Inleiding
In AdminPulse kan je de inhoud en vorm van je factuur volledig aanpassen aan je eigen wensen. Dit doe je door een factuursjabloon te bewerken.
Standaard zitten er 2 sjablonen voor facturen bij AdminPulse, een met factuurlijnen en een met enkel een omschrijving en totalen. Daarnaast is er een sjabloon voor creditnota’s en twee voor de factuurdetails. Je vindt ze onder Instellingen > Factuursjablonen.
Bij de sjablonen van het type Factuurdetail zie je dat de volgorde waarin de registraties getoond moeten worden op twee manieren kan: gesorteerd per item of gesorteerd per datum.
Een factuursjabloon is een Word-document met invulvelden waarin de gegevens van de factuur worden ingevuld. Elk factuursjabloon heeft een naam, een type (factuur, creditnota of detail) en een taal. Aan het groene vinkje zie je of een sjabloon geactiveerd is.
Je kan vijf acties uitvoeren op een sjabloon:
- Downloaden
- Activeren
- Vervangen
- Verwijderen
- Voorbeeld tonen
Het is enkel het actieve sjabloon dat gebruikt zal worden voor het aanmaken van facturen. Je activeert een sjabloon door in de kolom acties op het vinkje te klikken.
Aangezien een sjabloon voor één taal gebruikt wordt, moet er dus voor elke taal waarin je factureert een sjabloon actief staan. Als er voor de taal waarin een factuur gemaakt zal worden geen sjabloon actief is, zal je bij het factuurvoorstel een foutmelding krijgen:
Via de plus knop kan je een nieuw sjabloon toevoegen. Via de knop ‘Invulvelden’ kan je een lijst downloaden van alle beschikbare invulvelden.
Factuursjablonen downloaden, toevoegen en vervangen.
Om een sjabloon aan te passen moet je het eerst downloaden.
Nadat je het hebt opgeslagen op je pc kan je het openen in Word en helemaal aanpassen aan jouw wensen.
- Je kan betalingsvoorwaarden toevoegen
- Eventuele layout aanpassingen (logo, teksten) doorvoeren
- Extra rekening nummers opnemen in het sjabloon
Nadat je het document hebt aangepast kan je het toevoegen als een nieuw sjabloon met de plus knop onderaan:
In de modal die dan opent geef je een naam op voor je sjabloon, een taal en type. Tenslotte kies je het bewerkte bestand om te uploaden.
Je kan ook een bestaand sjabloon vervangen door een nieuwe versie, door op de twee pijltjes te klikken bij de acties:
Je upload zal dan het bestaande sjabloon overschrijven.
Tip: We raden aan om de standaard sjablonen van AdminPulse te bewaren als voorbeeld. Nadat je een sjabloon bewerkt en opgeslagen hebt, voeg je het dus beter toe dan een standaard sjabloon te vervangen.
Om je aangepast sjabloon te gebruiken voor de facturatie moet je het dan nog activeren, zoals hierboven beschreven. Voor je je facturen dan nummert, kan je best eens een voorbeeldafbeelding bekijken vanuit een factuurvoorstel.
Factuursjabloon bewerken
In principe kan je je eigen factuursjabloon helemaal van nul opbouwen. Via de knop ‘Invulvelden’ onderaan rechts kan je een lijst downloaden van alle beschikbare invulvelden met een korte omschrijving. Je kan een invulveld dan uit deze lijst kopiëren en in een ander document plakken. Maar een bestaand sjabloon aanpassen is de snellere manier van werken.
Een factuursjabloon is een Word document met zulke invulvelden. Als AdminPulse een factuur maakt, worden eerst de invulvelden van het actieve sjabloon door de juiste gegevens vervangen. Daarna wordt er een .pdf bestand gecreëerd op basis van het ingevulde sjabloon.
Vaste tekst, afbeeldingen en stijlelementen die je in het Word-document plaatst komen zo op de factuur terecht. De omzetting naar .pdf kent wel een paar beperkingen: zo worden bijvoorbeeld sommige lettertypes vereenvoudigd bij de omzetting. Maar de meeste stijlen die Word kent komen op de .pdf terecht. En stijlen die je instelt op een invulveld worden toegepast op de data die het invulveld vervangt. Als je bijvoorbeeld {InvoiceNumber} in het vet en in het groen zet, zal het factuurnummer in vet en groen op je factuur terecht komen. Voorbeelden van stijlen zijn lettertype, lettergrootte, tekstkleur, achtergrondkleur, enz… Zo kan je de lay-out van je facturen volledig zelf bepalen.
Een speciaal geval zijn de elementen die herhaald worden, zoals de factuurlijnen. De invulvelden die samen een factuurlijn gaan uitmaken zullen even vaak herhaald moeten worden als er factuurlijnen op de factuur staan, terwijl je niet op voorhand weet hoe vaak dat zal zijn. Daarvoor bestaan velden met ‘BeginGroup’ en ‘EndGroup’. Invulvelden die herhaald moeten worden moeten tussen zo’n begin- en eindveld staan. Hieronder zie je bijvoorbeeld een tabel voor de factuurlijnen.
In de eerste cel komt de omschrijving {Description}, dan het aantal {Quantity}, en zo verder tot in de laatste cel het totaal excl. {BaseAmount}. Omdat al deze elementen herhaald moeten worden voor elke factuurlijn wordt er vlak voor {BeginGroup:InvoiceLines} geplakt en vlak erna {EndGroup:InvoiceLines}. Zo zal er voor elke factuurlijn een rij in de tabel bijkomen.
Een volledige lijst met de invulvelden vindt u terug bij de bijlages van dit artikel.
Opgelet: is jouw account gemaakt na 12/04/2021? Gebruik dan de nieuwe versie van het document.
Voorbeeldweergave
Klik op het oogje om een factuurvoorbeeld te tonen.
Voorbeeld sjablonen
U kan gebruik maken van onze voorbeeldsjablonen om bepaalde layouts over te nemen in jou eigen sjablonen. Je kan hiervan online een voorbeeld zien, maar via de download knop kan u eenvoudig de layout overnemen in je eigen word sjabloon via copy/paste.
Fout bij het opladen van het factuursjabloon
Als je een foutmelding ontvangt bij het opladen van een sjabloon omdat deze nog invulvelden met vishaakjes '« »' bevat zal je onderstaande stappen moeten uitvoeren zodanig dat je het sjabloon alsnog kunt opladen.
We raden aan om alle lay-outs over te zetten naar invulvelden met accolades '{ }' en de veldcodes te verwijderen.
Dit kan je doen aan de hand van volgende stappen:
1) Klik op je toetsenbord de combinatie CTRL+A om het gehele document te selecteren.
2) Druk dan op CTRL+SHIFT+F9 op uw toetsenbord. Hierdoor worden de veldcodes verwijderd en vervangen door de tekst die ze bevatten.
3) Vervolgens via 'zoeken en vervangen' kan je de vishaakjes door accolades vervangen.
Makkelijkste manier is hier om het vishaakje uit de tekst even te kopiëren en dan via vervangen deze te vervangen naar een accolade. 
Hoe merk je dat een invulveld een veldcode bevat?
Door op het invulveld (1 keer) te klikken zal deze een grijze achtergrond hebben en dien je bovenstaande stappen uit te voeren. 