Merk je dat bepaalde registraties ontbreken bij een factuurvoorstel of op een genummerde factuur? Dit artikel helpt je stap voor stap nagaan wat er aan de hand is.

👉 Controleer factuurvoorstellen best vóór je deze nummert. Nadien kan je geen registraties meer toevoegen of aanpassen zonder deze te ontnummeren.

Controle vóór het nummeren van een factuurvoorstel

Controleer elk factuurvoorstel grondig voor je het nummert. Zo vermijd je dat registraties of bedragen ontbreken of incorrect zijn.

Verificaties per factuurtype

Regiefacturen

Werk je met regiefacturen? Controleer dan dat alle registraties opgenomen werden met een registratiedatum tot en met de datum van 'Registraties tot en met' in het facturatieschema, tenzij ze expliciet zijn uitgesloten (registraties die als 'Nooit-factureren' staan aangeduid of al op een ander factuur(voorstel) staan).

💡 Niet-factureerbare registraties staan ook mee op het factuurvoorstel. Het bedrag van deze registraties zal op het factuurvoorstel automatisch 0 zijn.

Forfaitfacturen

Werk je met forfaitfacturen? Controleer dan beide typen facturen (afhankelijk van de configuratie bij Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie: PDF-creatie: optie: Hoe registraties 'buiten forfait' factureren?).

De forfaitfactuur (vast bedrag)
De eventuele aparte regiefactuur (voor registraties buiten het forfait)

Voorschotfacturen

Werk je met een facturatieschema type voorschot-afrekening? Controleer dan beide typen facturen (afhankelijk van de configuratie: Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie: PDF-creatie: optie: Hoe registraties 'buiten voorschot' factureren?).

Het voorschot (vast bedrag)
De eventuele aparte regiefactuur (voor registraties buiten voorschot)

💡 Registraties binnen het voorschot worden niet vermeld op een voorschotfactuur. Ze worden pas in rekening gebracht op de afrekening.

Afrekeningsfacturen

Werk je met een facturatieschema type voorschot-afrekening? Controleer dan dat op de afrekening alle registraties staan met een registratiedatum tot en met de datum van 'Registraties tot en met' in het facturatieschema. Controleer ook of alle eerder gefactureerde voorschotten (die nog niet op een andere afrekening staan) in mindering worden gebracht.

💡 Enkel genummerde voorschotten komen mee op de afrekening te staan. Staat er nog een voorschotvoorstel open, dan zal dit voorschot pas bij de afrekening komen indien je dit voorschot nummert.

Factuurlijnen controleren

Bekijk elke factuurlijn zorgvuldig om zeker te zijn dat alle verwachte lijnen en bedragen correct zijn.

Zijn alle verwachte factuurlijnen aanwezig? Klik op het pijltje naar beneden op de factuur om deze uit te klappen en de factuurlijnen te raadplegen.
Ontbreken er registraties per factuurlijn? Klik op het pijltje naar beneden om de factuurlijn te openen en de lijst van registraties te raadplegen.
Vergelijk hoeveelheden en bedragen met de originele registratie. Aangepaste waarden zijn oranje gemarkeerd.

Wil je een registratie terugzetten naar de oorspronkelijke waarden? Gebruik dan het herstelicoon.

Registraties manueel controleren

In deze laatste controle kan je manueel nagaan welke registraties aan het factuurvoorstel gekoppeld zijn.

Registraties zichtbaar maken

Om registraties in detail te zien die aan een factuurvoorstel zijn gekoppeld, volg je deze stappen:

Ga naar het scherm Factuurvoorstellen.
Klik aan het einde van de rij van het voorstel op het pijltje naar beneden en kies 'Registratie overzicht openen'.
- Er opent een gefilterd overzicht met alle registraties die gelinkt zijn aan dit factuurvoorstel.
- Aan de hand van de kolommen 'Factureerbaar', 'Binnen forfait' en 'Nooit factureren' zie je welke registraties betalend zijn opgenomen en welke uitgesloten zijn.

Vaak voorkomende problemen bij registraties

Registraties zijn gemarkeerd als 'Nooit factureren'
Registraties vallen buiten de facturatieperiode
Registraties moesten uitgesloten worden van de forfaitfactuur, maar zijn toch opgenomen

💡 Klaar met controleren? Vergrendel het voorstel en/of nummer het. Zie: Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden.

Alles gecontroleerd, maar merk je toch dat registraties ontbreken? Dan helpt het volgende deel je stap voor stap om het probleem te vinden.

Ontbrekende registraties in het factuurvoorstel oplossen

Merk je dat een registratie niet in het factuurvoorstel zit? Volg deze controles.

Controleer de registratie zelf

Is de datum correct ingevuld?
Controleer de uren of aantallen die geregistreerd zijn
Klopt het toegepaste tarief?
Op welk prijslijstitem of op welke subklasse geregistreerd is (“wat”)?
Is de registratie aangeduid als 'Nooit factureren'?
Staat de registratie al op een andere (vorige) factuur? (Indien van toepassing wordt 'Voorstel' of het factuurnummer getoond in het registratieoverzicht)
Is de registratie doorgeschoven naar de volgende periode en zichtbaar in de open registraties (Facturatie > Open registratie)?
Is de registratie gekoppeld aan de juiste opdracht?
Is de registratie eventueel verwijderd?

Controleer het facturatieschema

Bekijk de waarde bij 'Registraties tot en met' in het bijbehorende schema (Instellingen > Facturatieschema). Valt de datum van de registratie binnen de ingestelde periode?

Nieuwe registraties terwijl er al een voorstel bestaat

Elke nacht verwerkt het systeem automatisch nieuwe registraties en voegt ze toe aan factuurvoorstellen (afhankelijk van de 'Registraties tot en met'-datum in het facturatieschema). Wacht eventueel tot de volgende ochtend.

Extra aandachtspunten

Zorg dat je voldoende rechten hebt om facturen en registraties te bekijken en te wijzigen.
Registraties met de status 'Nooit factureren' verschijnen nooit op een voorstel.
Je kan geen registraties toevoegen aan een vergrendeld voorstel.
Na het nummeren van een factuur kunnen er geen registraties meer toegevoegd of verwijderd worden.

Factuurlijnen die niet op de PDF verschijnen oplossen

Alles lijkt correct, maar zie je nog steeds verschillen op de PDF? Controleer dan dit.

Controleer het factuursjabloon

Controleer zeker het gebruikte factuursjabloon. Dat bepaalt welke informatie effectief wordt opgenomen in de pdf. Sommige registraties of bedragen kunnen wel zichtbaar zijn in het voorstel, maar toch weggelaten worden door de configuratie van het sjabloon.

Controleer PDF-instellingen

Je kan de instellingen nakijken via Instellingen > Factuursjablonen en via Instellingen > Algemene instellingen > PDF-creatie.

Controleer factuurtekst en uitzonderingen

Controleer daarnaast de gebruikte factuurtekst en link met het facturatieschema.
Vergeet ook niet te kijken of er op relatie-, opdracht- of registratieniveau uitzonderingen zijn ingesteld die de weergave beïnvloeden. Ook algemene facturatie-instellingen van het kantoor kunnen hierin een rol spelen.

💡 Goed om te lezen

Deze artikels helpen je om je facturatie correct in te stellen of beter te begrijpen:

Wil je de lay-out of inhoud van je facturen aanpassen? Lees dan: Aan de slag: Factuursjablonen in AdminPulse
Onzeker over het verschil tussen “Nooit factureren”, “Niet factureerbaar” en verwante opties? Ontdek het in: Wat is het verschil tussen ‘Nooit factureren’, ‘Niet factureerbaar’ en verwante facturatie-acties?
Werk je met vaste prijzen per periode? Bekijk dan: Inleiding tot forfaitfacturatie in AdminPulse
Ontbreken er registraties of wil je ze aanpassen? Zie: Overzicht: Registraties toevoegen en aanpassen
Wil je geplande registraties beheren of aanpassen? Lees: Overzicht: Het beheren van geplande registraties
Klaar om je factuurvoorstellen af te werken? Bekijk: Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden

Nog steeds problemen met ontbrekende registraties of de opmaak van je factuur?
Neem contact met ons op via een ticket. Vermeld over welke factuur en/of registraties het gaat en voeg indien mogelijk een screenshot toe. Zo kunnen we je sneller en gerichter helpen.

Gerelateerd aan