Hoe kan je factuurvoorstellen manueel samenvoegen?

Je kan meerdere factuurvoorstellen voor dezelfde relatie manueel samenvoegen tot één voorstel. Bij manueel samenvoegen kies je zelf welke voorstellen je samenvoegt en welk voorstel de hoofdfactuur wordt.

Deze werkwijze is vooral handig in specifieke of uitzonderlijke situaties. Bijvoorbeeld wanneer je standaard twee aparte factuurvoorstellen laat aanmaken — één voor het forfait en één voor registraties en kosten buiten forfait —, maar er uitzonderlijk weinig staat op het tweede voorstel. In dat geval kan je ervoor kiezen om beide voorstellen manueel samen te voegen, zodat de klant slechts één factuur ontvangt.

In dit artikel lees je hoe je factuurvoorstellen manueel samenvoegt en wat daarbij belangrijk is. Automatisch samenvoegen van factuurvoorstellen valt buiten deze manuele werkwijze.

Hoe voeg je factuurvoorstellen manueel samen?

1. Ga naar het Factuurvoorstellen-scherm (Facturatie > Factuurvoorstellen).
2. Klik bij een van de voorstellen die je wilt samenvoegen op het pijltje achteraan  
3. Kies de optie Facturen samenvoegen.
   
4. Er opent zich een pop-up waarin AdminPulse factuurvoorstellen van deze relatie toont. Je ziet per voorstel: de naam van de opdracht, de te factureren bedragen en het factuurtype.
   In dit scherm:
   • Vink in de kolom Hoofdfactuur het voorstel aan dat als basis voor het uiteindelijke factuurvoorstel geldt.
   • Vink in de kolom Samenvoegen de voorstellen aan die je eraan wil toevoegen.
5. Klik daarna op Factuurvoorstellen samenvoegen om te bevestigen.
   

Het resultaat is dat alle factuurlijnen van de geselecteerde voorstellen worden toegevoegd aan het voorstel dat als hoofdfactuur werd aangeduid.

Hoe herken je een samengevoegd factuurvoorstel?

Je herkent een samengevoegd factuurvoorstel of een factuur die uit een samenvoeging komt op verschillende manieren:

• In de informatiekolom bij het factuurvoorstel of de factuur staat een icoon dat aanduidt dat het om een samenvoeging gaat:   
  
• In de Gebeurtenissen van een factuurvoorstel of factuur verschijnt in de lijst een melding dat een samenvoeging heeft plaatsgevonden (pijltje achteraan een voorstel > Gebeurtenissen).

Waar moet je op letten bij manueel samenvoegen?

👉 Denk goed na over welk voorstel je aanduidt als hoofdfactuur:

• AdminPulse bepaalt het factuurtype van het uiteindelijke voorstel op basis van de factuurlijnen die aanwezig zijn. Dat gebeurt in deze volgorde:
  1. Minstens één forfaitlijn: forfaitfactuur
  2. Minstens één voorschotlijn: voorschotfactuur
  3. Minstens één afrekeninglijn: afrekening
  4. Registraties aanwezig: regiefactuur
  5. Geen van bovenstaande: vrije factuur
• Het toegepaste factuursjabloon volgt dat uiteindelijke factuurtype na het samenvoegen. Het is dus niet automatisch het sjabloon van de oorspronkelijk gekozen hoofdfactuur.
• Factuurtekst en omschrijving van de hoofdfactuur worden behouden. Die van de andere voorstellen worden niet overgenomen.

Welke factuurvoorstellen kan je manueel samenvoegen?

Volgende voorwaarden zijn van toepassing wanneer je factuurvoorstellen manueel samenvoegt:

• Alle voorstellen moeten van dezelfde relatie zijn.
• De voorstellen moeten gefactureerd worden met hetzelfde eigen bedrijf.
• Je kan voorstellen over meerdere opdrachten heen combineren.
• Voorstellen mogen verschillende factuurtypes hebben, bijvoorbeeld een forfait en een regievoorstel.
  👉 Uitzondering: Je kan enkel vrije creditnota’s samenvoegen. Creditnota’s die gelinkt zijn aan genummerde facturen kunnen niet worden samengevoegd.

Hoeveel voorstellen kan je manueel samenvoegen?

Er is geen limiet op het aantal factuurvoorstellen dat je manueel samenvoegt. Je kan dus meerdere voorstellen tegelijk combineren tot één grote factuur.

Ook nadat je eerder al factuurvoorstellen hebt samengevoegd, kan je later nog bijkomende voorstellen samenvoegen met dat bestaande voorstel.

Heb je je vergist bij het manueel samenvoegen van factuurvoorstellen?

Er bestaat geen specifieke ongedaan maken-knop om een samengevoegd voorstel opnieuw te splitsen. Je kan de samenvoeging wel corrigeren door registraties en factuurlijnen terug los te koppelen.

1. Open het samengevoegde voorstel door op het pijltje aan het begin van de lijn te klikken ().
2. Klik op Terugzetten in te factureren bij de factuurlijnen of registraties die je wil loskoppelen.
3. Ga naar het scherm Open registraties (Facturatie > Open registraties) en maak een nieuw voorstel aan met de teruggezette registraties.

💡 Goed om te lezen

• Meer weten over het factuurvoorstellen-scherm? Lees hier verder: Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden