Het is mogelijk om meerdere factuurvoorstellen voor dezelfde relatie samen te voegen tot één voorstel. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld standaard twee aparte voorstellen laat aanmaken — één voor het forfait en één voor registraties en kosten buiten forfait —, maar er uitzonderlijk weinig staat op het tweede voorstel. In dat geval kan je ervoor kiezen om beide voorstellen samen te voegen, zodat de klant slechts één factuur ontvangt.
In dit artikel lees je hoe je factuurvoorstellen samenvoegt en wat daarbij belangrijk is.
Hoe voeg je factuurvoorstellen samen?
- Ga naar het Factuurvoorstellen-scherm (Facturatie> Factuurvoorstellen)
- Klik bij een van de voorstellen die je wilt samenvoegen op het pijltje achteraan
- Kies de optie Facturen samenvoegen
- Er opent zich een pop-up waarin AdminPulse factuurvoorstellen van deze relatie toont. Je ziet per voorstel: de naam van de opdracht, de te factureren bedragen en het factuurtype.
In dit scherm:-
- Vink in de kolom Hoofdfactuur het voorstel aan dat als basis voor het uiteindelijke factuurvoorstel geldt.
- Vink in de kolom Samenvoegen de voorstellen aan die je eraan wil toevoegen.
-
- Klik daarna op 'Factuurvoorstellen samenvoegen' om te bevestigen.
Het resultaat is dat alle factuurlijnen van de geselecteerde voorstellen worden toegevoegd aan het voorstel dat als hoofdfactuur werd aangeduid.
Hoe herken je een samengevoegde factuur(voorstel)?
Je herkent een samengevoegde factuur(voorstel) op verschillende manieren:
- In de informatie-kolom bij de factuur(voorstel) staat een icoon dat aanduidt dat het een samengevoegde factuur(voorstel) is:
- In de 'Gebeurtenissen' van een factuur(voorstel) verschijnt in de lijst een melding dat een samenvoeging heeft plaatsgevonden (Pijltje achteraan een voorstel
> Gebeurtenissen).
Waar moet je op letten bij het samenvoegen?
👉 Denk goed na over welk voorstel je aanduidt als hoofdfactuur:
- Het factuurtype van de hoofdfactuur is het type van het uiteindelijke voorstel.
- Factuurtekst en omschrijving van de hoofdfactuur worden behouden, die van de andere voorstellen niet.
- AdminPulse gebruikt het bijbehorende factuursjabloon van de hoofdfactuur. Als je dus een forfait-voorstel als hoofdfactuur kiest, zal ook het sjabloon voor forfaits worden toegepast — zelfs als je er een regie-voorstel aan toevoegt.
Welke factuurvoorstellen kan je samenvoegen?
Volgende voorwaarden zijn van toepassing bij het samenvoegen van voorstellen:
- Alle voorstellen moeten van dezelfde relatie zijn.
- De voorstellen moeten gefactureerd worden met hetzelfde eigen bedrijf.
- Je kan voorstellen over meerdere opdrachten heen combineren.
- Voorstellen mogen verschillende factuurtypes hebben, bijvoorbeeld een forfait en een regievoorstel.
👉 Uitzondering: Je kan enkel vrije creditnota’s samenvoegen. Creditnota’s die gelinkt zijn aan genummerde facturen kunnen niet worden samengevoegd.
Hoeveel voorstellen kan je samenvoegen?
Er is geen limiet op het aantal factuurvoorstellen dat je samenvoegt. Je kan dus meerdere voorstellen tegelijk combineren tot één grote factuur.
Ook nadat je eerder al factuurvoorstellen hebt samengevoegd, kan je later nog bijkomende voorstellen samenvoegen met dat bestaande voorstel.
Heb je je vergist bij het samenvoegen van factuurvoorstellen?
Er bestaat geen specifieke 'ongedaan maken'-knop voor het splitsen van een samengevoegd voorstel. Je kan de samenvoeging echter corrigeren door registraties en factuurlijnen terug los te koppelen.
- Open het samengevoegde voorstel door op het pijltje aan het begin van de lijn te klikken (
- Klik op Terugzetten in te factureren bij de factuurlijnen of registraties die je wil loskoppelen
- Ga naar het scherm 'Open registraties' (Facturatie > Open Registraties) en maak een nieuw voorstel aan met de teruggezette registraties.
💡 Goed om te lezen
- Meer weten over het factuurvoorstellen-scherm? Lees hier verder: Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden