Hoe installeer en gebruik je de Outlook add-in?

Met de Outlook add-in verwerk je e-mails rechtstreeks vanuit je Outlook-desktopapp en sla je ze vlot op in AdminPulse. Zo centraliseer je communicatie en documenten zonder te kopiëren of te downloaden.

Wat doet de Outlook add-in?

De add-in helpt je e-mails op te slaan in AdminPulse: onderwerp en inhoud, met of zonder bijlagen. Je koppelt de e-mail aan de juiste relatie en kan labels en een documentdatum meegeven. 

Hoe installeer je de Outlook add-in voor je kantoor?

Een beheerder voegt de add-in toe via het Microsoft 365 Admin Center. Volg deze stappen:

1. Ga naar admin.microsoft.com en log in met je beheerdersaccount.
2. Ga naar Settings > Integrated apps en klik op Deployed apps.
3. Klik op Upload custom apps en kies bij App type voor Office Add-in.
4. Kies Provide link to manifest file en voeg deze link toe: https://app.adminpulse.be/office-addin/manifest.xml.
5. Klik op Next.
6. Kies voor wie de add-in beschikbaar moet zijn (iedereen of specifieke gebruikers/groepen). 
   💡 Tip: test eerst met een kleine groep voordat je breder uitrolt. 
   👉 Hou er rekening mee dat het tot 72 uur kan duren voordat de add-in voor iedereen zichtbaar is in Outlook. 
   

Hoe gebruik je de Outlook add-in?

Nadat de AdminPulse Outlook add-in is toegevoegd in Outlook, volg je deze stappen om e-mails (en bijlagen) op te slaan in AdminPulse:

1. Open een e-mail in Outlook.
   • Selecteer de e-mail die je in AdminPulse wil opslaan.
2. Open het Apps-icoon.
   • Klik op het Apps-icoon rechtsboven in de e-mailweergave en kies de AdminPulse Outlook add-in.
3. Vul de eigenschappen in.
   • Relation (verplicht): de add-in zoekt automatisch op basis van het afzenderadres de juiste relatie in AdminPulse en stelt die voor. Je kan dit altijd handmatig aanpassen.
     💡 Je ziet zoekresultaten zodra je begint te typen.
   • File name: standaard wordt het e-mailonderwerp gebruikt. Je kan dit aanpassen indien gewenst.
   • Labels (optioneel): kies één of meerdere labels om de e-mail te categoriseren. 
     Via Folders kies je uit de volledige boomstructuur met labels. Selecteer je daar een label, dan worden ook de bovenliggende labels uit de structuur mee toegekend. 
     Via Labels zoek je snel een specifiek label. Zo wordt alleen het gekozen label toegekend.
   • Document date (optioneel): standaard is dit de verzenddatum van de e-mail. Je kan een andere datum kiezen.
   • Include attachments: standaard aangevinkt. Laat dit aangevinkt om e-mailbijlagen mee op te slaan in AdminPulse.
   • Automatically recognize document type of attachments: standaard aangevinkt. Herkent bijlagen automatisch; bij een succesvolle herkenning kan een taskflow (deel)taken automatisch van status laten veranderen.
4. Opslaan in AdminPulse.
   • Klik op Save in AdminPulse om de e-mail (en bijlagen) te bewaren.

Hoe update je de Outlook add-in (indien een nieuwe versie van het manifest beschikbaar is)?

Updates gebeuren via het Microsoft 365 Admin Center en moeten uitgevoerd worden door een beheerder.

1. Ga naar admin.microsoft.com en meld je aan met je beheerdersaccount.
2. Navigeer naar Settings > Integrated apps en open Deployed apps.
3. Zoek de AdminPulse Outlook add-in in de lijst en klik op de titel.
4. Klik op Update add-in.
5. Kies één van beide opties om de nieuwe versie te laden:
   • Provide link to manifest file en gebruik:
     https://app.adminpulse.be/office-addin/manifest.xml
   • Upload manifest file en laad het manifestbestand lokaal op.
6. Volg de stappen en rond de update af.

Veelvoorkomende vragen

• De add-in is niet zichtbaar in Outlook.
  👉 Controleer of je tot de doelgroep behoort die de beheerder selecteerde. Hou rekening met de uitroltijd (tot 72 uur). Herstart Outlook indien nodig.
• De relatie wordt niet automatisch gevonden.
  💡 Begin de relatienaam te typen om handmatig te zoeken. Controleer ook of het e-mailadres van de relatie correct geregistreerd is in AdminPulse.
• Bijlagen worden niet herkend.
  👉 Zorg dat Include attachments en (indien gewenst) Automatically recognize… aangevinkt zijn. Niet-herkende documenten kan je achteraf nog classificeren in AdminPulse.