|
Met taskflow instellingen kan je ervoor zorgen dat wanneer een document door AdminPulse herkend wordt en het eventueel getekend is, bepaalde acties automatisch uitgevoerd worden
|
1. Algemeen: hoe werkt taskflow?
Om taskflow correct in te stellen is het belangrijk te begrijpen hoe dit werkt.
- Start gebeurtenis: dit is steeds de herkenning van een document, of het uitlezen van een bepaald gegeven uit een document.
- Document moet ondertekend zijn: vink deze instelling aan als de (deel)taak pas van status mag gewijzigd worden als het document getekend is
- De taak: je bepaalt van welke (deel)taak het status aangepast moet worden als de gebeurtenis (1) plaatsvindt. Bijkomend kan de (deel)taak gemarkeerd worden als "geblokkeerd" of "niet van toepassing". Je kan er ook voor kiezen om de status niet te veranderen.
-
De referentiedatum: op basis van de referentiedatum van het herkende document zal een zoekbereik worden gedefinieerd:
- BTW en Intracom- aangiftes: de referentiedatum is de laatste dag van de periode waarop het document slaat.
- BTW klantenlisting: de referentiedatum is de laatste dag van het kalenderjaar waarop de listing slaat.
- Vennootschapsbelasting: de referentiedatum is de laatste dag van het boekjaar waarop de belasting slaat.
- Personenbelasting: de referentiedatum is de laatste dag van van de belastbare periode.
- Begin- en einde van het zoekgebied: je bepaalt een zoekgebied op basis van de referentiedatum van het herkende document. AdminPulse gaat op zoek naar een taak waarvan de deadline in dit zoekgebied valt. Is de documentdatum bvb 30/06 en je taak kan deadline hebben van juni tot augustus, dan zet je bij Begin zoekgebied "30" (dus NIET "-30") en bij Einde zoekgebied "62'.
Als een bestand wordt opgeladen en herkend wordt, zal AdminPulse dus op zoek gaan naar een taak van het type dat aangegeven in de taskflow-instellingen, en als deze gevonden wordt met een deadline die in het gedefinieerde zoekgebied valt, zal de status van deze taak worden aangepast.
Noot : Indien enkel de hoofdtaak werd gekozen en geen deeltaak; dan zal de taskflow de status van alle deeltaken die nog te doen zijn aanpassen naar de gekozen status.
2. Link tussen document en taak
Wanneer bij het herkennen van een document een taskflow instelling succesvol wordt uitgevoerd, wordt de status van de taak aangepast.
Het document is vanaf nu aan de betreffende taak gelinkt:
Doordat het document en de taak gelinkt zijn, kan je het document automatisch vanuit een taak mailen naar de klant, door het documenttype toe te voegen aan het e-mailsjabloon. (hoe je dit doet: Vaste bijlage toevoegen aan factuur e-mail)
3. Aanbevolen instellingen
Het zoekbereik is heel belangrijk. Het moet groot genoeg zijn zodat de juiste taak gevonden wordt, maar als het té groot is, zou zomaar de taak van de volgende periode gevonden en aangepast kunnen worden.
Daarom deze aanbevelingen:
| Begin zoekgebied | Einde zoekgebied | |
| BTW-aangifte: alles wat met de BTW-aangifte te maken heeft | 0 | 30 |
| BTW-listing | 0 | 350 |
| Alle andere | 0 | 350 |
|
Klik op "Toevoegen". Er opent zich dan een venster waarin je bovenaan eerst de Taskflow actie kiest, om dan de bijhorende instellingen in te vullen. Daarna klik je op OK om de instelling op te slaan. Vanaf nu zal de actie uitgevoerd worden. |
4. Voorbeelden
Hieronder een aantal voorbeelden van taskflow acties die je zou kunnen instellen. Deze voorbeelden zijn gebaseerd op de taaksjablonen zoals ze bij de opstart meegeleverd worden. Aangezien in AdminPulse de taaksjablonen naar wens kunnen gewijzigd worden, kan het zijn dat je andere taken of deeltaken moet kiezen.
4.1 Taak op klaar zetten na inlezen BTW-ontvangstbewijs
Om een taak af te vinken als een BTW-ontvangstbewijs werd ingeladen, kan je een instelling toevoegen zoals hieronder.
- Start gebeurtenis 'BTW-ontvangstbewijs herkend', want deze actie mag voor elk ontvangstbewijs uitgevoerd worden.
- Hoofdtaak en de deeltaak en de nieuwe status. In dit geval kiezen we ervoor dat de deeltaak 'BTW indienen' van de hoofdtaak 'BTW-aangifte' op klaar te zetten.
- Begin zoekgebied: er wordt gezocht naar een taak vanaf de referentiedatum
- Einde zoekgebied: er wordt gezocht in een gebied van 30 dagen vanaf de referentiedatum
Als je nog een andere deeltaak wil laten verzetten, voeg je nog een taskflow instelling toe met dezelfde "start gebeurtenis".
4.2 Intracom aangifte op niet van toepassing zetten
AdminPulse kan uit de bedragen in de roosters van het BTW-ontvangstbewijs afleiden of er een intracom aangifte gedaan moet worden en op basis daarvan een taak van status veranderen.
- voor de dossiers waarvoor geen intracom aangifte nodig is
- de deeltaak 'Intracom aangifte' op klaar te zetten
- én als niet van toepassing te markeren (zo zie je het verschil met relaties waarvoor de taak gewoon is uitgevoerd). 'Niet van toepassing' wordt aangegeven door de naam van de taak te doorstrepen.
4.3 BTW saldo invullen
Met deze instelling kan je het invulveld voor BTW-saldo automatisch laten invullen met het bedrag dat uitgelezen wordt uit het BTW-ontvangstbewijs. Je kiest daarvoor de taskflow actie 'Invullen BTW-saldo'.