Vervaldag van facturen instellen

Een correcte vervaldatum helpt je om tijdige betalingen van klanten te stimuleren en efficiënt herinneringen te versturen.

In AdminPulse stel je eenvoudig een standaard vervaldatum in, en kan je, indien nodig, uitzonderingen maken per relatie of per opdracht. In dit artikel ontdek je hoe je dit doet en hoe je facturen opvolgt op basis van de vervaldag.

Standaard vervaldag instellen

De vervaldatum van een factuur wordt standaard bepaald aan de hand van twee instellingen, die je configureert via: Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instelling

Deze twee instellingen werken samen:

• Vervaldag type
• Aantal dagen tot vervaldag

Vervaldag type bepalen

Met de optie 'Standaard vervaldag type' bepaal je op welke manier AdminPulse de vervaldatum berekent. Er zijn drie mogelijkheden:

• Aantal dagen na factuurdatum
  Voorbeeld: factuurdatum = 1 januari & aantal dagen = 30 → vervaldatum = 31 januari
• Aantal dagen na het einde van de maand 
  Voorbeeld: factuurdatum = 1 januari & aantal dagen = 20 → vervaldatum = 20 februari
• Eind volgende maand
  Voorbeeld: factuurdatum = 1 januari → vervaldatum = 28 of 29 februari 

💡 Kies een type dat past bij je betaalvoorwaarden. 

Aantal dagen tot vervaldag bepalen

'Standaard aantal dagen voor vervaldag' bepaalt het aantal dagen dat AdminPulse gebruikt bij het berekenen van de vervaldatum, afhankelijk van het gekozen vervaldag type. 

Het aantal dagen is van toepassing bij deze twee vervaldag types:

• Aantal dagen na factuurdatum: de vervaldatum wordt berekend vanaf de factuurdatum.
• Aantal dagen na het einde van de maand: de vervaldatum wordt berekend vanaf de laatste dag van de maand waarin de factuurdatum valt.

Bij het type 'Eind volgende maand' speelt het aantal dagen geen rol. AdminPulse selecteert automatisch de laatste dag van de volgende maand als vervaldatum.

👉 Kies dit aantal in overeenstemming met je betaalvoorwaarden, zoals 30 of 60 dagen.

Uitzonderingen op vervaldatum instellen

Soms hoef je voor een specifieke klant, of zelfs voor slechts één opdracht, een andere betaaltermijn instellen. Dat stel je rechtstreeks in bij de relatie.

Uitzondering per relatie

Zo pas je een afwijkend vervaldag type toe bij één specifieke relatie:

1. Ga naar: Relatiefiche > sectie Facturatie > blok Factuurgegevens en instellingen > veld: Vervaldag
2. Kies daar een van de drie vervaldag types.
   Standaard staat dit op 'Gebruik de algemene instellingen’, maar je kan hier een specifiek type instellen per klant.
3. Bij 'Aantal dagen na factuurdatum' en 'Aantal dagen na het einde van de maand'  kan je vervolgens het aantal dagen bepalen. 

💡 Handig als je met bepaalde klanten andere betaaltermijnen hebt afgesproken dan normaal.

Uitzondering per opdracht

Als je met opdrachten werkt in AdminPulse, kan je per opdracht nog extra uitzonderingen voorzien:

1. Ga naar: Relatiefiche > sectie Facturatie > blok Facturatieplanning
2. Klik op het tandwiel-icoon naast de opdracht waarvoor je een andere vervaldag wil instellen.
3. Stel onder 'Vervaldag' een afwijkend type vervaldag in, los van de algemene of relatie-instellingen.
4. Bij 'Aantal dagen na factuurdatum' en 'Aantal dagen na het einde van de maand'  kan je vervolgens het aantal dagen bepalen. 

Facturen opvolgen op basis van vervaldatum

Het facturatiescherm (Facturatie > Facturen) in AdminPulse helpt je om overzicht te houden op openstaande en vervallen facturen. Je volgt hierin betalingen op gebaseerd op hun vervaldatum.

Je kan filteren op:

• Vervaldatum – kies een periode van/tot
• Betaald of onbetaald – toon enkel onbetaalde of betaalde facturen
• Snelle filterknoppen:
  • Vervallen <30 dagen
  • Vervallen >30 dagen

💡 Via deze inzichten weet je meteen welke facturen je best eerst opvolgt, en voor welke je herinneringen wil uitsturen.

💡 Goed om te lezen

Wil je verder lezen over gerelateerde functies? Bekijk dan zeker deze artikelen:

• Lees hoe je facturen opvolgt in het facturatiescherm: Overzicht: Beheren en opvolgen van facturen en creditnota's in het Facturen-scherm
• Herinneringen instellen en uitsturen: Instellingen herinneringen
• Wat zijn verrichtingen en hoe koppel je ze aan een factuur? Overzicht: Verrichtingen en betalingen koppelen, opvolgen en beheren