In AdminPulse kan je voorwaarden zoals verkoopsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden of andere gelijkaardige documenten toevoegen aan je facturen. Dit kan op twee manieren:
- Standaard: via aangepaste sjablonen
- Eenmalig: handmatig bij een specifieke factuur
In dit artikel lees je hoe je voorwaarden kan toevoegen aan:
- Factuursjablonen
- E-mailsjablonen
- Individuele factuurvoorstellen
Voorwaarden standaard toevoegen aan facturen
Voorwaarden opnemen in een factuursjabloon
Je kan voorwaarden rechtstreeks opnemen in het Word-document dat wordt gebruikt als sjabloon voor je facturen. Die sjablonen vind je terug via Instellingen > Factuursjablonen.
Je hebt in Word verschillende mogelijkheden om voorwaarden in een factuursjabloon toe te voegen:
- Op een aparte pagina: voeg een pagina-einde in het Word-document toe via Invoegen > Pagina-einde of met de sneltoets Ctrl + Enter. Alles wat na dit pagina-einde komt, verschijnt op een nieuwe pagina in de factuur.
- In de voettekst: plaats je voorwaarden in de voettekst in het Word-document via Invoegen > Voettekst.
-
Als hyperlink: publiceer je voorwaarden op je website en voeg een klikbare link toe aan je factuursjablonen via Invoegen > Koppeling in Word.
💡 De link blijft klikbaar in de uiteindelijke pdf-factuur.
👉 De opmaak van de tekst die je toevoegt, bepaal je zelf in Word.
Factuursjabloon downloaden, bewerken en opnieuw opladen
- Download het factuursjabloon via Instellingen > Factuursjablonen.
- Open het met Word
- Voeg je voorwaarden toe (pagina, voettekst of hyperlink).
- Sla het Word-bestand op.
- Ga naar Instellingen > Factuursjablonen.
- Upload het aangepaste sjabloon opnieuw in AdminPulse.
💡 Vergeet niet om elk sjabloon apart aan te passen als je er meerdere gebruikt.
Voorwaarden als pdf toevoegen aan een e-mailsjabloon
Je kan je algemene voorwaarden of andere documenten ook automatisch laten meesturen bij het verzenden van je facturen.
- Ga naar Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen.
- Bewerk het e-mailsjabloon voor het verzenden van facturen.
- Voeg het gewenste pdf-bestand toe als bijlage.
- Sla je wijzigingen op.
💡 Gebruik documenten in het pdf-formaat om een correcte weergave te garanderen en de bestandsgrootte beperkt te houden.
👉 Werk je met meerdere eigen bedrijven in AdminPulse? Dan kan elk bedrijf een eigen e-mailsjabloon met bijhorende voorwaarden gebruiken.
- Maak via Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen één of meerdere sjablonen aan per bedrijf, of pas de bestaande sjablonen aan.
- Ga naar Instellingen > Algemene instellingen
- Per eigen bedrijf ga verder naar Facturatie-e-mail > E-mailsjabloon: factuur verzenden en kies daar het gewenste e-mailsjabloon met bijlage voor elk eigen bedrijf.
Eenmalig een pdf-document met voorwaarden toevoegen aan een factuur
Als je voorwaarden of andere documenten eenmalig wil meesturen, dan kan je ze handmatig als bijlage toevoegen aan een specifiek factuurvoorstel.
- Ga naar Facturatie > Factuurvoorstellen.
- Klik op het pijltje naast het juiste voorstel om het te openen
- Klik op + Bijlage toevoegen.
- Selecteer het pdf-bestand dat je wil meesturen.
Voorwaarden meesturen via Peppol
Welke documenten worden meegestuurd via Peppol?
Bij verzending via Peppol worden alleen de volgende elementen meegestuurd:
- De factuur zelf
- De (aparte) factuurdetails
- Bijlagen die rechtstreeks aan de factuur zijn toegevoegd
👉 Pdf-bestanden die je toevoegt aan een e-mailsjabloon worden niet meegestuurd via Peppol.
👉 Let op: afhankelijk van het (boekhoud)pakket van de ontvanger kunnen factuurdetails niet zichtbaar zijn, ook al zijn ze correct meegestuurd.
Aanbevolen aanpak bij Peppol-verzending
Wil je voorwaarden toch meesturen via Peppol? Voeg ze dan rechtstreeks toe aan je factuursjabloon, bijvoorbeeld:
- Op een tweede pagina
- In de voettekst
💡 Goed om te lezen
- Heb je nog nooit met factuursjablonen gewerkt? Lees dan zeker: Factuur lay-out
- Meer informatie over het toevoegen van bijlagen aan facturatie-e-mails vind je hier: Bijlagen toevoegen aan facturatie-e-mails