hoe Interne facturatie werkt, hoe je het instelt en hoe je er efficiënt mee aan de slag gaat.
👉 Wil je van deze functionaliteit gebruik maken? Vraag dit dan aan via een supportticket. Wij activeren het voor je.
💡 Meer info over het gebruik van het scherm Interne facturatie vind je in het aparte artikel: Overzicht: Interne facturatie – hoe gebruik je dit scherm?
Hoe werkt interne facturatie?
Aan de hand van twee praktijkvoorbeelden krijg je een duidelijk beeld van hoe AdminPulse werkt met interne registraties en automatische koppeling tussen Eigen bedrijven.
|
Use Case 1 Medewerker helpt tijdelijk een ander Eigen bedrijf |
Use Case 2 Werk voor klant van een ander Eigen bedrijf |
|
|---|---|---|
| Situatie | Je werkt voor Hoofdkantoor, maar helpt vandaag bij Filiaal Gent. | Je werkt voor Klant A, die gekoppeld is aan Filiaal Gent. Je hoort zelf bij Hoofdkantoor. |
| Registratie | Je registreert tijd, afstand of producten/kosten op de relatie ‘Filiaal Gent’. | Je registreert werk op Klant A zoals gewoonlijk. |
| Koppeling | Geen actie nodig: je registreert rechtstreeks op de relatie van het andere Eigen bedrijf. | Geen actie nodig: AdminPulse herkent automatisch dat Klant A bij Filiaal Gent hoort. |
| Weergave in scherm Interne facturatie | Wordt getoond als een registratie van Hoofdkantoor naar Filiaal Gent — relatie = Filiaal Gent. | Wordt getoond als een registratie van Hoofdkantoor naar Filiaal Gent — relatie = Klant A. |
| Weergave in scherm Open registraties | Niet zichtbaar, want het is een interne registratie. | Wel zichtbaar, want de registratie wordt ook aan de klant gefactureerd. |
| Facturatie | Wordt alleen intern gefactureerd. | Wordt zowel intern (tussen Eigen Bedrijven) als extern (aan de klant) gefactureerd. |
Instellingen om met Interne facturatie te werken
Zodra we Intern factureren voor je geactiveerd hebben, zijn er een aantal instellingen die je moet nakijken of aanvullen.
Eigen bedrijf instellen
Bij het aanmaken van een nieuw Eigen bedrijf via Instellingen > Eigen bedrijf, maakt AdminPulse automatisch een bijbehorende relatie aan. Deze relatie wordt gebruikt voor Interne facturatie. Je herkent de relatie in het systeem aan het volgende gebouwsymbool:
👉 Heb je reeds Eigen bedrijven aangemaakt voordat Interne facturatie actief was? Volg dan onderstaande stappen:
- Ga naar Relatiedossiers > Nieuwe relatie.
- Kies als ‘Status’: Eigen bedrijf.
- Ga naar Instellingen > Eigen bedrijf en kies bij ‘Relatie interne facturatie’ de juiste relatie uit de lijst.
Relaties koppelen aan een Eigen bedrijf
Elke relatie in AdminPulse moet gekoppeld zijn aan een Eigen bedrijf. Bij het aanmaken van een nieuwe relatie geef je dit meteen aan.
Je kan nadien ook nagaan bij welk Eigen bedrijf een bestaande relatie hoort via het menu Relatiedossiers > Relaties.
👉 Wil je het gekoppelde Eigen bedrijf voor meerdere relaties tegelijk aanpassen? Gebruik dan de globale actie ‘Veld aanpassen’ om het veld ‘Eigen bedrijf’ in bulk bij te werken.
💡 Standaard zal AdminPulse het Eigen bedrijf van de medewerker gebruiken die de relatie aanmaakt, om dit veld automatisch in te vullen.
Medewerkers instellen
Via Instellingen > Medewerkers geef je per medewerker aan voor welk Eigen bedrijf die werkt. Dit is het hoofdbedrijf voor die persoon.
Open de fiche van de medewerker en kies daar het correcte Eigen bedrijf in het veld ‘Eigen bedrijf’ uit de lijst.
Daarnaast geef je in de medewerkersfiche ook twee velden in voor gebruik bij interne facturatie:
- Interne kost (per uur): hiermee wordt intern gerekend wat de kostprijs is van de medewerker.
- Interne facturatie kost (per uur): dit bedrag wordt gefactureerd aan het Eigen bedrijf waarvoor de medewerker een registratie deed.
👉 Registraties die een medewerker aanmaakt voor een ander Eigen bedrijf dan zijn of haar hoofdbedrijf, worden op basis van deze tarieven intern doorgerekend.
Registraties door medewerkers
De medewerker moet zélf niets speciaals doen en blijft registraties ingeven zoals gewoonlijk. AdminPulse controleert intern of de relatie waarop geregistreerd wordt, behoort tot hetzelfde of een ander Eigen bedrijf.
Factuursjablonen voor interne facturatie
Je kan voor interne facturen een apart factuursjabloon uploaden, zodat deze niet dezelfde lay-out gebruiken als je reguliere klantfacturen.
- Ga naar Instellingen > Factuursjablonen.
- Laad voor elk Eigen bedrijf een factuurtemplate van het type ‘Interne facturatie’ op.
💡 Zo blijft de interne verwerking gescheiden van externe communicatie naar klanten.
Opvolging en opmaak van interne facturen
De opmaak van interne factuurvoorstellen begint in het scherm Interne facturatie (Facturatie > Interne facturatie). Dit scherm bevat een overzicht van alle registraties die geschikt zijn voor interne doorrekening, inclusief detail per medewerker, relatie en Eigen bedrijf.
💡 Lees het aparte artikel over het gebruik van het scherm Interne facturatie voor een stap-voor-stapuitleg: Overzicht: Interne facturatie – hoe gebruik je dit scherm?
💡Goed om te lezen
Werk je nog niet met meerdere eigen bedrijven? Dan raden we aan om eerst dit artikel te lezen voor meer context Meerdere eigen bedrijven