Overzicht: gegevens en instellingen op de medewerkersfiche

Klik je in het Medewerkers-scherm (Instellingen > Medewerkers) op de naam van een medewerker? Dan open je de medewerkersfiche van die medewerker.

Op de medewerkersfiche bekijk en beheer je alle gegevens van één medewerker in AdminPulse. Je vindt er zowel persoonlijke en administratieve gegevens als instellingen die bepalen hoe de medewerker in AdminPulse werkt.

In dit artikel krijg je een overzicht van de gegevens, instellingen en actieknoppen op de medewerkersfiche.

Opbouw van de medewerkersfiche

Op de medewerkersfiche zie je de gegevens van een medewerker in AdminPulse. Naargelang je rechten kan je deze gegevens bekijken en aanpassen.

De medewerkersfiche bestaat uit twee hoofdsecties:

• Identificatie: persoonlijke, administratieve en contractuele gegevens
• Gebruiker: account-, rechten- en werkinstellingen

👉 Welke gegevens je kan bekijken of aanpassen, hangt af van je gebruikersrol en rechten in AdminPulse.

💡 De meeste gegevens op de medewerkersfiche wijzig je door op het veld te klikken en de waarde aan te passen. Afhankelijk van het veldtype worden de wijzigingen daarna automatisch bewaard.

💡 Velden met een * zijn verplicht.

Sectie Identificatie van de medewerkersfiche

In deze sectie beheer je de persoonlijke gegevens van de medewerker, samen met enkele administratieve en contractuele gegevens.

• Familienaam en voornaam*: gebruik de volledige naam van de medewerker. Deze gegevens zijn belangrijk voor de identificatie en worden ook gebruikt in overzichten en zoekresultaten.
• Initialen: vul hier de initialen van de medewerker in.
• Telefoon en GSM: vul hier het werknummer en gsm-nummer van de medewerker in. Deze gegevens zijn zichtbaar in overzichten, kunnen mee geëxporteerd worden en worden gebruikt bij het zoeken.
• Privé e-mail: dit is het persoonlijke e-mailadres van de medewerker. Dit staat los van het e-mailadres waarmee de medewerker zich aanmeldt. Aanmelden gebeurt met de Gebruikersnaam in de sectie Gebruiker.
• Adres: vul hier het adres van de medewerker in, inclusief straat, huisnummer, bus, postcode, gemeente en land.
  Dit adres is belangrijk wanneer het Standaard vertrekadres in de sectie Gebruiker is ingesteld op Adres medewerker. In dat geval gebruikt AdminPulse dit adres als vertrekpunt voor verplaatsingen. Anders dient het adres vooral voor weergave en export.
• Geboortedatum: wordt gebruikt bij rapportering en export en vormt de basis voor de verjaardagsnotificaties.
• Geslacht: registreer hier het geslacht van de medewerker. Mogelijke waarden zijn Onbekend, Man, Vrouw en Niet-binair. Dit gegeven wordt opgeslagen op de medewerkersfiche en meegenomen in de export van medewerkerinformatie.
• ICE - Contactpersoon en ICE - Telefoon: vul hier de naam en het telefoonnummer van de noodcontactpersoon in (ICE = In Case of Emergency). Deze gegevens zijn bedoeld voor HR en veiligheid en hebben geen invloed op de werking van AdminPulse.
• Datum indiensttreding en Datum uitdiensttreding: dit zijn de contractuele start- en einddatum van de medewerker. Ze dienen vooral voor rapportering en duidelijkheid en staan los van de systeemdatums in AdminPulse.
• Ingegeven op: dit is de datum waarop de medewerker in AdminPulse werd ingevoerd.
• Einddatum: dit is de datum waarop de medewerker in AdminPulse werd gedeactiveerd. Dit veld is alleen-lezen. Samen met Ingegeven op bepaalt deze datum of een medewerker in filters en overzichten als actief of niet-actief wordt beschouwd.
• Eigen bedrijf*: toont tot welk eigen bedrijf de medewerker behoort. Dit is relevant voor filters en rapportering.
  Het veld Eigen bedrijf wordt alleen getoond in omgevingen met meerdere eigen bedrijven.
• Medewerker type: gebruik dit veld om aan te geven of het bijvoorbeeld gaat om een interne medewerker, externe medewerker, zelfstandige, stagiair of student. Dit wordt gebruikt voor classificatie en filtering.
• Caller ID: dit veld wordt gebruikt bij de koppeling tussen AdminPulse en een telefoonsysteem. Daarmee kan een medewerker bijvoorbeeld herkend worden bij inkomende oproepen of bij het doorverbinden van gesprekken.
• Polisnummer verzekering: hier kan je een verzekeringsreferentie opslaan. Dit veld wordt bewaard en kan mee geëxporteerd worden, maar heeft verder geen invloed op de werking van AdminPulse.
• Personeelsnummer: dit is het interne referentienummer van de medewerker. Het is vooral nuttig voor HR en export.

Sectie Gebruiker van de medewerkersfiche

In deze sectie beheer je alles wat te maken heeft met het gebruikersaccount, de toegangsrechten, de facturatie-instellingen en de dagelijkse werking van de medewerker in AdminPulse.

• Gebruikersnaam: dit is het e-mailadres waarmee de medewerker zich aanmeldt bij AdminPulse. Een groen vinkje betekent dat de gebruiker bevestigd is.
• E-mailadres voor invulvelden en e-mailcommunicatie: dit adres wordt gebruikt voor e-mails en invulvelden. Vaak is dit hetzelfde als de gebruikersnaam, maar dat hoeft niet zo te zijn.
• Rol*: bepaalt welke rechten de gebruiker heeft in AdminPulse en dus wat de gebruiker mag zien en doen.
  Bekijk je je eigen medewerkersfiche? Dan is het veld Rol alleen-lezen. Je kan je eigen rechten niet wijzigen via dit scherm. Voor andere medewerkers kan je de rol wel aanpassen als je daarvoor voldoende rechten hebt.
• Loginmethode: bepaalt hoe de medewerker zich aanmeldt. Dit veld is alleen beschikbaar wanneer je organisatie single sign-on gebruikt. Meer informatie vind je onder De loginmethode van een medewerker instellen.
• Tweestapsverificatie (2FA): toont of de medewerker tweestapsverificatie in AdminPulse heeft ingeschakeld. Dit veld wordt getoond wanneer je organisatie geen single sign-on gebruikt.
• Prijsprofiel*: hier koppel je een prijsprofiel aan de medewerker. Heeft het profiel een sterretje, dan gaat het om het standaardprofiel. Kies je geen specifiek profiel? Dan wordt het standaardprofiel gebruikt.
• Team(s): hier koppel je de medewerker aan een of meerdere teams om te bepalen welke relaties de gebruiker mag zien.
• Interne kost (per uur): dit is de interne uurkost van de medewerker. Die waarde wordt gebruikt als interne kost op registraties van deze medewerker en heeft invloed op interne kostberekeningen en rapporten. Bij een wijziging kan die kost ook op bestaande registraties in een bepaalde periode worden toegepast.
• Interne facturatie kost (per uur): dit is de eenheidsprijs die wordt gebruikt voor doorfacturatie tussen eigen bedrijven.
• Titel: de functietitel van de medewerker. Dit veld wordt gebruikt voor weergave en eventueel ook in documentinvulvelden.
• Saldo overuren: toont het resterende saldo overuren van de medewerker. Dit is informatief en relevant voor het beheer van overuren.
  Het saldo overuren wordt alleen getoond wanneer er voor de medewerker een uurrooster bestaat. Zonder uurrooster wordt dit veld niet getoond.
• Tijdelijke licentie: wanneer de medewerker een tijdelijke licentie heeft, zie je hier de begin- en einddatum. Na de einddatum kan de toegang vervallen, tenzij je de licentie verlengt of omzet.
• Labels: gebruik labels om medewerkers te groeperen of makkelijker terug te vinden via filters en rapporten.
• Taal voor e-mailberichten: bepaalt in welke taal e-mails naar deze gebruiker worden verstuurd.
• E-mail opmerking: hier kan je een meertalige opmerking bij de e-mailgegevens toevoegen. Dit veld dient vooral als extra context.
• Standaard vertrekadres: hier kies je welk adres standaard als vertrekpunt voor verplaatsingen wordt gebruikt: Thuisadres of Bedrijfsadres.
  Kies je voor Thuisadres? Dan gebruikt AdminPulse het adres uit de sectie Identificatie. Kies je voor Bedrijfsadres? Dan vertrekt de berekening van het adres van het eigen bedrijf.
• Standaard route: kies hier tussen Enkele reis en Heen en weer. Deze keuze wordt standaard gebruikt bij de berekening van reisafstanden.
• Beginuur werkdag en Einduur werkdag: hiermee leg je de normale werkuren van de medewerker vast, bijvoorbeeld van 09:00 tot 17:00.
  Deze velden worden gebruikt voor het uurrooster, het aantal uren per dag en de duur van een volledige werkdag. Ze hebben dus ook invloed op overuren en capaciteit.
• Opmerking: een vrije interne notitie bij de medewerker.

De loginmethode van een medewerker instellen

Gebruikt je organisatie single sign-on? Dan staat op de medewerkersfiche het veld Loginmethode. Je kan kiezen uit twee mogelijkheden:

• SSO: de medewerker meldt zich aan via de aanmeldmethode van je organisatie.
• Gebruikersnaam/wachtwoord: de medewerker meldt zich aan met het e-mailadres en wachtwoord, aangevuld met tweestapsverificatie als die is ingeschakeld.

Je kiest de loginmethode ook wanneer je een nieuwe medewerker aanmaakt. Om de loginmethode van een bestaande medewerker te wijzigen, heb je het recht Gebruikers – Aanpassen nodig.

💡 Wil je meerdere medewerkers tegelijk uitsluiten van single sign-on? Ga dan naar Instellingen > Algemene instellingen > Beveiliging. Klik bij Loginmethode op Configureer en selecteer de medewerkers in de lijst Gebruikers uitgesloten van single sign-on.

Belangrijk verschil tussen systeemdatums en contractdatums

In AdminPulse is er een belangrijk verschil tussen de systeemdatums en de contractuele datums van een medewerker:

• Ingegeven op en Einddatum zijn systeemdatums. Ze tonen wanneer de medewerker in AdminPulse werd toegevoegd en wanneer de medewerker werd gedeactiveerd.
• Datum indiensttreding en Datum uitdiensttreding zijn de contractuele datums van de medewerker.

👉 Alleen de systeemdatums Ingegeven op en Einddatum bepalen of een medewerker actief is in AdminPulse en zich kan aanmelden. De Datum indiensttreding en Datum uitdiensttreding hebben geen invloed op de mogelijkheid om zich aan te melden bij AdminPulse.

Knoppen onderaan de medewerkersfiche

Onderaan de medewerkersfiche vind je actieknoppen waarmee je de medewerker beheert of bijkomende instellingen aanpast:

• Medewerker verwijderen: deactiveert de medewerker. De medewerker krijgt een einddatum en kan eventueel verborgen worden. De historiek blijft bewaard.
  Deze knop is niet beschikbaar op je eigen medewerkersfiche. Je kan jezelf dus niet via dit scherm deactiveren.
• Medewerker herstellen: maakt een eerder verwijderde medewerker opnieuw actief.
• Uurrooster aanmaken of Uurrooster bijwerken: hiermee maak je een uurrooster aan of pas je het aan. AdminPulse gebruikt dit uurrooster om de uren per dag en de overuren te berekenen.
• Verwijder uurrooster: verwijdert het uurrooster van de medewerker. Daardoor kunnen overuren niet meer correct worden berekend.
• Correcties overuren: hiermee pas je het saldo overuren van de medewerker aan. Deze knop is zichtbaar wanneer de medewerker actief is, een uurrooster heeft en je over het juiste recht voor afwezigheden en tellers beschikt.
• Tweestapsverificatie resetten: schakelt de tweestapsverificatie van de medewerker uit. Deze knop verschijnt alleen onder bepaalde voorwaarden. Meer informatie vind je onder De tweestapsverificatie van een medewerker resetten.

Welke knoppen je ziet, hangt af van je rechten en de situatie van de medewerker. Zo zie je Medewerker herstellen alleen bij een gedeactiveerde medewerker en Uurrooster aanmaken alleen wanneer er nog geen uurrooster bestaat.

De tweestapsverificatie van een medewerker resetten

Heeft een medewerker geen toegang meer tot de authenticator-app? Klik dan onderaan de medewerkersfiche op Tweestapsverificatie resetten. AdminPulse schakelt de tweestapsverificatie uit en stuurt de medewerker een e-mail over de reset. De medewerker kan daarna zelf opnieuw tweestapsverificatie instellen.

De knop Tweestapsverificatie resetten wordt alleen weergegeven als aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan:

• De medewerker heeft tweestapsverificatie in AdminPulse ingeschakeld.
• Je beschikt over de rechten Gebruikers – Aanpassen en Instellingen – Aanpassen.
• Je bekijkt de medewerkersfiche van iemand anders. Je kan de tweestapsverificatie van je eigen account niet via dit scherm resetten.

👉 Heeft de medewerker ook een actieve licentie in een andere AdminPulse-omgeving? Dan verschijnt de knop wel, maar kan je de tweestapsverificatie niet resetten.

Waar wijzig je wat: medewerkersfiche versus Mijn profiel

Naast de medewerkersfiche bestaat ook het scherm Mijn profiel. Je opent dit scherm via > Mijn profiel bovenaan in AdminPulse.

De medewerkersfiche is bedoeld om een medewerker volledig te beheren, op voorwaarde dat je daarvoor de juiste rechten hebt. Je vindt er de identiteits- en contractgegevens, account- en rechteninstellingen zoals de rol, teams en het prijsprofiel en acties om bijvoorbeeld het uurrooster te beheren of de medewerker te deactiveren.

Mijn profiel toont alleen de gegevens en instellingen van de aangemelde gebruiker. Het gaat om een beperktere set gegevens, zoals het e-mailadres voor communicatie en invulvelden, de taal voor e-mails, het adres, de verplaatsingsvoorkeuren en de normale werkuren.

Daarnaast bevat Mijn profiel persoonlijke accountinstellingen, zoals je wachtwoord, gebruikersnaam, tweestapsverificatie, koppelingen zoals Admin-Connect en de notificatie-instellingen.

👉 Meld je aan via SSO (Single Sign-On)? Dan worden je wachtwoord, je gebruikersnaam en je tweestapsverificatie centraal beheerd door je organisatie. In dat geval zie je de knoppen Wijzig wachtwoord, Gebruikersnaam veranderen en Tweestapsverificatie inschakelen/uitschakelen niet.

Gegevens die op beide plekken voorkomen, zoals het adres of de werkdaguren, verwijzen naar dezelfde onderliggende velden. Wanneer je deze gegevens via Mijn profiel aanpast, zijn de wijzigingen ook zichtbaar op de medewerkersfiche onder de juiste sectie.

💡 Goed om te lezen

• Medewerkers beheer je in het Medewerkers-scherm. Lees meer in Overzicht: medewerkers beheren en rollen toewijzen.
• Met Correcties overuren pas je het berekende overurensaldo van een medewerker manueel aan. Lees meer in Correcties overuren beheren.
• Meer informatie over de pagina Mijn profiel vind je in Overzicht: instellingen en opties in Mijn profiel.
• Kan een medewerker die zich met een gebruikersnaam en wachtwoord aanmeldt niet meer inloggen en moet het wachtwoord opnieuw worden ingesteld? Lees meer in FAQ - Hoe verstuur ik een wachtwoord reset e-mail naar een medewerker?.
• Wil je het e-mailadres wijzigen waarmee je je aanmeldt bij AdminPulse? Lees meer in FAQ - Hoe wijzig je je gebruikersnaam in AdminPulse?.