Capaciteitsplanning geeft alleen een betrouwbaar beeld als de onderliggende gegevens correct zijn ingesteld. Denk aan de geplande duur, uitvoeringsdatums, uurroosters, productiviteitspercentages, afwezigheden, taaktoewijzingen en tijdsregistraties.
Waar de andere artikels uit deze reeks de module algemeen of per scherm uitleggen, gaat dit artikel dieper in op de gegevens achter capaciteitsplanning. Je leest welke begrippen belangrijk zijn, welke instellingen je best controleert en waarom resultaten soms onverwacht kunnen lijken.
👉 Dit artikel hoort bij de module capaciteitsplanning, die beschikbaar is op aanvraag. Wil je er gebruik van maken? Vraag dit dan aan via de pagina over capaciteitsplanning.
Belangrijke begrippen in capaciteitsplanning
Geplande duur
De geplande duur is de tijd die je verwacht nodig te hebben voor een hoofdtaak of deeltaak. Dit is een van de belangrijkste gegevens waarop AdminPulse de werklast berekent.
Taken zonder geplande duur worden niet meegenomen in de werklastberekeningen van het rapport Medewerkerscapaciteit.
Je kan de geplande duur op twee niveaus instellen:
- Standaard op het taaksjabloon: deze duur geldt voor alle relaties zonder eigen afwijking. Je stelt ze in via Instellingen > Taaksjablonen, in het veld Standaard geplande duur (min) op het niveau van de hoofdtaak of deeltaak.
- Afwijkend per relatie: voor een relatie die structureel meer of minder tijd vraagt, kan je een specifieke duur instellen. Deze waarde overschrijft de standaard geplande duur voor die relatie.
Een afwijkende geplande duur per relatie stel je in via de relatiefiche, in de sectie Taakbeheer > Taakplanning > tandwiel-icoon. Je kan de duur ook rechtstreeks aanpassen door erop te klikken in de Matrix taakplanning per relatie.
Wanneer je de standaard geplande duur op een taaksjabloon wijzigt, vraagt AdminPulse of je de nieuwe duur ook wil toepassen op openstaande taken. Kies Ja om die taken bij te werken. Kies Nee als je alleen het taaksjabloon wil aanpassen.
Relaties met een eigen afwijking behouden standaard hun afwijkende duur. Wil je ook deze afwijkingen vervangen door de nieuwe sjabloonwaarde? Vink dan de extra optie aan in het bevestigingsvenster.
💡 De geplande duur van een hoofdtaak en die van haar deeltaken worden afzonderlijk ingesteld. In de werklastberekening en het gewone overzicht van de Matrix taakplanning per relatie telt AdminPulse deze waarden wel samen. Gebruik de geplande duur op de hoofdtaak daarom voor tijd die nog niet in de deeltaken zit, zoals algemene administratie, opvolging of overhead.
💡 Je kan de geplande duur ook vergelijken met de budgeturen van een opdracht. Lees meer in Budgeturen vergelijken met de geplande duur uit capaciteitsplanning.
Resterende duur
De resterende duur is een berekend veld: geplande duur - geregistreerde tijd.
AdminPulse trekt alleen de werkregistraties af die rechtstreeks aan de hoofdtaak of deeltaak gekoppeld zijn. Registraties op een deeltaak veranderen de resterende duur van de hoofdtaak dus niet.
Je kan de resterende duur niet zelf invullen of aanpassen. Het veld is zichtbaar in het taakdetailscherm.
Drie zaken om te weten:
- De resterende duur kan negatief worden. Dat betekent dat er meer tijd op de taak geregistreerd is dan gepland.
- Zodra de taak de status Klaar heeft, is de resterende duur altijd 0.
- Als er geen geplande duur is ingesteld, blijft de resterende duur leeg.
Uitvoeringsdatum en deadline
Een taak kan twee datums met een verschillend doel hebben: deadline en uitvoeringsdatum.
De deadline is de uiterste datum waarop de taak klaar moet zijn. AdminPulse gebruikt deze datum onder andere in het Taak overzicht en voor deadlinegerelateerde kleurcoderingen.
De uitvoeringsdatum is de dag waarop je van plan bent aan de taak te werken. De Weekplanner gebruikt deze datum om de taak op een bepaalde dag te plaatsen.
Heeft een taak geen uitvoeringsdatum maar wel een deadline? Dan verschijnt ze in de Weekplanner op de dag van haar deadline. Zonder uitvoeringsdatum én deadline verschijnt de taak niet automatisch in het weekoverzicht.
Ook een to-do kan een uitvoeringsdatum en een geplande duur hebben. In de Weekplanner verschijnt de to-do op haar uitvoeringsdatum, of bij gebrek daaraan op haar deadline. De geplande duur telt mee in de dagtotalen Gepland en Beschikbaar. Een to-do heeft geen resterende duur.
In het scherm Medewerkerscapaciteit (Taken > Medewerkerscapaciteit) kan je de werklast verdelen op basis van de uitvoeringsdatum of de deadline. Schakel Gebruik uitvoeringsdatum in plaats van deadline in om de werklast te tonen op het moment waarop het werk gepland staat.
Taken zonder uitvoeringsdatum vallen ook in dit scherm terug op hun deadline.
💡 Gebruik de uitvoeringsdatum om werk bewust over de tijd te verdelen. Zo toont de Weekplanner wat er werkelijk op de planning staat en zie je in Medewerkerscapaciteit wanneer de werklast ontstaat.
Capaciteit
De capaciteit van een medewerker is de hoeveelheid tijd die in een bepaalde periode beschikbaar is voor taken. AdminPulse berekent deze capaciteit op basis van het uurrooster en het productiviteitspercentage van de medewerker.
In het rapport Medewerkerscapaciteit zie je standaard drie capaciteitswaarden:
- Wekelijkse capaciteit: het aantal productieve werkuren per week, berekend op basis van het uurrooster en het productiviteitspercentage.
- Resterende capaciteit: de productieve werkuren van vandaag tot het einde van de geselecteerde periode, verminderd met het resterende saldo van de afwezigheidstellers. Zo worden ook nog niet opgenomen afwezigheden meegeteld.
- Beschikbare capaciteit: de ruimte die nog overblijft nadat AdminPulse ook geplande afwezigheden, recuperatie en ingeplande taakuren heeft verrekend.
Een negatieve beschikbare capaciteit betekent dat er meer werk ingepland staat dan er ruimte is. Dat kan wijzen op overbelasting of op werk dat je moet herplannen.
Productiviteitspercentage
Het productiviteitspercentage bepaalt welk deel van de werkuren van een medewerker meetelt als productieve capaciteit. Een medewerker met een 40-urenweek en een productiviteitspercentage van 80% heeft bijvoorbeeld 32 productieve uren per week in Medewerkerscapaciteit.
Het percentage staat standaard op 100%. Je kan het per medewerker instellen via Instellingen > Medewerkers > medewerkersfiche > Uurrooster, of voor meerdere medewerkers tegelijk met een globale actie.
👉 Productief is niet hetzelfde als factureerbaar. Het productiviteitspercentage bepaalt hoeveel van de werkuren beschikbaar is voor taken in AdminPulse. Het zegt niets over hoeveel tijd je aan een klant factureert.
Een taak kan bijvoorbeeld één uur factureerbaar zijn voor de klant, terwijl verschillende medewerkers er intern een andere tijd aan besteden. Een ervaren medewerker werkt de taak misschien af in 30 minuten, terwijl een stagiair er meerdere uren voor nodig heeft. Voor capaciteitsplanning telt vooral hoeveel tijd er intern gepland en uitgevoerd moet worden. Dat staat los van hoeveel tijd je uiteindelijk factureert.
Een medewerker hoeft daarom niet voor 100% productief te staan. Denk bij het bepalen van het percentage ook aan interne vergaderingen, onthaal, kantoororganisatie en andere werkzaamheden die niet als taak in AdminPulse worden gepland.
💡 Trek afwezigheden zoals verlof, ADV en feestdagen niet zelf af van het productiviteitspercentage. AdminPulse verwerkt deze afzonderlijk in de capaciteitsberekening.
Welke instellingen controleer je best?
Controleer de volgende gegevens wanneer je capaciteitsplanning opstart of wanneer een rapport niet het verwachte resultaat toont.
Uurrooster en productiviteitspercentage per medewerker
AdminPulse heeft een uurrooster nodig om de capaciteit van een medewerker te berekenen. Je maakt of bewerkt het uurrooster via Instellingen > Medewerkers > medewerkersfiche > Uurrooster.
Bij medewerkers zonder uurrooster staan er streepjes in de capaciteitskolommen. Controleer ook het productiviteitspercentage en pas de standaardwaarde van 100% aan als die niet overeenkomt met de realiteit.
Productiviteitspercentage voor meerdere medewerkers aanpassen
Wil je hetzelfde percentage voor meerdere medewerkers instellen? Dan kan je dit in één keer doen via een globale actie:
- Selecteer de medewerkers waarvoor je het percentage wil aanpassen.
- Kies Globale acties > Productiviteitspercentage aanpassen.
- Vul een percentage tussen 0% en 100% in.
- Bevestig de actie.
AdminPulse past het percentage toe op alle geselecteerde medewerkers met een uurrooster.
👉 Het productiviteitspercentage wordt bewaard op het uurrooster. Medewerkers zonder uurrooster worden daarom niet bijgewerkt. Na de actie toont AdminPulse hoeveel geselecteerde medewerkers zijn overgeslagen.
Afwezigheden en recuperatie
AdminPulse trekt geplande afwezigheden en recuperatie af van de beschikbare capaciteit. Je beheert afwezigheden via Hrm > Afwezigheden per medewerker.
Het resterende saldo van de afwezigheidstellers wordt ook verrekend. Zo houdt de resterende capaciteit rekening met afwezigheden die een medewerker nog niet heeft ingepland.
Zorg dat afwezigheden tijdig zijn ingegeven, zodat Medewerkerscapaciteit een realistisch beeld geeft van drukke periodes en beschikbare ruimte.
Geplande duur en afwijkingen controleren
Gebruik de Matrix taakplanning per relatie (Taken > Matrix taakplanning per relatie) om te controleren welke taken een geplande duur hebben en voor welke relaties een afwijking is ingesteld.
De waarden in de matrix worden als volgt weergegeven:
- Vet en cursief: de waarde komt uit het taaksjabloon.
- Vet en oranje: voor deze relatie is een afwijkende geplande duur ingesteld op de hoofdtaak of op een van haar deeltaken.
- Streepje (-): voor dit taaksjabloon bestaat geen taakplanning.
- 0:00: er bestaat een taakplanning, maar er is geen geplande duur ingesteld.
De standaard geplande duur van het taaksjabloon staat in het grijs onder de kolomnaam. Klik op een kolomkop om de relaties volgens geplande duur te sorteren.
Klik op een geplande duur in de matrix om de taakplanning voor die relatie te openen en de afwijking aan te passen.
Wanneer je de toegewezen gebruiker of geplande duur wijzigt, staat de optie om deze wijziging toe te passen op taken die nog niet klaar zijn standaard aangevinkt. Laat de optie aangevinkt om de bestaande openstaande taken bij te werken. Vink ze uit als de wijziging alleen voor nieuwe taken mag gelden.
💡 Wil je de geplande duur voor een specifieke selectie van relaties aanpassen of resetten? Gebruik dan de globale actie Geplande duur aanpassen in de Matrix taakplanning per relatie.
Taaktoewijzingen instellen en controleren
Wanneer AdminPulse een taak aanmaakt vanuit een taakplanning, wordt de toegewezen medewerker op de taak zelf vastgelegd.
Voor taken die nog niet zijn aangemaakt, bepaalt AdminPulse de verwachte toewijzing in deze volgorde:
- Een afwijkende toewijzing die voor de relatie in de taakplanning is ingesteld.
- De toewijzing van het taaksjabloon. Gebruikt het sjabloon een medewerkersprofiel, dan kijkt AdminPulse wie dat profiel op de relatie vervult.
- Voor een deeltaak zonder eigen toewijzing: de toewijzing van de hoofdtaak.
Is het gebruikte medewerkersprofiel niet ingevuld op de relatie? Dan wordt de werklast niet aan een specifieke medewerker toegewezen en verschijnt ze in de rij Niet toegewezen in Medewerkerscapaciteit.
Controleer via de Matrix toewijzingen per relatie of de medewerkersprofielen en verantwoordelijkheden correct verdeeld zijn. Bekijk ook regelmatig de rij Niet toegewezen onderaan Medewerkerscapaciteit.
👉 Controleer bij een onverwachte toewijzing zowel het taaksjabloon, de medewerkersprofielen op de relatie als eventuele afwijkingen in de taakplanning.
Tijdsregistraties koppelen aan taken
Alleen werkregistraties die aan de taak zelf gekoppeld zijn, worden afgetrokken van de geplande duur. Vrijstaande registraties en registraties voor afwezigheid, recuperatie of opleiding tellen niet mee voor de resterende duur.
Hoe meer werkregistraties correct aan taken gekoppeld zijn, hoe nauwkeuriger de resterende duur en de werklastberekeningen over de tijd worden.
Waarom kunnen resultaten onverwacht lijken?
Als een rapport niet toont wat je verwacht, ligt dat meestal aan ontbrekende, onvolledige of gefilterde gegevens.
- Geen geplande duur: de taak telt niet mee in de werklastberekeningen.
- Geen uitvoeringsdatum én geen deadline: de taak of to-do verschijnt niet automatisch in het weekoverzicht van de Weekplanner.
- Geen uurrooster: AdminPulse kan geen capaciteit voor de medewerker berekenen.
- Niet-toegewezen taken: de werklast staat in de rij Niet toegewezen en niet bij een specifieke medewerker.
- Vrijstaande of niet-werkgerelateerde registraties: deze registraties tellen niet mee voor de resterende duur.
- Actieve filters: het scherm toont mogelijk maar een deel van de gegevens.
Hoe haal je het meeste uit capaciteitsplanning?
Gebruik de drie luiken samen
Capaciteitsplanning is het waardevolst als je werklastbeheer, voortgangsmonitoring en korte termijn planning samen gebruikt. Elk scherm beantwoordt een ander deel van je planningsvragen.
Gebruik Medewerkerscapaciteit om te zien welke medewerkers dreigen overbelast te raken en in welke periodes de werklast piekt. Groepeer per maand of kwartaal voor een breder beeld, of per taak om te zien waar de meeste uren naartoe gaan.
Gebruik Taakvoortgang per medewerker om op te volgen hoe ver het werk gevorderd is voor een specifieke hoofdtaak en haar deeltaken. Dit is vooral nuttig voor terugkerende taken met meerdere stappen, zoals jaarrekeningen of aangiftes.
Gebruik de Weekplanner voor de korte termijn: wat staat er vandaag, morgen en later deze week op de planning? Taken en to-do’s zonder uitvoeringsdatum verschijnen op de dag van hun deadline. Zonder uitvoeringsdatum én deadline vind je ze via het zijpaneel Plan taken, het Taak overzicht of het Taakbord.
Begin vroeg, ook met onvolledige schattingen
De geplande duur is bij de start vaak een schatting. Naarmate er meer tijdsregistraties beschikbaar zijn en je afwijkingen per relatie bijstuurt, worden de werklastberekeningen nauwkeuriger.
Wacht dus niet tot alles perfect is ingesteld. Capaciteitsplanning levert al vroeg inzicht op, en dat inzicht helpt je om de configuratie verder te verfijnen.
Plan vooruit, ook vóór taken zijn aangemaakt
Medewerkerscapaciteit toont ook werklast voor toekomstige periodes waarin de taken nog niet zijn aangemaakt. Zolang er een taakplanning voor de relatie bestaat, berekent AdminPulse de verwachte werklast op basis van de geplande duur, de verwachte toewijzing en de deadlines uit die planning.
Zo zie je maanden of kwartalen vooraf wanneer het druk wordt, nog vóór de taken zelf in het Taak overzicht verschijnen.
De deadline volgt uit de taakplanning. Je kan daarnaast een uitvoeringsdatum instellen om aan te geven wanneer je aan de taak wil werken. Zo verdeel je de werklast over de tijd en voorkom je dat alles op het laatste moment samenkomt.
Werk met een vaste opvolgroutine
Capaciteitsplanning blijft het betrouwbaarst als je de gegevens regelmatig controleert en bijstuurt.
- Wekelijks: controleer de Weekplanner en kijk of er nog taken of to-do’s van de vorige week openstaan.
- Maandelijks: bekijk Medewerkerscapaciteit om pieken, overbelasting en vrije ruimte te herkennen.
- Periodiek: controleer de geplande duur, afwijkingen per relatie, taaktoewijzingen en productiviteitspercentages.
💡 Goed om te lezen
Dit artikel maakt deel uit van de reeks over capaciteitsplanning. Gebruik de artikels hieronder om stap voor stap meer inzicht te krijgen in de module.
-
Start hier
- Wil je eerst een algemeen overzicht van de module? Lees: Capaciteitsplanning in AdminPulse: van buikgevoel naar inzicht.
- Wil je weten welke instellingen, begrippen en gewoontes belangrijk zijn voor betrouwbare resultaten? Lees: Capaciteitsplanning optimaal benutten: concepten, configuratie en tips.
- Werklastbeheer
- Voortgangsmonitoring
- Korte termijn planning
- Capaciteitsplanning in taakschermen