Als je taken of registraties wil uitvoeren voor een bepaalde relatie, maar de facturatie via een andere relatie wil laten verlopen, gebruik je de functie 'Factureren aan'. Je stelt dit in via de relatiefiche van de relatie die je niet langer rechtstreeks wil factureren.
In dit artikel lees je hoe je 'Factureren aan' instelt, wat de gevolgen zijn voor registraties en hoe je deze herkent.
Voorwaarden en beperkingen voor ‘Factureren aan’
- De originele relatie én de facturatie-relatie moeten actief zijn. Ze mogen geen einddatum hebben, of die moet in de toekomst liggen.
- Je kan enkel factureren aan een relatie met de status klant.
- Een relatie die zelf 'Factureren aan' gebruikt, kan niet als facturatie-relatie voor een andere relatie worden ingesteld. Bijvoorbeeld: als B factureert aan C, dan kan A niet via B factureren.
- Zodra je een facturatie-relatie instelt, worden facturatie-instellingen op de originele relatie gedeactiveerd.
- ‘Factureren aan’ heeft geen invloed op het aanmaken van taken of registraties: die blijven gewoon mogelijk voor de originele relatie.
Hoe stel je 'Factureren aan' in?
- Ga naar de relatiefiche van de relatie die je niet langer rechtstreeks wil factureren.
- Open de sectie Facturatie.
- Klik in het blok 'Factureren aan' op het potloodicoon naast 'Te factureren aan' en zoek de juiste relatie.
- De instelling wordt automatisch opgeslagen zodra je een relatie selecteert.
Je kan deze instelling op elk moment ongedaan maken door het veld 'Factureren aan' leeg te maken.
Op de relatiefiche van de gekozen facturatie-relatie zie je in dezelve sectie bij ‘Gefactureerd voor’ welke relaties gekoppeld zijn. Zo heb je een overzicht van beide kanten van de koppeling.
Wat gebeurt er met registraties na het instellen van 'Factureren aan'?
Nieuwe registraties
Vanaf het moment dat ‘Factureren aan’ is ingesteld, worden nieuwe registraties gelinkt aan de originele relatie, maar gefactureerd via de gekozen facturatie-relatie.
Bestaande registraties
Registraties van vóór de configuratie van 'Factureren aan' blijven gekoppeld aan de originele relatie en worden niet automatisch via de nieuwe facturatie-relatie gefactureerd. Wil je ze toch via een andere relatie factureren? Pas dan de registratie handmatig aan.
Registraties in factuurvoorstellen of afgewerkte facturen
Registraties die al zijn opgenomen in factuurvoorstellen blijven gekoppeld aan hun oorspronkelijke relatie en aan het oorspronkelijke factuurvoorstel, en worden niet automatisch gefactureerd via de facturatie-relatie.
Registraties in afgewerkte facturen kunnen niet meer aangepast worden.
Hoe herken je registraties die verlopen via 'Factureren aan'?
In Facturatie > Open registraties verschijnt een linkicoon () naast de naam van een relatie wanneer registraties van andere relaties eraan gekoppeld zijn. Klik op het driehoekje (
) links van een lijn om de details van de registraties te bekijken. Bij elke registratie wordt ook de originele relatie vermeld waarvoor het werk werd uitgevoerd.
De originele relatie van een registratie is ook zichtbaar in de schermen Factuurvoorstellen en Facturen, via hetzelfde driehoekje () aan het begin van een lijn.
Hoe verschijnen registraties op de factuur?
Alle registraties worden gegroepeerd op de factuur van de relatie die is ingesteld in het veld ‘Factureren aan’. Er verandert niets aan de opmaak van de factuur.
Omdat de link tussen de registratie en de oorspronkelijke relatie behouden blijft, kun je wel ervoor kiezen om extra informatie per relatie op de factuur weer te geven. Voeg in dat geval in je factuursjabloon een groepering per relatie toe om een totaal per relatie te tonen. De te gebruiken invulvelden zijn:
{BeginGroup:Relations}{Name}{TotalAmount}{EndGroup:Relations}
Hieronder zie je een voorbeeld van het overeenkomstige gedeelte in een factuursjabloon:
Zo wordt het uiteindelijk weergegeven op de factuur:
‘Factureren aan’ gebruiken in combinatie met opdrachten
Gebruik je de Opdrachten-module in AdminPulse? Dan kun je ‘Factureren aan’ ook per opdracht instellen.
- Ga naar de relatiefiche van de relatie die je niet rechtstreeks wil factureren.
- Open de sectie Facturatie.
- Scroll naar het blok Facturatieplanning.
- Klik op het potloodicoon in de kolom 'Factureren aan' bij de gewenste opdracht.
- In het pop-upvenster selecteer je de juiste relatie én de juiste opdracht (als er meerdere zijn).
👉 Let op: je kan enkel een ‘Factureren aan’-relatie instellen op een opdracht als daar geen facturatieschema aan gekoppeld is.
Goed om te lezen
Meer uitleg over het aanpassen van je factuurlay-out? Lees dan: Factuur lay-out