Het invullen van het UBO-register is een essentiële verplichting voor instellingen die onder de antiwitwaswetgeving vallen. Dit register identificeert en registreert de uiteindelijke begunstigden (Ultimate Beneficial Owners - UBO's) van een juridische entiteit. De maatregel draagt bij aan het bestrijden van fraude, witwassen en terrorismefinanciering.
AdminPulse biedt een efficiënte oplossing om dit proces te beheren, inclusief het automatisch berekenen van UBO-structuren. Hieronder lees je hoe je de UBO-registratie correct en efficiënt uitvoert.
Wat is een UBO en wie moet worden geregistreerd?
In het UBO-register moeten alle natuurlijke personen die als UBO worden beschouwd, worden geregistreerd. De drie categorieën van UBO’s zijn:
- Directe of indirecte controle: Personen die meer dan 25% van de aandelen in bezit hebben of meer dan 25% van de stemrechten vertegenwoordigen.
- Zeggenschap via andere middelen: Personen die door juridische afspraken of andere structuren invloed uitoefenen.
- Hoger leidinggevend personeel: Als er geen andere UBO's kunnen worden geïdentificeerd, worden bedrijfsleiders als UBO geregistreerd.
Opties voor de UBO-berekening in AdminPulse
Bij AdminPulse is er keuze tussen drie manieren om de UBO-berekening te beheren:
1. De berekening gebeurt door AdminPulse
- Voer de aandeelhouders en andere relevante relaties in via de Gelinkte relaties sectie.
- Laat AdminPulse de UBO's berekenen.
- Registreer de resultaten in het UBO-register. Bij wijzigingen in de UBO-structuur ontvang je een automatische waarschuwing.
- In de kwaliteitstoetsing wordt een groen vinkje getoond wanneer wordt aangegeven dat de gegevens in het UBO-register zijn ingevoerd.
Deze optie in het bijzonder wordt in een specifiek artikel toegelicht: UBO berekening door AdminPulse: een stapsgewijze gids
2. De berekening gebeurt elders
- Laat de berekening extern uitvoeren.
- Voeg een uittreksel van het UBO-register toe in AdminPulse voor jaarlijkse controle via de kwaliteitstoetsing.
- Bij wijzigingen in de UBO-structuur toont AdminPulse een waarschuwingsmelding.
- In de kwaliteitstoetsing wordt een groen vinkje getoond wanneer wordt aangegeven dat de gegevens in het UBO-register zijn ingevoerd.
Gedetailleerdere informatie over het opvolgen van UBO-structuurwijzigingen en de impact op de kwaliteitstoetsing lees je ook hier: UBO berekening door AdminPulse: een stapsgewijze gids
3. De relatie staat zelf in voor de ingave
- De organisatie voert de UBO-registratie zelfstandig uit.
- AdminPulse voert geen controles uit op de UBO-informatie en geen waarschuwingen worden weergegeven.
- Dit resulteert direct in een groen vinkje voor de kwaliteitstoetsing.