Overzicht: Verrichtingen en betalingen koppelen, opvolgen en beheren

Je kan betalingen opvolgen via twee schermen in AdminPulse: Facturatie > Verrichtingen en Facturatie > Facturen.

In dit artikel lees je hoe je betalingen efficiënt kan opvolgen. Je leert hoe je werkt met het scherm Verrichtingen, en hoe je betalingen kan koppelen via het scherm Facturen. Ook komt aan bod hoe betalingen aan facturen kunnen worden gekoppeld of losgekoppeld.

💡Wat is het verschil tussen een verrichting en een betaling?

In AdminPulse wordt een verrichting gebruikt om een financiële transactie te registreren, zoals een lijn uit een CODA-bestand of een manueel ingevoerde betaling.
Een betaling geeft aan dat een factuur (gedeeltelijk of volledig) werd betaald.

Een verrichting kan aan één of meerdere facturen worden gekoppeld, en één factuur kan betalingen uit meerdere verrichtingen bevatten.

Betalingsopvolging activeren

Om betalingen te kunnen opvolgen, moet je in Instellingen > Algemene Instellingen > Betalingsopvolging de optie Betalingsopvolging activeren aanvinken. Als betalingsopvolging geactiveerd is, verschijnt het scherm 'Verrichtingen' onder het menu 'Facturatie'.

Werken in het scherm 'Verrichtingen'

Het scherm 'Verrichtingen' geeft je een overzicht van financiële transacties.

In dit onderdeel leer je hoe je vlot filtert, kolommen sorteert en detailinformatie bekijkt.

Filteren in het scherm 'Verrichtingen'

In het scherm Verrichtingen kan je filteren op het type verrichting dat je wil bekijken. Bovenaan het scherm zie je drie filteropties:

• Openstaande verrichtingen
  Toont verrichtingen die nog niet (volledig) gelinkt zijn aan een factuur. Deze filter is standaard actief.
• Afgesloten verrichtingen
  Bevat enkel verrichtingen die volledig gekoppeld zijn en waarvoor geen openstaand bedrag meer bestaat of gearchiveerde verrichtingen (zie: Verrichtingen verwijderen)
• Eigen bedrijven (indien van toepassing)
  Deze filter toont enkel verrichtingen die horen bij het geselecteerde Eigen Bedrijf. Belangrijk als je met meerdere bedrijven werkt.

Door op een van deze filters te klikken, wordt de transactielijst automatisch aangepast.

Overzicht in het scherm 'Verrichtingen'

In de tabel onderaan het scherm zie je een overzicht van de verrichtingen op basis van je filters. Elke rij stelt één verrichting voor. Elke verrichting kan worden gekoppeld aan een onbetaalde factuur, bewerkt worden of verwijderd met behulp van de knoppen achteraan.

Als een kolom een trechtericoon bevat, kan je via die kolom extra filters instellen. Wanneer het icoon rood kleurt, is de filter actief ().

Je kan de lijst sorteren op verschillende kolommen, zoals Datum, Bedrag of Naam. Klik op de kolomtitel om te sorteren – een pijltje () verschijnt om aan te geven in welke volgorde de kolom gesorteerd is.

Wanneer een verrichting aan een of meer facturen gekoppeld is, verschijnt een pijltje () aan het begin van de rij. Klik erop om de details van de gekoppelde betalingen weer te geven. Je ziet dan onder andere het factuurnummer of creditnotanummer, factuurbedrag en betaald bedrag.

Aan de linkerkant van het scherm zie je een apart paneel met alle nog onbetaalde facturen.
Vanuit dit paneel kan je facturen slepen naar verrichtingen om een koppeling te maken.

Verrichtingen toevoegen

Je kan verrichtingen op drie manieren toevoegen:

• Manueel een verrichting toevoegen

  Klik op de knop '+ Toevoegen' rechtsboven in het scherm 'Verrichtingen' om zelf een verrichting in te voeren.

  

• Een CODA-bestand uploaden

  Een CODA-bestand is een elektronisch bestand in het formaat .cod, .dat, .bc2 of .txt dat verrichtingen van een bankrekening bevat. Je laadt het op via het Documentenscherm, of rechtstreeks via de knop 'CODA-bestand uploaden' rechtsboven in het scherm 'Verrichtingen'.

  👉 Let op: gebruik je meerdere Eigen Bedrijven? Zorg dan dat je het juiste bedrijf selecteert wanneer je het CODA-bestand uploadt.

• Verrichtingen toevoegen via een koppeling met Codabox of Ponto

  Verrichtingen kunnen automatisch worden toegevoegd via een koppeling met Codabox of Ponto. Meer informatie lees je in ons artikel over Codabox en Ponto.

Verrichtingen verwerken

In dit onderdeel leer je hoe je verrichtingen verwerkt en koppelt aan facturen — manueel, automatisch of via het scherm 'Facturen'.

Een verrichting kan gedeeltelijk gekoppeld worden aan één factuur of over meerdere facturen worden verdeeld. AdminPulse past automatisch de status van de verrichting en de gekoppelde facturen aan op basis van het gekoppelde bedrag.

👉 Let op: deze actie voert geen effectieve betaling uit; ze registreert enkel de betaling in AdminPulse voor opvolging.

Verrichtingen verwerken in het scherm ‘Verrichtingen’

In het scherm ‘Verrichtingen’ kan je een verrichting op drie manieren verwerken: manueel, via Auto-link of automatisch.

• Verrichting manueel koppelen aan een factuur 

Gebruik de actieknop 'Koppel verrichting' aan het einde van de rij om een verrichting te koppelen. Een venster verschijnt waarin je:

1. 1. 1. de onbetaalde factuur selecteert,
      2. het te koppelen bedrag kiest (volledig of gedeeltelijk),
      3. en op Opslaan klikt om de betaling te registreren.

De factuur wordt aangeduid als volledig of deels betaald, en het openstaand bedrag van de verrichting wordt automatisch aangepast.

Je kan ook een factuur van links naar rechts slepen naar een verrichting om deze te koppelen — hetzelfde venster opent.

• Verrichtingen koppelen via 'Auto-link verrichtingen'

Door op 'Auto-link verrichtingen' bovenaan het scherm 'Verrichtingen' te klikken, laat je AdminPulse automatisch suggesties doen op basis van:

• • • • • Gestructureerde mededeling (OGM)
        • Factuurnummers in de omschrijving
        • Bedragen
        • Naam
        • IBAN

AdminPulse toont per verrichting een statusicoon in de kolom 'Link status':

• • • • • Groen: succesvol gekoppeld
        • Geel: suggesties gevonden, controle aanbevolen
        • Rood: geen match gevonden

Je kan altijd op een verrichting klikken om te zien welke koppelingen automatisch zijn gedaan. Via de knop 'Loskoppelen' aan het einde van een betalingslijn kan je een foute koppeling ongedaan maken.

• Verrichtingen automatisch koppelen na CODA-upload of via Ponto

Als je in Instellingen > Algemene Instellingen > Betalingsopvolging de optie 'Geïmporteerde verrichtingen (Coda/Ponto/...) automatisch proberen koppelen' activeert, zal AdminPulse automatisch koppelingen uitvoeren zodra een nieuw CODA-bestand wordt opgeladen.

Verrichtingen verwerken in het scherm ‘Facturen’

In het scherm 'Facturen' kan je per factuur een betaling toevoegen. Klik op het spaarvarken-icoontje aan het einde van de lijn om een betaling te registreren.

Er opent een venster waar je een volledige of gedeeltelijke betaling kan registreren. Je kiest daarbij uit twee tabbladen, afhankelijk van hoe de betaling is gebeurd: 'Betaling toevoegen' of 'Koppel een creditnota'

• Tabblad 'Betaling toevoegen'

Het tabblad ‘Een betaling toevoegen’ gebruik je wanneer je een betaling manueel invoert.

1. 1. 1. Vul de volgende gegevens in:
         • Rekening
         • IBAN en BIC van de begunstigde
         • Uitvoeringsdatum
         • Bedrag (standaard het openstaand bedrag, maar aanpasbaar)
         • Eventueel: een opmerking
      2. Klik op Opslaan om de betaling te registreren.

• Tabblad 'Koppel een creditnota'

Het tabblad ‘Een creditnota koppelen’ gebruik je om een tegoed (creditnota) te verrekenen met de factuur.

AdminPulse zoekt automatisch beschikbare creditnota’s en stelt een link voor. Je kan de selectie en het bedrag aanpassen. Optioneel voeg je een opmerking toe.

Klik op Opslaan om de transactie vast te leggen.

Overzicht van koppelmethodes voor verrichtingen

Hieronder zie je een handig overzicht van de verschillende manieren waarop je een betaling aan een factuur kan koppelen, afhankelijk van je situatie.

Methode	Scherm	Wanneer gebruiken?
Manueel koppelen	Verrichtingen	Je wil één specifieke verrichting koppelen aan een openstaande factuur
Auto-link verrichtingen	Verrichtingen	Je wil meerdere verrichtingen snel laten matchen met facturen op basis van OGM of bedrag
Automatisch na CODA/Ponto/...	Verrichtingen	Verrichtingen worden automatisch gematcht bij import van bankafschriften
Betaling registreren	Facturen	Je wil bij een factuur aangeven dat deze betaald is

Betaling loskoppelen van een factuur

Een betaling loskoppelen in het scherm ‘Verrichtingen’

Om een betaling te ontkoppelen van een factuur, ga je naar het scherm ‘Verrichtingen’:

1. Klik op het driehoekje links van de verrichting om de gekoppelde betalingen te tonen.
2. Klik op het loskoppelicoon aan het einde van de lijn.

De betaling wordt verwijderd van zowel de verrichting als de factuur. Als er een restbedrag overblijft, wordt de verrichting opnieuw als openstaand aangeduid en het bedrag van de factuur aangepast.

Een betaling loskoppelen in het scherm ‘Facturen’

Je kan betalingen ook loskoppelen via het scherm 'Facturen':

1. Klik op het driehoekje links van de factuur om gekoppelde betalingen te tonen.
2. Klik op het loskoppelen-icoon aan het einde van de betalingslijn.

Verrichtingen verwijderen

In AdminPulse kunnen verrichtingen worden verwijderd, maar het resultaat hangt af van of ze al dan niet gekoppelde betalingen bevatten.

Een verrichting één per één verwijderen

Open het scherm Verrichtingen en klik op het prullenbak-icoontje aan het einde van de lijn van de verrichting die je wil verwijderen.

👉 Belangrijk:

• Als de verrichting geen gekoppelde betalingen bevat, wordt ze onmiddellijk en permanent verwijderd.
• Als de verrichting wel gekoppelde betalingen bevat, kan ze niet volledig verwijderd worden. In dat geval wordt ze automatisch gearchiveerd, zodat de betalingsgeschiedenis behouden blijft.

Een gearchiveerde verrichting verdwijnt uit de lijst 'Openstaande verrichtingen', maar blijft beschikbaar via de filter 'Afgesloten verrichtingen'.
Indien nodig kan je de verrichting daar terug activeren via de knop 'Terugzetten' aan het einde van de verrichting.

Meerdere verrichtingen tegelijk verwijderen

Boven de transactie-overzichtstabel kan je via 'Globale acties' meerdere verrichtingen tegelijk beheren.

1. Selecteer één of meerdere verrichtingen via het selectievakje vooraan de rij, of het selectievakje bovenaan de tabel.
2. Klik op Globale acties en kies Verrichtingen verwijderen.

Ook hier geldt de regel: verrichtingen zonder betalingen worden definitief verwijderd, terwijl verrichtingen met koppelingen worden gearchiveerd.

Waar vind je de historiek van betalingskoppelingen?

Alle wijzigingen in betalingskoppelingen worden automatisch bijgehouden in de historiek van de betrokken factuur. Je kan deze historiek raadplegen via Facturatie > Facturen:

1. Klik op het pijltje omlaag aan de rechterkant van de gewenste factuurlijn ()
2. Kies de optie Gebeurtenissen om de historiek (inclusief betalingskoppelingen) te bekijken

Goed om te lezen

• Om een betaling te kunnen loskoppelen heb je de juiste gebruikersrechten nodig. Meer info vind je in het artikel: Medewerkers