Het factuursjabloon is een Word-document dat zowel vaste tekst als afbeeldingen kan bevatten, gecombineerd met invulvelden. Deze invulvelden worden door AdminPulse gebruikt om de gegevens in de factuur in te vullen, zoals de de factuurlijnen, de gegevens van de klant en het eigen bedrijf.
In dit document vind je een lijst van beschikbare invulvelden per categorie. Om een invulveld toe te voegen kan je het uit de tabellen hieronder kopiëren, en plakken in een Word-document.
Elementen die herhaald kunnen worden zoals de velden van een factuurlijn moeten tussen een {BeginGroup} en {EndGroup} veld staan. Voor de factuurlijnen wordt dit bijvoorbeeld: {BeginGroup:InvoiceLines} en {EndGroup:InvoiceLines}
Op deze manier kunt u een tabel maken waarbij de eerste cel van een rij het “BeginGroup” veld bevat en de laatste cel het “EndGroup” veld. De volledige rij zal dan herhaald worden voor elke factuurlijn.
Hieronder volgt telkens per categorie een lijst van de beschikbare invulvelden en een voorbeeld van hoe het sjabloon wordt omgezet naar een factuur.
-
Velden met gegevens uit ‘Eigen bedrijf’
| {CompanyName} | Naam en rechtsvorm |
| {CompanyCommerialName} | Korte/commerciële naam |
| {CompanyEnterpriseNumber} | Ondernemingsnummer |
| {CompanyVatNumber} | BTW-nummer |
| {CompanyKvKNumber} | KvK-nummer |
| {CompanyTelephone} | Telefoonnummer |
| {CompanyEmail} | Email adres |
| {CompanyWebsite} | Website |
| {CompanyProfessionalAssociation} | Uw beroepsvereniging ( IAB of BIBF) |
| {CompanyProfessionalAssociationNumber | Nummer van de beroepsvereniging |
| {CompanyJurisdiction} | RPR (bv.: “Antwerpen, afdeling Mechelen”) |
| {CompanyIban} | IBAN (rekeningnummer) van het eigen bedrijf |
| {CompanyBic} | BIC van het eigen bedrijf |
| {CompanyStreetAndNr} | Straat, huisnr en bus (vb. “Puursesteenweg 390/C”) |
| {CompanyStreet2} | Tweede adresregel |
| {CompanyZipCode} | Postcode |
| {CompanyCity} | Gemeente |
| {CompanyCountry} | Land |
| {CompanyLegalForm} | Rechtsvorm |
-
Velden met gegevens uit het relatiedossier
| {RelationName} | Naam en rechtsvorm of aanspreektitel. (Bv.: “Syneton BVBA”) |
| {RelationFirstName} | Voornaam (leeg in geval van bedrijf) |
| {RelationLastName} | Achternaam (naam in geval van bedrijf) |
| {RelationSalutation} | Aanspreektitel |
| {RelationCommercialName} | Korte/commerciële naam |
| {RelationVatNumber} | BTW-nummer |
| {RelationEnterpriseNumber} | Ondernemingsnummer |
| {RelationKvkNumber} | KvK-nummer |
| {RelationRsinNumber} | RSIN nummer |
| {RelationBsnNumber} | BSN nummer |
| {RelationObNumber} | Omzetbelastingnummer |
| {RelationLbNumber} | Loonheffingennummer |
| {RelationFiscalNumber} | Fiscaal nummer |
| {RelationVatEnterpriseNumber} | BTW-nummer of Ondernemingsnummer (indien geen BTW-nummer gekend) |
| {RelationVatEnterpriseNumberLabel} | De tekst “BTW-nummer” of “Ondernemingsnummer” (indien geen BTW-nummer gekend) |
| {RelationCode} | Klantcode |
| {RelationStreetAndNr} | Straat, huisnummer en bus (bv.: “Boerenkrijglaan 34”) |
| {RelationStreet2} | Tweede adresregel |
| {RelationZipCode} | Postcode |
| {RelationCity} | Gemeente |
| {RelationCountry} | Land |
| {RelationAccountingNumber} | Nr boekhouding |
| {RelationOrContactFirstName} | Voornaam van de relatie of het hoofdcontact van de relatie |
| {RelationOrContactName} | Naam van de relatie of het hoofdcontact van de relatie |
|
{IF RelationPaymentMethodDirectDebit} Betaling via domiciliëring {ENDIF RelationPaymentMethodDirectDebit} |
Conditioneel veld dat enkel de inhoud zal tonen als de betalingsmethode van de relatie “Domiciliëring” is |
| {IF RelationPaymentMethodManual} Betaling via manuele betaling {ENDIF RelationPaymentMethodManual} |
Conditioneel veld dat enkel de inhoud zal tonen als de betalingsmethode van de relatie “Manueel” is |
-
Velden met gegevens uit de opdracht
| {AssignmentName} | Naam van de opdracht (of leeg voor de standaard opdracht) |
| {AssignmentOrDefault} | Naam van de opdracht of “Standaard opdracht” |
-
Velden met de factuurgegevens
| {InvoiceNumber} | Het factuurnummer |
| {InvoiceDate} | De factuurdatum |
| {ExpiryDate} | De vervaldatum |
| {PaymentReference} | Betalingsreferentie |
| {InvoiceNumberReference} | Het factuurnummer waarnaar de creditnota verwijst |
| {BelgianCreditNoteText} |
Verplichte tekst op een Belgische creditnota: “BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.” |
| {TransactionType} | Transactietype van de factuur, bv.: “Standaard” of “Intracom diensten” of “Export” |
| {VatExemptionReason} | Reden voor de vrijstelling van BTW |
| {InvoiceDescription} | De factuuromschrijving die manueel wordt ingegeven bij het factuurvoorstel. |
| {InvoiceText} | De factuurtekst uit de instelling “Factuurteksten” die enkel gebruikt wordt bij het maken van facturen door de facturatieplanning. |
| {InvoiceRemark} | Factuuropmerking uit “Algemene instellingen” die op elke factuur gezet wordt |
| {RelationInvoiceRemark} | Factuuropmerking uit het relatiedossier die op elke factuur voor die relatie wordt gezet |
| {InvoiceSubtotalAmount} | Subtotaal |
| {InvoiceBaseAmount} | Totaalbedrag exclusief BTW |
| {InvoiceVatAmount} | Totaal BTW-bedrag |
| {InvoiceAmount} | Totaalbedrag inclusief BTW |
| {DiscountLabel} | Plaatshouder voor de het woord “Korting” als er een factuurkorting is |
| {DiscountBaseAmount} | Bedrag van de factuurkorting zonder BTW |
| {DiscountVatAmount} | BTW-deel van de factuurkorting |
| {DiscountAmount} | De factuurkorting. Dit kan een percentage zijn of het bedrag inclusief BTW |
| {Image:PaymentQrCode} | QR code die op de factuur wordt gezet en gescand kan worden om gemakkelijk te betalen. Enkel mogelijk als POM als betalingsprovider is ingesteld. |
| {PaymentUrl} | Unieke URL waarop de klant kan klikken om de factuur gemakkelijk te betalen. Enkel mogelijk als POM als betalingsprovider is ingesteld. |
| {InvoicePaidAdvancesAmount} | Totaalbedrag van de betaalde voorschotten (negatief bedrag) |
| {InvoicePaidAdvancesVatAmount} | BTW-bedrag van het totaalbedrag van de betaalde voorschotten (negatief bedrag) |
| {InvoiceTotalSettlementAmount} | Totaalbedrag van de factuur indien er geen voorschotten waren aangerekend |
| {InvoiceTotalSettlementVatAmount} | BTW-bedrag van het totaalbedrag van de factuur indien er geen voorschotten waren aangerekend |
-
Velden met de gegevens van factuurlijnen
| {BeginGroup:InvoiceLines} | Duidt de start van de factuurlijn aan. Alles binnen deze groep zal herhaald worden, zoals rijen in een tabel. |
| {LineNumber} | Lijnnummer |
| {Quantity} | Aantal |
| {UnitPrice} | Eenheidsprijs |
| {VatRate} | BTW-percentage |
| {VatAmount} | BTW-bedrag |
| {BaseAmount} | Basisbedrag, exclusief korting en exclusief BTW |
| {TaxableAmount} | Totaalbedrag exclusief BTW |
| {Description} | Omschrijving |
| {Remark} | Opmerking |
| {DiscountPercentage} | Kortingspercentage |
| {DiscountVatAmount} | BTW-bedrag van de korting |
| {DiscountBaseAmount} | Totaalbedrag zonder BTW van de korting |
| {EndGroup:InvoiceLines} | Duidt het einde van de factuurlijn aan, bv.: de laatste cel in een rij |
-
Velden met de gegevens van factuurlijnen gegroepeerd op beschrijving
| {BeginGroup:InvoiceLinesByDescription} | Duidt de start van de factuurlijn aan. Alles binnen deze groep zal herhaald worden, zoals rijen in een tabel. |
| {Quantity} | Aantal |
| {VatAmount} | BTW-bedrag |
| {BaseAmount} | Basisbedrag, exclusief korting en exclusief BTW |
| {TaxableAmount} | Totaalbedrag exclusief BTW |
| {Description} | Omschrijving |
| {DiscountVatAmount} | BTW-bedrag van de korting |
| {DiscountBaseAmount} | Totaalbedrag zonder BTW van de korting |
| {EndGroup:InvoiceLinesByDescription} | Duidt het einde van de factuurlijn aan, bv.: de laatste cel in een rij |
-
Factuurlijnen van het type tijd
| {BeginGroup:TimeInvoiceLines} | Duidt de start van de factuurlijnen aan. |
| {EndGroup:TimeInvoiceLines} | Duidt het einde van de factuurlijnen aan. |
| {BeginGroup:TimeInvoiceLinesByDescription} | Duidt de start van de factuurlijnen aan. De factuurlijnen zijn gegroepeerd op omschrijving |
| {EndGroup:TimeInvoiceLinesByDescription} | Duidt het einde van de factuurlijnen aan.De factuurlijnen zijn gegroepeerd op omschrijving |
-
Factuurlijnen van het type kost
| {BeginGroup:CostInvoiceLines} | Duidt de start van de factuurlijnen aan. |
| {EndGroup:CostInvoiceLines} | Duidt het einde van de factuurlijnen aan. |
| {BeginGroup:CostInvoiceLinesByDescription} | Duidt de start van de factuurlijnen aan. De factuurlijnen zijn gegroepeerd op omschrijving |
| {EndGroup:CostInvoiceLinesByDescription} | Duidt het einde van de factuurlijnen aan.De factuurlijnen zijn gegroepeerd op omschrijving |
-
Factuurlijnen voor de betaalde voorschotten
| {BeginGroup:PaidAdvanceInvoiceLines} | Duidt de start van de factuurlijnen aan. |
| {EndGroup:PaidAdvanceInvoiceLines} | Duidt het einde van de factuurlijnen aan. |
-
De velden met de BTW-totalen op de factuur
| {BeginGroup:VatTotals} | Duidt de start van de BTW-totalen aan. Alles binnen deze groep zal herhaald worden, zoals rijen in een tabel. |
| {VatRate} | Het BTW-percentage |
| {BaseAmount} | Het totaalbedrag zonder BTW voor dit BTW-percentage |
| {VatAmount} | Het totaal BTW-bedrag voor dit BTW-percentage |
| {EndGroup:VatTotals} | Duidt het einde van de BTW-totalen aan, bv.: de laatste cel in een rij |
💡Goed om te lezen
- Meer algemene informatie over factuurlay-outs vind je in dit artikel: Factuurlay-out
- Invulvelden met betrekking tot sjablonen voor factuurdetails vind je in dit artikel: Factuurdetailsjablonen: structuur en beschikbare invulvelden