Invulvelden (taakparameters) in taken gebruiken

In AdminPulse kan je invulvelden (vrije en voorgedefinieerde velden) toevoegen aan taken. Hiermee kan je extra informatie aan een taak toevoegen, zoals een BTW-saldo of een deadline. Deze invulvelden kunnen later gebruikt worden, bijvoorbeeld om automatisch gegevens in een e-mail naar een klant in te vullen.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je invulvelden instelt, invult en gebruikt in e-mails. We gebruiken hierbij een eenvoudig voorbeeld om dit proces duidelijk te maken

💡Een invulveld wordt ook wel een taakparameter genoemd.

Invulvelden toevoegen aan een taak

Om een invulveld in een taak te kunnen gebruiken, moet je het eerst toevoegen aan een taaksjabloon.

Stappenplan voor het toevoegen van een invulveld:

1. Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
2. Open het taaksjabloon waaraan je een invulveld wilt toevoegen.
3. Klik op ‘Velden openen’.
   • Als er nog geen invulvelden zijn, verschijnt een leeg venster.
   • Bestaande invulvelden worden hier getoond.
   
4. Klik op ‘+ Nieuw invulveld’.
5. Stel de eigenschappen van het invulveld in:
   • Naam: De benaming waarmee het veld in de taak wordt weergegeven.
   • Type: Kies uit de volgende opties:
     • Tekst
     • Getal
     • Datum
     • Ja/nee
     • Keuzelijst: Voeg handmatig opties toe met de knop ‘Toevoegen’.
       
     • Gebruiker: Laat toe om in de taak een gebruiker te selecteren uit het kantoor.
   • Voorgedefinieerd veld (optioneel): AdminPulse heeft enkele standaardvelden met een vaste betekenis en kan deze later verder gebruiken. Selecteer een voorgedefinieerd veld en AdminPulse vult automatisch het juiste type in.
   • Berekende waarde (optioneel): Geeft AdminPulse de mogelijkheid om een waarde automatisch te berekenen op basis van beschikbare gegevens. Beschikbare berekende waardes:
     • BTW netto saldo (Getal): Automatische berekening op basis van ontvangstbewijzen & rekening-courant.
     • BTW saldo te betalen (Ja/nee): Wordt bepaald op basis van het BTW-netto-saldo.
     • BTW saldo wordt overgedragen (Ja/nee): Wordt bepaald op basis van het BTW-netto-saldo.
     • BTW saldo wordt teruggestort (Ja/nee): Wordt bepaald op basis van het BTW-netto-saldo.
     • BTW voorschot 1 / 2 (Getal): Wordt berekend op basis van ontvangstbewijzen & rekening-courant.
6. Klik op ‘Toevoegen’.
   Vanaf nu wordt het nieuwe invulveld automatisch toegevoegd aan elke taak die dit sjabloon gebruikt.

💡 Meer weten over berekende invulvelden? Lees: FAQ - Hoe het BTW-saldo en de voorschotten automatisch berekenen?

Voorbeeld: Twee invulvelden toevoegen aan een taaksjabloon

In dit voorbeeld voegen we twee invulvelden toe:

Veld: BTW-saldo

• Type: Getal
• Voorgedefinieerd veld: Omdat we ook willen dat AdminPulse dit veld als het BTW-saldo beschouwt, selecteren we bij 'Voorgedefinieerd veld' de optie 'BTW-saldo'.
  

Veld: Deadline betaling

• Type: Datum
• Voorgedefinieerd veld: Nee (vrij invulveld).
  

Vanaf nu verschijnen deze velden automatisch in elke taak die op basis van dit sjabloon wordt aangemaakt.

Invulvelden invullen en bekijken per taak

Wanneer je een taak aanmaakt op basis van een taaksjabloon waarin invulvelden zijn toegevoegd, verschijnen die automatisch in het taakdetail.

• Je kan de invulvelden invullen in het detailvenster van de taak.
• De invulvelden zijn zichtbaar in het detailvenster voor zowel de hoofdtaak als de deeltaken.

Invulvelden snel voor meerdere taken invullen via het Taak overzicht-scherm

Om tijd te besparen en sneller gegevens voor meerdere relaties tegelijk aan te passen, kan je invulvelden direct vanuit het Taak overzicht-scherm invullen en wijzigen, zonder elke taak apart te openen.

1. Open het Taak overzicht (Taken > Taak overzicht).
2. Kies een taak.
3. Klik op ‘Velden tonen’.
4. De invulvelden worden als extra kolommen weergegeven, zodat je ze direct kan aanpassen.

Invulvelden uit taken in e-mails gebruiken

Van elk invulveld dat je in een taak hebt ingevuld, kan AdminPulse de waarde automatisch invullen in een e-mail voor taakbeheer. Dit gebeurt op basis van de instellingen in het e-mailsjabloon.

1. Invulvelden toevoegen aan een e-mailsjabloon

1. Ga naar Instellingen > E-mailsjablonen.
2. Open de instellingen van een e-mailsjabloon via het potloodicoon.
3. Zorg ervoor dat 'Sjabloon voor’ is ingesteld op ‘Taakbeheer’.
4. Klik op ‘{Invulvelden}’ om de beschikbare invulvelden te bekijken en te kopiëren.
5. Voeg het gewenste invulveld toe aan de tekst van het e-mailsjabloon.

2. Gekoppeld e-mailsjabloon voor een deeltaak nakijken

1. Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
2. Open het taaksjabloon om de lijst van deeltaken te zien.
3. Controleer of het juiste e-mailsjabloon is gekoppeld in de kolom ‘E-mailsjabloon’ of wijzig dit indien nodig.

3. E-mail verzenden met ingevulde taakgegevens

1. Open de taak op het Taakbord (Taken > Taakbord) en klik op de envelop-icoon  'E-mail verzenden’ of sleep de taak naar de ‘In uitvoering’ kolom.
2. De e-maileditor wordt geopend en de waarden van de invulvelden worden automatisch ingevuld.
3. Controleer en verstuur de e-mail naar de klant.

💡Goed om te lezen

• Soms wil je dat een ingevulde waarde automatisch beschikbaar blijft voor een volgende taak. Hoe je dit instelt, lees je in dit artikel: Automatisch waarden van invulvelden overdragen naar de volgende taak
• Je kan ook een veld uit het relatiedossier aan een taaksjabloon toevoegen met ‘+ Nieuw relatieveld’. Lees hier meer: Relatievelden in taken gebruiken