Automatiseren van taakplanning – AdminPulse

Inhoud

Inleiding

Automatiseren van taakplanning kan je in AdminPulse door in het relatiedossier een taaksjabloon te koppelen aan een planningsschema. Volgens dat schema zal AdminPulse dan de taken aan het taakbord toevoegen. Een taak die ook op het taakbord staat, noemen we ook ‘een geplande taak’. Het toevoegen gebeurt ’s nachts, heel vroeg op de planningsdag.

Taakplanning instellen

Een taakplanning toevoegen kan je in de sectie Taakbeheer/Taakplanning van het relatiedossier. Je kan kiezen uit twee opties om van start te gaan:

1) Gebruikelijke taakschema’s toevoegen

Met deze optie open je onmiddellijk een lijst van taken die typisch is voor dit type relatie. Je kan gemakkelijk taken verwijderen of een ander taakschema kiezen voor je de planning opslaat.

2) Een specifiek taakschema toevoegen

Met deze knop open je een dialoogvenster waarin je een planning voor één taak per keer instelt.

Overzicht van de parameters:

Taaksjabloon: de taak die je automatisch wil laten plannen. Zie Taaksjablonen.
Schema: de lijst van planningsdata en deadlines. Enkel schema’s met dezelfde context als die van de taak komen voor in de lijst. Het heeft namelijk geen zin om een andere taak dan BTW-aangifte te koppelen aan de deadlines van de BTW-aangifte. Maar voor BTW kan je wel kiezen tussen een schema voor kwartaalaangifte en maandelijks. Zie Planningsschema’s.
Start planning: taken zullen aangemaakt worden met een deadline vanaf deze datum. Met dit veld kan je dus een taakplanning nu al instellen, maar pas later laten ingaan. Of je kan ook nog taken voor in het verleden laten aanmaken (tot een jaar terug).
Einde planning: met dit veld kan je op voorhand aangeven wanneer het automatisch plannen moet stoppen.
Deadline : Bepaalde schema's verwachten een deadline specifiek voor de desbetreffende relatie (bijvoorbeeld een win-win lening planning)

Opmerking: voeg je een nieuw planningsschema toe op de dag van vandaag, dan zal meteen de volgende planningslijn ingepland worden.

Opmerking: is de planningsdatum bijvoorbeeld 01/02 dan zal de taak de in de nacht van 31/01 op 01/02 aangemaakt worden. Op 01/02 's morgens is deze taak dus gecreëerd door AdminPulse.

Beheer taakplanning

Na het instellen zie je de sectie Taakbeheer/Taakplanning van het relatiedossier zie je overzicht van de taken waarvoor het plannen geautomatiseerd is.

Je kan hier een einddatum ingeven of via de actieknoppen

Een planning verwijderen
Het planningsschema raadplegen
De volgende planningslijn al laten uitvoeren: dan wordt de volgende iteratie van die taak meteen op het taakbord geplaatst.
De geplande taak raadplegen op het taakbord

AdminPulse plant de taken volgens het planningsschema. Taken verschijnen dus pas op het taakbord op hun planningsdatum. Als je een taak toch al eerder op het taakbord wil kan dat dus met de derde actieknop.

Tip: Om voor sommige taken de deadline correct te berekenen moeten de parameters ‘Eind fiscaal jaar’ en ‘Volgende algemene vergadering’ correct ingevuld zijn. (In het relatiedossier, sectie Accountants info.)