Met de koppeling tussen je Outlook-agenda (Outlook of Office 365) en AdminPulse toon je je persoonlijke agenda-afspraken rechtstreeks in je weekplanner. Zo kan je je taken plannen rond de vergaderingen en afspraken die al in je agenda staan.
In dit artikel lees je welke afspraken de koppeling toont, wat je nodig hebt, hoe je de koppeling instelt en wat je doet als de verbinding niet meer werkt.
👉 Alleen beschikbaar met capaciteitsplanning
Deze koppeling is alleen beschikbaar als je kantoor de module capaciteitsplanning gebruikt. De agenda-afspraken worden namelijk getoond in de weekplanner, die deel uitmaakt van capaciteitsplanning.
Gebruikt je kantoor capaciteitsplanning nog niet? De module is beschikbaar op aanvraag. Lees er meer over in Van giswerk naar grip – stuur je kantoor aan op basis van capaciteit.
Wat toont de koppeling met je Outlook-agenda?
Met deze koppeling kan je:
- je afspraken uit je Outlook-agenda tonen in je eigen weekplanner;
- per afspraak het onderwerp, het tijdstip en de status bekijken;
- je taken plannen met je bestaande agenda-afspraken in beeld.
Wat doet de koppeling niet?
De koppeling is alleen-lezen: AdminPulse leest je agenda om je afspraken te tonen, maar wijzigt of verwijdert nooit iets in Outlook. Dit betekent concreet:
- Afspraken aanmaken of wijzigen doe je nog steeds in Outlook zelf.
- De afspraken hebben geen invloed op je geplande of beschikbare tijd in de weekplanner. Ze worden alleen ter informatie getoond en tellen niet mee als geplande capaciteit.
- Je ziet alleen je eigen agenda en alleen in je eigen weekplanner. Andere gebruikers zien je afspraken niet en jij ziet hun afspraken niet.
- AdminPulse maakt geen taken aan op basis van je afspraken.
Wat heb je nodig voor deze koppeling?
Controleer voordat je de koppeling instelt of aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- je kantoor gebruikt de module capaciteitsplanning;
- je hebt een Microsoft-account (Outlook of Office 365) met een agenda;
- je hebt toegang tot Instellingen > Geconnecteerde applicaties in AdminPulse.
AdminPulse rekent geen extra kosten aan voor deze koppeling. Je hebt wel een actief Microsoft-account met een agenda nodig.
Elke gebruiker stelt de koppeling zelf in. Wil je je Outlook-agenda in je weekplanner zien, dan moet je die zelf koppelen. Koppelt een collega diens agenda niet, dan worden er voor die gebruiker geen agenda-afspraken getoond.
De koppeling met je Outlook-agenda instellen
Stel de koppeling als volgt in:
- Ga naar Instellingen > Geconnecteerde applicaties.
- Zoek de koppeling voor je Outlook-agenda.
- Klik op de kaart op Connect.
- Meld je aan met je Microsoft-account en geef toestemming. AdminPulse vraagt toestemming om je agenda te lezen, je aangemeld te houden en je basisprofiel en e-mailadres te gebruiken. Je verleent alleen leesrechten voor je agenda.
- Na de bevestiging keer je automatisch terug naar AdminPulse.
👉 De koppeling verloopt via het aanmeldings- en toestemmingsscherm van Microsoft. Er is geen aparte test- of bewaarknop. Zodra je toestemming hebt gegeven, is de koppeling actief.
Je afspraken in de weekplanner bekijken
Zodra de koppeling actief is, verschijnen je agenda-afspraken automatisch in je weekplanner op de dag waarop ze plaatsvinden.
De afspraken worden aangeduid met een agenda-icoon en gesorteerd op begintijd. Per afspraak toont de weekplanner:
- het onderwerp van de afspraak;
- het begin- en einduur, of Hele dag voor een afspraak die de volledige dag duurt;
- de status van de afspraak:
- Bezet krijgt de standaardweergave;
- Beschikbaar wordt iets lichter grijs weergegeven;
- Afwezig krijgt een lila achtergrond,
- Voorlopig: weergave in geel;
- Elders werkzaam: weergave in groen.
Je afspraken zijn alleen zichtbaar in je eigen weekplanner. Bekijk je de weekplanner van een collega, dan zie je diens agenda-afspraken niet.
💡 De eerste keer dat je de weekplanner op een dag opent, kan het laden van de agenda-afspraken enkele seconden langer duren.
Wat als de verbinding niet meer werkt?
De verbinding met je Outlook-agenda kan verlopen, bijvoorbeeld wanneer de toegang is ingetrokken of vervallen. Je afspraken verschijnen dan niet meer in de weekplanner en je krijgt de volgende melding: Er is een probleem met uw agendaverbinding. Maak opnieuw verbinding.
Herstel de verbinding als volgt:
- Ga naar Instellingen > Geconnecteerde applicaties.
- Zoek de koppeling voor je Outlook-agenda en klik opnieuw op Connect.
💡 Goed om te lezen
Lees ook deze artikels voor meer uitleg over capaciteitsplanning en de weekplanner: