Met capaciteitsplanning zie je naast de budgeturen ook de geplande duur van een opdracht. De budgeturen vul je zelf in. De geplande duur berekent AdminPulse op basis van de taakplanningen van de opdracht.
Zo zie je of je planning binnen je budget past. Staat er bijvoorbeeld een budget van 40 uur tegenover een geplande duur van 62 uur? Dan plan je 22 uur meer dan je hebt gebudgetteerd en kan je het budget of de taakplanning bijsturen.
In dit artikel lees je waar je het budget met de geplande duur vergelijkt, wat een positieve of negatieve afwijking betekent en hoe je geplande uren als budgeturen gebruikt.
👉 De functies in dit artikel zijn alleen beschikbaar als je kantoor de module capaciteitsplanning gebruikt. Wil je de module gebruiken? Geef je interesse door via de pagina over capaciteitsplanning.
Wat is het verschil tussen budget, registraties en geplande duur?
Je vergelijkt drie soorten informatie:
- het budget: de bedragen en uren die je voor de opdracht hebt voorzien;
- de registraties: de bedragen en uren die al zijn geregistreerd;
- de geplande duur: de uren die je volgens de taakplanningen voor de opdracht nodig hebt.
Door deze waarden naast elkaar te zetten, zie je of het budget past bij het werk dat je plant. Je herkent ook opdrachten waarvoor al werk gepland staat, maar nog geen budget is ingesteld.
Meer uitleg over de geplande duur en de instellingen die het resultaat beïnvloeden vind je in Capaciteitsplanning optimaal benutten: concepten, configuratie en tips.
Waar vergelijk je het budget met de geplande duur?
Je vindt de geplande duur in het scherm Budgetten en op twee plaatsen in het relatiedossier.
Alle opdrachten vergelijken in het scherm Budgetten
Ga naar Relatiedossiers > Budgetten.
Het totale budget binnen je filters bekijken
Bovenaan het scherm Budgetten zie je twee overzichtscijfers: Totaal budget (bedrag) en Totaal budget (uren). Zo zie je hoeveel budget er in totaal is voorzien voor de opdrachten die aan je actieve filters voldoen.
Budgeturen en geplande duur per opdracht vergelijken
Met twee extra kolommen vergelijk je het budget met de planning:
- Geplande duur (uren): de geplande duur van de opdracht in het jaar van de budgetlijn. Deze kolom staat standaard aan.
- Afwijking % (budget vs. geplande duur): het procentuele verschil tussen de budgeturen en de geplande duur. Voeg deze kolom toe via Kolommen aanpassen.
Wat betekent de procentuele afwijking?
AdminPulse neemt de geplande duur als referentie en berekent hoeveel procent de budgeturen daarvan afwijken:
(budgeturen ÷ geplande duur - 1) × 100
- Een positief percentage betekent dat de budgeturen hoger liggen dan de geplande duur.
- Een negatief percentage betekent dat de budgeturen lager liggen dan de geplande duur.
Een budget van 10 uur en een geplande duur van 8 uur geeft +25%. Een budget van 8 uur en een geplande duur van 10 uur geeft -20%.
Zijn het budget en de geplande duur gelijk? Dan toont AdminPulse een streepje. Ontbreekt een van beide waarden of is die gelijk aan nul? Dan blijft de cel leeg.
💡 Een negatieve afwijking is geen fout. Ze geeft aan dat je meer uren plant dan je hebt gebudgetteerd.
De voortgang volgen in de grafiek
In de grafiek naast Gebruikt % (uren) zie je hoe de geregistreerde uren zich verhouden tot het budget en de geplande duur:
- blauw: de geregistreerde uren per maand;
- oranje: de budgetlijn;
- paars: de lijn van de geplande duur.
Zo zie je tijdens het jaar hoeveel uren al geregistreerd zijn ten opzichte van je budget en planning.
Klik op de grafiek om ze vergroot te openen. Zijn het budget en de geplande duur gelijk? Dan vallen de lijnen samen onder het label Budget en geplande duur zijn gelijk.
De geplande duur per jaar bekijken in het relatiedossier
In het relatiedossier bekijk je de geplande duur op twee plaatsen:
- Via Taakbeheer > Taakplanning bekijk je bij Geplande duur per jaar de geplande duur voor een volledig kalenderjaar.
- Via Facturatie > Facturatieplanning > weegschaal-icoon zie je in de kolom Geplande uren de geplande duur naast het budget en de geregistreerde uren van elk weergegeven jaar.
De waarde bij Geplande duur per jaar gaat uit van een volledig jaar. Geplande uren houdt rekening met de start- en einddatum van de taakplanning in dat jaar. Daardoor kunnen beide waarden verschillen.
💡 Geplande uren in het relatiedossier en Geplande duur (uren) in het scherm Budgetten verwijzen naar dezelfde berekende waarde.
Budgeturen instellen op basis van de geplande duur
Komt de geplande duur overeen met het budget dat je wil instellen? Gebruik dan een globale actie om de geplande uren voor meerdere opdrachten als budgeturen over te nemen.
- Ga naar Relatiedossiers > Budgetten.
- Kies bij Jaar het budgetjaar.
- Filter en selecteer de opdrachten die je wil bijwerken.
- Klik op Globale acties > Budget (uren) aanpassen.
- Kies bij Methode de optie Geplande uren gebruiken als budgeturen.
- Zet Bestaand budget overschrijven, indien aanwezig aan als je bestaande budgeturen wil vervangen. Deze optie staat standaard uit.
- Klik op Ok.
AdminPulse maakt een budgetlijn aan als er nog geen bestaat en er geplande uren beschikbaar zijn. Bestaat er al een budgetlijn zonder budgeturen? Dan vult AdminPulse die aan. Ingevulde budgeturen worden alleen vervangen als je overschrijven aanzet.
👉 Controleer je selectie voordat je de actie bevestigt. Staat overschrijven aan en heeft een opdracht geen geplande duur? Dan wist AdminPulse de bestaande budgeturen. Als er ook geen budgetbedrag is, wordt de volledige budgetlijn verwijderd.
AdminPulse verwerkt de actie op de achtergrond. Het overzicht wordt automatisch vernieuwd zodra de verwerking klaar is.
💡 De overgenomen budgeturen zijn een momentopname. Wijzig je later de taakplanning, dan past AdminPulse het budget niet automatisch aan. Voer de globale actie opnieuw uit om de budgeturen opnieuw met de planning gelijk te zetten.
💡 Goed om te lezen
Dit artikel maakt deel uit van de reeks over capaciteitsplanning. Gebruik de artikels hieronder om stap voor stap meer inzicht te krijgen in de module.
- Start hier
- Werklastbeheer
- Voortgangsmonitoring
- Kortetermijnplanning
- Capaciteitsplanning in taakschermen
- Budgetten en begrippen