Met een actie taskflow kan je klant via e-mail bevestigen dat een actie is uitgevoerd. Zodra AdminPulse die bevestiging ontvangt, kan de betrokken taak of deeltaak automatisch van status wijzigen. Zo kan je klant bijvoorbeeld bevestigen dat alle nodige documenten voor de BTW-taak of de PB-taak zijn doorgegeven.
In dit artikel lees je stap voor stap hoe je via een actie taskflow documenten voor de BTW-taak opvraagt.
1. Actie taskflow instellen
Stel eerst de actie taskflow in. Zo bepaal je welke actie je klant kan bevestigen en welke status de taak of deeltaak daarna automatisch krijgt.
- Ga naar Instellingen > Taskflow instellingen en open het tweede tabblad Actie taskflow.
- Klik bovenaan op + Toevoegen om een nieuwe actie taskflow aan te maken.
- Vul de volgende velden in:
- Naam: geef de actie taskflow een naam. Deze naam wordt enkel intern gebruikt.
- Actie naam: voer de tekst in die boven de actieknop wordt getoond. Je kan voor elke taal een andere tekst invoeren.
- Hoofdtaak: selecteer de relevante hoofdtaak.
- Deeltaak: selecteer eventueel de relevante deeltaak.
- Nieuwe status: selecteer de status die de (deel)taak automatisch moet krijgen.
- Als geblokkeerd markeren of Als niet van toepassing markeren: gebruik een van deze opties om de (deel)taak te blokkeren of als niet van toepassing te markeren.
- Voorbeeld: hier zie je de pagina die je klant te zien krijgt. Met de velden taal en Bedrijf bekijk je het voorbeeld in een andere taal of voor een ander Eigen Bedrijf.
2. E-mailsjabloon instellen
Voeg vervolgens de actieknop toe aan het e-mailsjabloon dat naar je klant wordt verstuurd.
- Ga naar Instellingen > E-mailsjablonen.
- Klik bovenaan op + Toevoegen om een nieuw e-mailsjabloon aan te maken, of bewerk een bestaand e-mailsjabloon.
Plaats je cursor op de plaats in de e-mail waar de actieknop moet komen. Klik vervolgens op Knop taskflow actie toevoegen.
- Het venster Voeg taskflow actie toe verschijnt. Vul de volgende velden in:
- Taskflow: selecteer de actie taskflow die je eerder hebt aangemaakt.
- Knop tekst: voer de tekst in die op de actieknop moet staan.
- Knop kleur: selecteer de kleur van de actieknop.
Klik op Opslaan.
De actieknop verschijnt in je e-mailsjabloon:
👉 De weergave van de actie in de e-mail hangt af van het e-mailprogramma van de ontvanger.
In Gmail en de nieuwe versie van Outlook wordt de actie meestal correct weergegeven. In oudere versies van Outlook kan de knop als een gewone link verschijnen. AdminPulse heeft daar geen invloed op.
- Klik op Opslaan om je e-mailsjabloon op te slaan.
3. E-mailsjabloon aan je taaksjabloon koppelen
Koppel tot slot het e-mailsjabloon aan de juiste deeltaak in je taaksjabloon.
Ga naar Instellingen > Taaksjablonen en voeg het nieuwe e-mailsjabloon toe aan de juiste deeltaak.
Voorbeeld: bevestiging dat de documenten zijn doorgegeven
In dit voorbeeld zie je wat er gebeurt wanneer je klant via de actieknop bevestigt dat de documenten zijn doorgegeven.
Je klant ontvangt automatisch een e-mail met de vraag om alle documenten door te geven. Zodra dat gebeurd is, kan je klant via de actieknop bevestigen dat de documenten zijn doorgegeven.
💡 Dit gebeurt omdat de deeltaak Documenten aanvragen bij de BTW-taak in het taaksjabloon van het type automatische e-mail is. Het gekoppelde e-mailsjabloon bevat de actieknop waarmee de klant de doorgifte kan bevestigen.
Je klant klikt op de actieknop in de e-mail. Vervolgens verschijnt een pagina waarop je klant kan bevestigen dat alle documenten zijn doorgegeven.
Nadat je klant op bevestigen heeft geklikt, verschijnt de volgende boodschap: Bedankt. Je mag dit venster sluiten.
💡 Je bepaalt zelf welke tekst je klant op deze pagina ziet. Stel deze tekst bij de Actie taskflow in via het veld Actie naam.
De deeltaak Documenten ontvangen krijgt automatisch de status klaar.
💡 AdminPulse zet deze deeltaak op klaar, omdat dit bij de Actie taskflow is ingesteld.
De medewerker die aan de deeltaak Documenten ontvangen is toegewezen, krijgt een melding dat de klant de actie heeft bevestigd. Heeft de (deel)taak een deadline, dan wordt die ook in de melding getoond.
💡 AdminPulse verstuurt de melding naar maximaal één medewerker:
- Wijzigt de status van een deeltaak? Dan gaat de melding naar de medewerker die aan de deeltaak is toegewezen. Is er niemand toegewezen, dan gaat de melding naar de medewerker van de hoofdtaak.
- Wijzigt de status van een hoofdtaak? Dan gaat de melding naar de medewerker van de hoofdtaak. Er wordt niet gekeken naar de medewerkers die aan de deeltaken zijn toegewezen.
- Is er volgens deze volgorde geen medewerker gevonden? Dan wordt er geen melding verstuurd.
👉 Om deze melding te ontvangen, moet het meldingstype Taskflow actie bevestigd door eindgebruiker ingeschakeld zijn in je meldingsinstellingen.