Met facturatieschema’s bepaal je hoe je klanten automatisch factureert: op basis van registraties, een vast tarief of via voorschotten en afrekeningen.
In dit artikel leer je hoe je een schema opmaakt, welke types er zijn en waar je op moet letten bij het instellen. Ideaal als je streeft naar een vlotte, foutloze en voorspelbare facturatieflow.
💡 Wil je weten hoe je een facturatieschema concreet toepast op een relatie? Bekijk dan dit artikel rond facturatieplanning: Facturatieplanning per relatie: instellen en bewerken
In het kort: over facturatieschema's en facturatieplanning
- Facturatieschema: een sjabloon waarin je vastlegt wanneer, hoe en welke registraties er gefactureerd worden, en welke factuurtekst gebruikt wordt. Eén schema kan door meerdere relaties gebruikt worden.
- Facturatieplanning: de koppeling van een facturatieschema aan een specifieke relatie. De koppeling zorgt ervoor dat het schema effectief gebruikt wordt voor het automatische aanmaken van factuurvoorstellen voor een relatie.
-
Schema-types:
- Regie: factureerbare registraties tot een bepaalde datum worden gefactureerd. Handig bij variabele prestaties.
- Forfait: een vast bedrag per periode, ongeacht het aantal prestaties wordt gefactureerd. Eventuele extra's kunnen apart worden gefactureerd.
- Voorschot/Afrekening: voorschotten op vaste tijdstippen, gevolgd door een afrekening op basis van registraties.
Bestaande facturatieschema’s raadplegen
Open de pagina met Facturatieschema's via Instellingen > Facturatieschema’s. Je krijgt een overzicht van alle facturatieschema’s in jouw omgeving.
In elke rij zie je:
- een pijltje aan de linkerkant om de details van facturatieschema's te tonen (
)
- de naam en het type van het schema
- drie actieknoppen aan de rechterzijde: bewerken, kopiëren en verwijderen
Als je op het pijltje klikt, vouw je het schema open en zie je de planning ervan: de planningslijnen met de kolommen Registraties tot en met, Datum opmaak factuur en de gekozen factuurtekst.
Facturatieschema's instellen
AdminPulse levert standaard enkele schema’s aan voor maand- en kwartaalfacturatie. Je kan deze naar wens gebruiken, aanpassen of nieuwe toevoegen.
Wil je een nieuw schema toevoegen? Dat kan op twee manieren:
- Gebruik de + Toevoegen-knop bovenaan het scherm om een geheel nieuw schema aan te maken
- Of kopieer een bestaand schema via het kopieeractieknop aan het einde van de rij
Een nieuw facturatieschema aanmaken vanaf nul
- Klik op + Toevoegen
- Geef het schema een duidelijke naam (minstens in één taal)
- Selecteer een type schema: Regie, Forfait of Voorschot/Afrekening
- Voeg minimaal één planningslijn toe met de eigenschappen:
-
Registraties tot en met: Alle registraties met een datum tot en met deze datum worden meegenomen op de factuur.
💡Bij voorschotlijnen speelt dit geen rol, bij afrekeningslijnen wel omdat er geen registraties gekoppeld worden aan een voorschotfactuur, maar enkel aan een afrekening. - Datum opmaak factuur: De dag waarop het factuurvoorstel wordt gegenereerd
- Factuurtekst: De tekst die op de factuur verschijnt (mag leeg blijven). Deze tekst kan later per planningslijn aangepast worden.
-
Registraties tot en met: Alle registraties met een datum tot en met deze datum worden meegenomen op de factuur.
👉 Elk schema moet minstens één planningslijn bevatten. Er is geen maximumaantal.
💡 Timingtip: facturen worden ‘s nachts rond 01:00 UTC aangemaakt. Zorg dat de datum ‘Registraties tot en met’ minstens één dag vóór de opmaakdatum ligt. Anders kunnen registraties ontbreken.
👉 De ingestelde opmaakdatum van factuurvoorstellen wordt exact aangehouden, ook als dit een feestdag of weekend is.
Een bestaand facturatieschema kopiëren
Wil je een nieuw facturatieschema aanmaken op basis van een bestaand schema? Klik op het kopieericoon () naast het oorspronkelijke schema in het overzicht. Het nieuwe (gekopieerde) schema wordt meteen toegevoegd aan de lijst. Je kan het daarna bewerken via het potloodicoon (
) zodat het aangepast is aan jouw situatie.
Factuurteksten instellen per planningslijn
Een factuurtekst geef je op bij het aanmaken van het facturatieschema. Deze wordt standaard toegepast op alle planningslijnen die aan het schema worden toegevoegd. Je kan de tekst echter per planningslijn aanpassen. Zo kan elke planningslijn een eigen factuurtekst bevatten, die automatisch wordt ingevoegd op de daarvoor voorziene plaats in het factuursjabloon.
👉 De factuurtekst bepaalt uitsluitend de inhoud die wordt weergegeven, niet de opmaak van de tekst of de plaats waarop deze verschijnt. Meer weten over de opmaak van je facturen? Bekijk het artikel over factuursjablonen.
💡 Gebruik je een forfaitair schema en factureer je bijkomende prestaties apart in regie? Dan kan je een specifieke factuurtekst koppelen aan het factuurvoorstel van het type regie dat zal worden aangemaakt.
💡 Je beheert factuurteksten via Instellingen > Factuurteksten. Je kan daar nieuwe teksten toevoegen of bestaande aanpassen.
Hoe werkt een planningslijn in de praktijk?
Laten we een concreet voorbeeld nemen: een planningslijn met registraties tot en met 31/08, met een automatische generatie van het factuurvoorstel op 01/09.
Op 01/09 worden de factuurvoorstellen automatisch aangemaakt. Indien je op diezelfde dag nog registraties invoert met datum 31/08, dan verschijnen die in Facturatie > Open registraties.
Je hebt dan twee opties:
- Voeg deze registraties manueel toe aan de factuurvoorstellen - afzonderlijk of via een globale actie.
- Laat ze staan zoals ze zijn: bij de volgende automatische verwerking 's nachts worden ze automatisch toegevoegd aan het juiste factuurvoorstel, op voorwaarde dat de datum van de registratie binnen de “registraties tot en met”-periode van de oorspronkelijke planningslijn valt.
Beheer van bestaande facturatieschema’s
Een facturatieschema testen
Twijfel je of een nieuw schema correct is ingesteld? Test het eerst!
- Maak een testrelatie aan
- Koppel het nieuwe schema via de facturatieplanning in de relatiefiche, met een startdatum in het verleden.
- Controleer de datums, bedragen en teksten van de gegenereerde factuurvoorstellen.
Een bestaand facturatieschema aanpassen
Als je een bestaand facturatieschema wijzigt, worden je aanpassingen vanaf het moment van opslaan automatisch toegepast bij alle relaties die dat schema gebruiken in hun facturatieplanning.
Concreet, bij het opslaan van de wijzigingen worden de bijhorende planningslijnen volledig opnieuw aangemaakt op basis van de nieuwe versie van het schema.
⚠️ Houd er rekening mee dat handmatige aanpassingen die je eerder bij specifieke relaties hebt gedaan, hierdoor verloren gaan.
Aanbevolen aanpak:
- Overweeg een nieuw schema aan te maken in plaats van een bestaand aan te passen, afhankelijk van het type aanpassing
- Noteer en documenteer je wijzigingen
- Informeer collega’s als meerdere personen met facturatie werken
Een schema verwijderen (
)
-
Een facturatieschema kan enkel verwijderd worden als het aan geen enkele relatie gekoppeld is.
-
Ontkoppel het schema indien nodig eerst via de facturatieplanning. Daarna kan je het verwijderen.
⚠️ Dit is onherroepelijk — het schema kan niet worden hersteld.
💡Goed om te lezen
- Heb je je facturatieschema’s klaargezet? Dan is het tijd om ze toe te passen op relaties via de facturatieplanning. Bekijk hoe je dat doet: Facturatieplanning per relatie: instellen en bewerken
- Wil je weten hoe je de factuurlay-out bepaalt? Lees dan dit artikel: Factuur lay-out
- Meer weten over het beheren of instellen van factuurteksten? Factuurteksten beheren
- Facturatieplanning kan nu ook afhangen van een taak. Meer informatie over deze nieuwe optie vind je hier: Hoe stel je taakfacturatie in?