eStox is een beveiligd digitaal effectenregister, aangeboden door notarissen, accountants en belastingadviseurs. Meer informatie vind je op https://www.estox.be.

Met de eStox-integratie kan AdminPulse gegevens uitwisselen met eStox. Je kan relaties in beide richtingen aanmaken en updates vanuit eStox ophalen in AdminPulse.

In dit artikel lees je wat de eStox-integratie doet, wat je nodig hebt om de connectie in te stellen, hoe de synchronisatie werkt en welke gegevens tussen AdminPulse en eStox worden uitgewisseld.

Wat doet de eStox-integratie?

Met de eStox-integratie kan je AdminPulse en eStox met elkaar verbinden voor het beheer van digitale aandelenregisters.

Met deze connectie kan je:

een bestaande relatie vanuit AdminPulse aanmaken in eStox;
een bestaande eStox-relatie overnemen in AdminPulse;
aandeelhouders automatisch aanmaken en linken aan een relatie in AdminPulse;
wijzigingen uit eStox automatisch of manueel ophalen in AdminPulse;
kapitaalgegevens, aandelengegevens en aandeelhoudersgegevens bijwerken op basis van eStox;
afhankelijk van je UBO-instelling de datum van het UBO-register laten aanpassen.

👉 AdminPulse stuurt gegevens naar eStox om een vennootschap in eStox te registreren. Deze richting wordt niet gebruikt om latere updates vanuit AdminPulse naar eStox door te sturen.

Wat heb je nodig voor deze connectie?

Voor je de eStox-connectie instelt, controleer je best of deze gegevens en rechten beschikbaar zijn:

toegang tot de eStox-omgeving;
een eStox-account waarmee je AdminPulse toegang kan geven;
je ITAA-account om de connectie te authenticeren;
toegang tot Instellingen > Geconnecteerde applicaties in AdminPulse;
beheerrechten in AdminPulse als je de automatische synchronisatie voor het kantoor wil in- of uitschakelen.

👉 De eStox-connectie moet per gebruiker worden ingesteld.

👉 Heb je meerdere eStox-accounts? Gebruik dan altijd je eStox-account met btw-nummer.

De eStox-connectie instellen

Je stelt de eStox-connectie in twee stappen in. Eerst geef je AdminPulse toegang in eStox. Daarna authenticeer je de connectie in AdminPulse via Admin-Connect.

Stap 1: AdminPulse toegang geven in eStox

Voor je de connectie in AdminPulse kan opzetten, moet je in de eStox-omgeving toegang verlenen aan AdminPulse.

Ga in eStox naar het integratie-overzicht.
Zoek de AdminPulse-integratie.
Activeer de toegang voor AdminPulse.

Stap 2: De connectie authenticeren in AdminPulse

Daarna activeer je de connectie in AdminPulse via Instellingen > Geconnecteerde applicaties.

Ga in AdminPulse naar Instellingen > Geconnecteerde applicaties.
Klik bij eStox op Connect.
Klik op de Admin-Connect-pagina op Authenticate.
Meld je aan met je ITAA-account.
Kies of AdminPulse wijzigingen uit eStox automatisch mag synchroniseren. Deze optie is alleen zichtbaar als je de juiste beheerrechten hebt.
Klik op Save.

Na de melding dat de configuratie is opgeslagen, mag je het scherm sluiten.

Gegevens synchroniseren vanuit eStox

AdminPulse kan wijzigingen uit eStox automatisch ophalen. Dat gebeurt op twee manieren:

Onmiddellijk, wanneer er in eStox een aandelentransactie gebeurt.
Via een nachtelijke controle.

Voorwaarden voor synchronisatie

AdminPulse kan gegevens uit eStox ophalen als de relatie correct gekoppeld is aan eStox.

Voor de nachtelijke synchronisatie moet het veld Aandelenregister op Digitaal – eStox staan. Je vindt dit veld in het relatiedossier onder Legaal > Aandelen.

Deze waarde wordt automatisch ingesteld wanneer je:

de vennootschap vanuit AdminPulse aanmaakt in eStox;
voor de eerste keer Informatie ophalen uit eStox gebruikt voor die relatie.

👉 Neem je een relatie over via Relatiedossiers > Nieuwe relatie en kies je daar voor eStox? Gebruik daarna eenmalig Informatie ophalen uit eStox. Zo wordt de relatie meegenomen in de nachtelijke synchronisatie.

Automatische synchronisatie uitschakelen

Op de Admin-Connect-pagina kan je bepalen of AdminPulse wijzigingen uit eStox automatisch mag ophalen. Dat doe je met de optie Synchronize changes from eStox back to AdminPulse (this might result in metadata being lost).

👉 Schakel je deze optie uit? Dan worden wijzigingen in eStox niet automatisch opgehaald in AdminPulse. Dat geldt zowel voor onmiddellijke updates als voor de nachtelijke synchronisatie.

Je kiest er dan bewust voor om alle updates zelf manueel op te halen.

👉 Deze instelling geldt voor het volledige kantoor en is alleen zichtbaar en aanpasbaar voor gebruikers met de juiste beheerrechten.

Manueel gegevens ophalen uit eStox

Wil je gegevens uit eStox manueel laten bijwerken in AdminPulse? Gebruik dan Informatie ophalen uit eStox.

Je kan deze actie op twee plaatsen uitvoeren:

in het relatiedossier onder Legaal > Aandelen;
in het relatielint via Meer acties.

Gebruik dit vooral voor gegevens die AdminPulse uit eStox overneemt, zoals de aandelenstructuur, kapitaalgegevens of aandeelhoudersgegevens.

👉 De naam en het adres van een bestaande relatie worden niet overschreven wanneer je gegevens uit eStox ophaalt.

Relaties aanmaken en overnemen

Je kan een bestaande relatie vanuit AdminPulse aanmaken in eStox. Omgekeerd kan je ook een bestaande eStox-relatie overnemen in AdminPulse.

Een relatie vanuit AdminPulse aanmaken in eStox

Je kan een bestaande relatie vanuit AdminPulse naar eStox sturen via de sectie Legaal > Aandelen in het relatiedossier.

Open het relatiedossier.
Ga naar Legaal > Aandelen.
Klik op XYZ aanmaken in eStox.

👉 Deze knop verschijnt alleen wanneer het veld Aandelenregister leeg is of op Digitaal – eStox staat. Bij een papieren register verschijnt de knop niet.

💡 Zorg dat onderstaande gegevens correct ingevuld zijn vóór je een vennootschap aanmaakt in eStox. Anders kan het aanmaken niet doorgaan.

Maatschappelijke zetel (adres)
Datum oprichting
Totaal aantal aandelen
Kapitaal of inbreng
Een geldige, actuele rechtsvorm. Oude of ongeldige rechtsvormen worden geweigerd.
Voor elke aandeelhouder: een adres
Voor natuurlijke personen: indien ingevuld, een rijksregisternummer van 11 cijfers
Voor elke aandelenlijn: een eigendomsrecht en een aantal aandelen groter dan 0

Na het verzenden vul je de relatie verder aan in eStox door de conceptrelatie te bewerken.

Een relatie vanuit eStox overnemen in AdminPulse

Wil je een bestaande eStox-relatie overnemen in AdminPulse?

Ga naar Relatiedossiers > Nieuwe relatie.
Kies om een relatie toe te voegen vanuit eStox.
Vul het ondernemingsnummer in.
Klik op Opslaan.

💡 Aandeelhouders worden automatisch aangemaakt en gelinkt aan de relatie.

Welke gegevens worden uitgewisseld?

De eStox-connectie wisselt gegevens uit in twee richtingen. Welke gegevens worden doorgestuurd of bijgewerkt, hangt af van de richting van de uitwisseling.

Van AdminPulse naar eStox

AdminPulse stuurt onderstaande gegevens alleen door om een vennootschap in eStox te registreren. Deze richting wordt niet gebruikt om updates door te sturen.

Gegevens van de vennootschap:

Naam
Ondernemingsnummer
Rechtsvorm
Commerciële naam
Adres
Taal
RPR
Totaal aantal aandelen
Datum oprichting
Inbreng of (geplaatst) kapitaal

Gegevens van aandeelhouders:

Naam aandeelhouder
Rijksregisternummer of ondernemingsnummer
Adres
Geboortedatum
Eigendomsrechten
Aantal aandelen/stemrechten
Categorie

Van eStox naar AdminPulse

Bij wijzigingen in eStox werkt AdminPulse de aandeelhoudersstructuur bij. Het gaat om onderstaande aandeelhoudersgegevens:

Naam aandeelhouder
Rijksregisternummer of ondernemingsnummer
Geboortedatum
Eigendomsrechten
Aantal aandelen/stemrechten
Aandeelhoudersgroep
Categorie

Daarnaast worden ook het kapitaal / de inbreng en het volstort kapitaal van de vennootschap bijgewerkt.

Afhankelijk van je UBO-instelling wordt ook de datum van het UBO-register aangepast. Meer informatie daarover vind je in Hoe werkt de link met het UBO-register?.

Beperkingen en aandachtspunten

Hou rekening met deze aandachtspunten wanneer je de eStox-integratie gebruikt:

De eStox-connectie wordt per gebruiker ingesteld.
De instelling voor automatische synchronisatie geldt voor het volledige kantoor.
AdminPulse stuurt gegevens naar eStox om een vennootschap te registreren, maar gebruikt deze richting niet voor latere updates.
De naam en het adres van een bestaande relatie worden niet overschreven wanneer je gegevens uit eStox ophaalt.
Adresgegevens uit eStox worden niet langer overgenomen, omdat deze in eStox niet altijd up-to-date zijn.
Als je automatische synchronisatie uitschakelt, moet je updates uit eStox zelf manueel ophalen.

Veelgestelde vragen over eStox

Hoe werkt de link met het UBO-register?

In eStox kan je instellen of het UBO-register automatisch mag worden geüpdatet.

In AdminPulse stel je dit in het relatiedossier in via de sectie UBO. Zet het veld Manier van berekening op De berekening gebeurt elders.

Wanneer je daarna informatie ophaalt uit eStox, wordt de Datum ingave toestand in het register automatisch aangepast.

eStox kan ook automatisch de jaarlijkse herbevestiging doen. Nadat eStox deze herbevestiging heeft uitgevoerd, past AdminPulse de Datum ingave toestand in het register aan.

Staat Manier van berekening nog op De berekening gebeurt door AdminPulse en heb je in AdminPulse nog geen enkele UBO-berekening gemaakt? Dan schakelt AdminPulse dit bij het ophalen uit eStox automatisch om naar De berekening gebeurt elders en vult het de Datum ingave toestand in het register in. Je hoeft de instelling dan niet zelf aan te passen.

Heb je in AdminPulse wél al UBO-berekeningen gemaakt, dan blijft de instelling op De berekening gebeurt door AdminPulse staan en wordt de eStox-datum niet overgenomen.

Waarom worden niet alle aandeelhouders overgenomen?

Worden niet alle aandeelhouders overgenomen in AdminPulse? Dan kan het zijn dat de aandeelhouder in eStox als Begunstigde werd ingesteld. Deze aandeelhouders worden niet overgenomen door AdminPulse.

Pas in eStox het veld Soort effectenhouder aan naar Standaard account.

Ga naar de pagina Effectenhouders van het register.
Klik op de betreffende aandeelhouder.
Pas in de zijbalk het veld Soort effectenhouder aan naar Standaard account.

Wordt het adres uit eStox overgenomen?

Nee. Bij het ophalen van gegevens uit eStox worden adresgegevens niet langer overgenomen, omdat deze in eStox niet altijd up-to-date zijn.

Hoe zie je welke klanten eStox gebruiken?

Via Relatiedossiers > Relaties kan je de filter Aandelenregister toepassen en kiezen voor Digitaal – eStox. Zo krijg je een overzicht van alle klanten die een digitaal aandelenregister via eStox gebruiken.

Waar kan je terecht met specifieke eStox-vragen?

Voor specifieke vragen over eStox kan je contact opnemen met de ITAA-servicedesk via servicedesk@itaa.be of via 02 221 10 00.

Gerelateerd aan