Inleiding
Instellingen die onder de antiwitwaswetgeving vallen, zijn verplicht het UBO-register in te vullen. Dit om vast te stellen wie er de uiteindelijke begunstigden (Ultimate Beneficial Owner) zijn van de instelling. Deze regel werd in het leven geroepen om witwassen, terrorisme en fiscale fraude tegen te gaan.
In dat register moeten alle UBO's worden vermeld. Maar wie is er allemaal UBO? Bij vennootschappen zijn dat de natuurlijke personen die (on)rechtstreeks meer dan 25% van de stemrechten of aandelen controleren, de natuurlijke personen die zeggenschap hebben via andere middelen en - eventueel - het hoger leidinggevend personeel.
Bepalen wie nu precies een UBO is, kan een moeilijke berekening zijn, zeker als er verschillende juridische structuren zitten tussen de vennootschap waarvoor u het register wilt invullen en de UBO's. Die berekening kan AdminPulse voor u doen. Alle aandeelhouders van die vennootschap, de aandeelhouders van die aandeelhouders, de bedrijfsleiders en de personen met andere vormen van controle moeten dan wel correct ingegeven worden.
UBO-berekening
In AdminPusle kan je per relatie kiezen tussen de onderstaande 3 opties om aan te geven hoe de UBO-berekening verloopt:
- De berekening gebeurt door AdminPulse: nadat de aandeelhouders en andere gelinkte relaties zijn toegevoegd, kan er door AdminPulse een berekening van de UBO's gemaakt worden. Het kantoor staat in voor de ingave in het UBO-register en bij elke verandering aan de UBO-structuur zal er een waarschuwing getoond worden. De kwaliteitstoetsing is in orde zodra in AdminPulse aangegeven is dat de UBO-toestand werd ingegeven in het register.
- De berekening gebeurt NIET in AdminPulse - kwaliteitstoetsing wel : er kan geopteerd worden om de berekening van de UBO's elders te doen, maar toch de jaarlijkse controle via de kwaliteitstoetsing van AdminPulse te laten verlopen. Hierbij zal er dus door AdminPulse geen berekening gedaan worden, maar er kan wel altijd een uittreksel van het UBO-register opgeladen worden. Het kantoor staat in voor de ingave in het UBO-register en bij elke verandering aan de UBO-structuur zal er een waarschuwing getoond worden. De kwaliteitstoetsing is in orde zodra in AdminPulse aangegeven is dat de UBO-toestand werd ingegeven in het register.
- De relatie staat zelf in voor de ingave: de onderneming is zelf verantwoordelijk voor de ingave van de gegevens in het UBO-register. De kwaliteitstoetsing in AdminPulse zal dus nooit een waarschuwing geven.
Gegevens invoeren
De aandeelhouders, bedrijfsleiders en personen die controle door andere middelen uitoefenen kan je toevoegen in het vak Gelinkte relaties in het relatiedossier van de vennootschap. Als een andere vennootschap een vorm van controle uitoefent, moet je in het dossier van die vennootschap ook al de aandeelhouders ingeven.
In deze sectie kies je eerst het juiste type en de relatie. Als je de relatie nog moet creëren kan dat via een klik op de plus-knop. Relaties die enkel aangemaakt worden om gelinkt te worden, kan je best de status Andere geven. Vervolgens geef je de gegevens in die bij deze link horen.
Aandeelhouders toevoegen
Bij aandeelhouders geef je het aantal aandelen en stemrechten in. Bij de berekening worden die aantallen gedeeld door het totale aantal voor die vennootschap. Daarom is het voor een correcte berekening van belang dat je alle aandeelhouders ingeeft met hun aantal aandelen en stemrechten en ook het aantal aandelen waarvan de eigenaar onbekend is, ingeeft bij de onbekende aandelen in de UBO-sectie.
Als een vennootschap aandeelhouder is, moet je voor deze vennootschap ook alle aandeelhouders invullen. Als daar weer een vennootschap bij is, dan doe je dit ook voor die vennootschap.
Controle door andere middelen
Personen die controle uitoefenen door andere middelen zijn automatisch UBO.
Bedrijfsleiders toevoegen
Indien er geen UBO's in de aandeelhouderstructuur gevonden werd, worden de bedrijfsleiders als UBO aangeduid. Als de bedrijfsleider een vennootschap is, wordt diegene die de vennootschap vertegenwoordigt, de UBO.
Noot : Anders dan bij een vennootschap is het toevoegen van bedrijfsleiders voor VZW's niet nodig. Er dient echter wel minstens één bedrijfsleider opgenomen te worden om correct een UBO te berekenen.
Onbekende (andere) aandelen
Soms zijn aandeelhouders niet gekend, bijvoorbeeld bij publieke aandelen. Maar voor een correcte berekening is het nodig met een correct totaal te werken. Daarom kan je het aantal onbekende aandelen ingeven in de UBO-sectie. Het totaal is de som van alle ingegeven aantallen bij de aandeelhouders en het aantal onbekende aandelen.
Berekening UBO
Nadat alle relevante relaties gelinkt zijn, kan je door een klik op de knop een UBO-berekening laten uitvoeren.
Als resultaat krijg je een mooi overzicht:
De UBO's zijn makkelijk te herkennen aan de lijnen waar een ster voor staat. Deze personen of bedrijven moet je dan invullen in het UBO-register, samen met de structuren die tussen hen staan en de vennootschap waarover het gaat.
Helemaal bovenaan staat die vennootschap. Bij elke insprong naar rechts gaan we een niveau dieper, dus bij de eerste sprong naar rechts zie je de rechtstreekse aandeelhouders, bij de volgende sprong dan de aandeelhouders van die aandeelhouders, enz...
Het UBO% geeft aan in welke mate de UBO zeggenschap heeft over deze vennootschap, ook via zeggenschap in andere vennootschappen.
Als je met de muis over de aard van de controle gaat, krijg je meer info over waarom deze persoon UBO is.
In de kolom identificatie staat het ondernemingsnummer of BTW-nummer in het geval van vennootschappen en het rijksregisternummer of de geboortedatum als het gaat over personen. Met deze gegevens kan je snel lijnen toevoegen in het UBO-register van de overheid.
In de kolommen Aandelen % en Stemrechten % staat de verdeling van de aandelen/stemmen van de bovenliggende vennootschap.
In het register sinds dient als checklist, indien je een lijn hebt ingegeven in het register klik je op de knop. Zo weet je welke er al ingegeven zijn.
De laatste kolom bevat info en fouten. Ga met de muis over de iconen om meer info te zien.
Als je het register hebt aangevuld kan je dat aangeven met een klik op deze knop:
Dat heeft ook als gevolg dat deze relatie een groen vinkje krijgt in de kwaliteitstoetsing.
Vanuit het UBO register kan u een ontvangstbewijs in PDF-formaat downloaden, die kan je eventueel uploaden en aan deze controle hangen.
Je kan oudere controles raadplegen door deze te kiezen in de selectielijst. Je kan ze ook verwijderen door op het vuilbakje te klikken.
Wijzigingen aan UBO-structuur
Wanneer er in AdminPulse een wijziging wordt aangebracht aan één van de relaties die in de UBO-structuur van een vennootschap zit, zal er in de UBO-sectie een waarschuwing getoond worden, die aangeeft dat de UBO-structuur die werd ingegeven in het register, misschien niet meer overeenstemt met de meest recente gegevens.
Het kan dan nodig zijn een nieuwe berekening te laten maken, en de wijzigingen door te voeren naar het UBO register. Als dit niet nodig is, kan je via de knop de waarschuwing uitschakelen.
Klant zorgt zelf voor UBO-registratie
Wanneer de klant ervoor kiest om de UBO-registratie en opvolging zelf te doen, kan je dit ook aangeven in AdminPulse.
Hierdoor weet u dat de klant hier zelf verantwoordelijk voor is en er dus verder niets meer voor hoeft te doen.
Dit zorgt er ook voor dat de kwaliteitstoetsing voor UBO op ✓ groen komt te staan.
Nuttige links
- Wenst u de UBO berekening op te nemen in één van je briefsjablonen; lees hier hoe dit juist in zijn werk gaat.
- Laat AdminPulse je eraan herinneren de UBO te herbevestigen
- je krijgt een automatische melding
- je kan ook werken via de taken en gebruik maken van een taakplanning die zich baseert op de vervaldag van de UBO