Met Admin-Connect verbind je verschillende softwareprogramma's automatisch met AdminPulse. In plaats van handmatig gegevens te kopiëren tussen systemen, doet Admin-Connect dat voor jou.
In dit artikel lees je welke types koppelingen er zijn, hoe je Admin-Connect gebruikt om ze op te zetten, en krijg je een overzicht van wie in je kantoor welke koppelingen mag/moet configureren, inclusief de belangrijkste rechten en beperkingen.
Koppelingsmogelijkheden met AdminPulse
Software kan op verschillende manieren informatie uitwisselen met AdminPulse:
-
Admin-Connect-koppelingen
Admin-Connect koppelingen zijn koppelingen die je in AdminPulse instelt. AdminPulse stuurt gegevens door of haalt gegevens op bij de externe partij. AdminPulse bepaalt dus wanneer en hoe vaak gegevens worden uitgewisseld.
-
API-koppeling
In andere gevallen zal de externe partij via een API-connectie gegevens bij AdminPulse ophalen of naar AdminPulse wegschrijven. Die partij is verantwoordelijk voor de connectie en bepaalt de frequentie en het moment van de uitwisseling. Contacteer die partij om de connectie op te zetten en de nodige autorisaties te regelen.
In het volgende artikel vind je al onze partners per categorie, met per partner de aanduiding of het om een Admin-Connect-koppeling gaat. Staat er niets bij, dan is het een API-koppeling.
Hoe Admin-Connect gebruiken om koppelingen op te zetten?
Rechten en instellingstype (zie de secties hieronder) bepalen wie welke koppeling mag of moet opzetten.
👉 Belangrijk onderscheid
- Rechten = hangen af van je gebruikersrol en bepalen wat je in AdminPulse mag zien/doen.
- Instellingstype = op welk niveau de koppeling wordt ingesteld: per gebruiker, per eigen bedrijf of centraal (je AdminPulse-omgeving).
Of je een applicatie ziet in Instellingen > Geconnecteerde applicaties (Admin-Connect) hangt af van je rol.
Of iedere gebruiker een koppeling moet opzetten of dat dit één keer gebeurt per eigen bedrijf of omgeving, hangt af van het instellingstype.
Hoe een koppeling via Admin-Connect opzetten?
Volg deze stappen:
- Ga naar Instellingen > Geconnecteerde applicaties of gebruik de directe link https://connect.adminpulse.be/
- Kies het Eigen Bedrijf waarvoor je wilt koppelen.
- Zoek de app waarmee je wilt koppelen: bekijk de categorieën om snel de gewenste software te vinden. Verschijnt een applicatie niet in Admin-Connect? Dan heb je waarschijnlijk niet de juiste rechten.
- Klik op Connect: start het koppelingsproces.
- Volg de instructies: meestal moet je inloggen bij de externe partij en toestemming geven om gegevens te delen.
💡 Raadpleeg ook het artikel over de specifieke applicatie bij het opzetten van de koppeling.
Koppelingsvereisten
Voor sommige koppelingen zijn extra gegevens vereist. Controleer vóór je start het volgende:
- Bedrijfsinformatie: btw-nummer, ondernemingsnummer, telefoonnummer, e-mailadres en adresgegevens.
- Geldige bankgegevens: betalingssystemen hebben correcte bankrekeninginformatie nodig.
- E-mailadressen: digitale handtekening heeft geldige e-mailadressen nodig voor iedereen die betrokken is.
Rechten voor koppelingen
Welke connecties je ziet in Admin-Connect hangt af van je gebruikersrol en de bijbehorende rechten. Zie je een softwarepakket niet, dan kan dat aan je rol of rechten liggen. Contacteer de beheerder van je AdminPulse-omgeving.
Beheerdersrechten
Voor deze koppelingen heb je beheerdersrechten nodig (standaardrol: beheerder):
- Alle boekhoudprogramma's (Exact Online, Yuki, Horus, Octopus, Winbooks, Sage CloudDemat, Odoo)
- Betalingssystemen (POM, Twikey, Mollie)
- Factuurverwerking (Billit, Billtobox, Clearfacts)
- Digitale handtekening (Connective, OkSign, Adobe Sign, DocuSign, ValidSign)
- E-facturatie (Peppol)
- Bankkoppeling (Ponto)
- Documentsynchronisatie (Office 365)
Documentrechten
Voor deze koppelingen heb je documentrechten nodig (alle standaardrollen behalve ‘Enkel registreren’):
- Gmail-integratie
- SharePoint (aanpas-rechten op documenten)
- O365 Editor (aanpas-rechten op documenten)
- Office 365 (aanmaak-rechten op documenten)
Relatierechten
Voor deze koppelingen heb je relatierechten nodig (alle standaardrollen behalve ‘Enkel registreren’):
- Estox (digitaal aandelenregister)
- Outlook Contacts
Instellingstypen: centraal, per bedrijf of per gebruiker
Niet elke koppeling wordt op dezelfde manier geactiveerd. Sommige koppel je eenmalig centraal voor je hele AdminPulse-omgeving, andere per eigen bedrijf, en sommige moet elke gebruiker apart verbinden (bij persoonlijke accounts).
Hieronder vind je het overzicht per type:
Centraal – één keer voor je hele AdminPulse-omgeving
Deze koppelingen stel je één keer in voor de hele omgeving, over alle eigen bedrijven heen:
- CompanyWeb – één keer ingesteld voor je hele AdminPulse-omgeving
- OpenTheBox – één keer ingesteld voor je hele AdminPulse-omgeving
Per eigen bedrijf – één keer per eigen bedrijf
Deze koppelingen stel je één keer per eigen bedrijf in. Ze zijn beschikbaar voor alle gebruikers van dat bedrijf:
- Alle boekhoudprogramma's (Exact Online, Yuki, Horus, Octopus, Winbooks, eBoekhouden, Minox, Sage CloudDemat)
- Alle betalingssystemen (POM, Twikey, Mollie)
- Alle factuurverwerkingssoftware (Billit, Billtobox, Clearfacts)
- De meeste digitale-handtekeningproviders (Connective, OkSign, Adobe Sign, DocuSign, ValidSign, PKIsigning)
- E-facturatie (Peppol)
- Bankkoppeling (Ponto)
- Documentsynchronisatie (CodaBox, CodaClean)
- Alle andere koppelingen die hierboven niet vermeld zijn
Per gebruiker – elke gebruiker stelt zijn eigen koppeling in
Deze koppelingen vragen persoonlijke accounts of toestemmingen:
-
Per gebruiker per omgeving:
- Office 365 – eigen Office 365-verbinding
- SharePoint – eigen SharePoint-verbinding
- Gmail – eigen Gmail-verbinding
- Outlook Contacts – eigen Outlook Contacts-verbinding
- O365 Editor – eigen O365 Editor-verbinding
-
Per gebruiker per eigen bedrijf:
- Estox (digitaal aandelenregister) – eigen Estox-verbinding per bedrijf
- Penneo (digitale handtekening) – eigen Penneo-verbinding per bedrijf
Voorbeelden: rechten en instellingstype per koppeling
In onderstaande voorbeelden zie je per koppeling zowel de benodigde rechten als het instellingstype.
| Koppeling | Rechten | Instellingstype |
|---|---|---|
| Gmail | Documentrechten | Per gebruiker (per omgeving) |
| SharePoint | Documentrechten | Per gebruiker (per omgeving) |
| Yuki / Exact Online (boekhouding) | Beheerdersrechten | Per eigen bedrijf |
| CompanyWeb | Beheerdersrechten | Centraal (je AdminPulse-omgeving) |
Andere beperkingen rond koppelingen
Per eigen bedrijf kan je maar één koppeling van de volgende types hebben:
- Eén boekhoudprogramma – je verbindt één boekhoudsysteem per eigen bedrijf
- Eén betalingssysteem – slechts één betalingsservice is actief per eigen bedrijf
- Eén handtekeningservice – slechts één digitale-handtekeningtool tegelijk per eigen bedrijf