Wil je snel en duidelijk communiceren op je facturen zonder telkens handmatig tekst toe te voegen? Met factuurteksten stel je standaardzinnen in die met de facturatieplanning automatisch ingevuld worden. Zo blijft je communicatie helder en bespaar je tijd. Je beheert de factuurteksten vanuit het scherm Factuurteksten, maar je kan ze ook op andere niveaus personaliseren.
In dit artikel lees je wat factuurteksten zijn, hoe je ze instelt en toepast binnen AdminPulse, hoe je invulvelden gebruikt voor dynamische inhoud en welke instellingen bepalen welke tekst op je factuur verschijnt.
Wat is een factuurtekst?
Een factuurtekst is een opgebouwde zin die op een factuur verschijnt. Je stelt zelf de inhoud op, en AdminPulse zal de factuurtekst genereren op het factuurvoorstel indien je met een facturatieplanning werkt op de relatiefiche (dit kan enkel als de factuurtekst gekoppeld is aan het facturatieschema). Handig voor standaardformuleringen zoals:
- “Voor de prestaties van het eerste kwartaal van 2025”
- “Voorschot – maand mei 2025”
Je kan daarbij gebruik maken van invulvelden om automatisch dynamische gegevens in te vullen. Meer informatie hierover vind je verderop in dit artikel.
Factuurteksten aanmaken en beheren
Via Instellingen > Factuurteksten beheer je factuurteksten die automatisch worden toegevoegd aan factuurvoorstellen die door de facturatieplanning worden aangemaakt. Daar zie je een overzichtstabel met:
- Naam van de factuurtekst
- Type: Forfait, Voorschot, Afrekening of Regie
- Een voorbeeld van de tekst
Achter elke rij zie je drie actieknoppen:
- Bewerken
- Kopiëren
- Verwijderen
💡 Een bestaande factuurtekst kopiëren is de snelste manier om een nieuwe variant te maken.
Een factuurtekst aanmaken of aanpassen
- Ga naar Instellingen > Factuurteksten.
- Klik op Toevoegen om een nieuwe tekst aan te maken of op Bewerken naast een bestaande tekst.
- Vul in het nieuwe scherm de volgende gegevens in:
- Naam – voor interne referentie, invulbaar per taal.
- Type – kies het juiste factuurtype: Forfait, Voorschot, Afrekening of Regie.
-
Tekstinhoud – vul de gewenste tekst per gebruikte taal in.
Klik op de knop Invulvelden om te zien welke dynamische velden je kan gebruiken.
AdminPulse gebruikt automatisch de juiste taalversie op basis van de taalvoorkeur van de relatie.
👉 Als je een factuurtekst aanpast die al in gebruik is, krijg je de keuze om ook bestaande factuurvoorstellen aan te passen. Dit is optioneel en kan je uitvinken als je enkel toekomstige voorstellen wil wijzigen.
Invulvelden in factuurteksten gebruiken
Met invulvelden voeg je dynamische informatie toe aan je factuurteksten. AdminPulse vervangt deze automatisch wanneer de factuur wordt gegenereerd.
Enkele voorbeelden van invulvelden:
-
{currentMonthName}– toont de huidige maand -
{currentQuarterName}– toont het huidige kwartaal
Deze voorbeelden kan je instellen met invulvelden:
- Voor de prestaties van het
{currentQuarterName}kwartaal van{currentYear} - Voorschot – maand
{currentMonthName} {currentYear}
Resultaat na invulling:
- Voor de prestaties van het eerste kwartaal van 2025
- Voorschot – maand mei 2025
💡 Klik op de knop Invulvelden bij het aanmaken of bewerken van een factuurtekst om de volledige lijst beschikbare velden te zien.
👉 Belangrijk: AdminPulse gebruikt als referentie voor het invullen van deze velden de datum ‘Registraties tot en met’ uit het gebruikte facturatieschema (Instellingen > Facturatieschema's).
Factuurtekst koppelen aan een facturatieschema
Een factuurtekst wordt pas gebruikt zodra je die koppelt aan een facturatieschema. Door deze koppeling weet AdminPulse welke tekst automatisch moet worden toegevoegd bij het aanmaken van factuurvoorstellen via de facturatieplanning.
- Ga naar Instellingen > Facturatieschema’s.
- Klik op het bewerk-icoon naast het facturatieschema dat je wil aanpassen.
- Kies bij Factuurtekst een tekst uit je lijst van bestaande factuurteksten. Je kan dit instellen op het niveau van het hele schema of per afzonderlijke planningslijn.
Zodra AdminPulse automatisch een factuurvoorstel aanmaakt op basis van dit schema, wordt de gekoppelde tekst ingevoegd en worden invulvelden vervangen door de juiste waarden.
👉 Opgelet: Heb je een factuurvoorstel manueel aangemaakt door één of meerdere registraties door te zetten (dus niet via de automatische planning van AdminPulse)? Dan zal de factuurtekst niet automatisch toegevoegd worden. Je kan dan nog:
- De juiste tekst manueel invoeren
- Het voorstel verwijderen en de volgende planningslijn laten uitvoeren. Dit doe je via Relatiedossiers > Facturatieplanningen, gebruik de globale actie ‘Volgende facturatieplanning uitvoeren’
💡 Lees ook: Overzicht: Facturatieplanningen raadplegen en beheren
Factuurtekst laten verschijnen op een factuur dankzij het factuursjabloon
De manier waarop een factuurtekst op een factuur wordt zichtbaar gemaakt hangt af van het factuurtype en van één specifieke instelling (enkel relevant bij forfait en voorschot).
Regie- en afrekeningsfacturen
Gebruik je regie- of afrekeningsfacturen? Dan moet je het veld {InvoiceText} opnemen in je factuursjabloon om de factuurtekst zichtbaar te maken op de pdf. Plaats het op de gewenste locatie, bijvoorbeeld boven de factuurlijnen, afhankelijk van wat bij je factuurlay-out past.
Factuurtekst tonen in forfait- en voorschotfacturen
Voor forfait- en voorschotfacturen bepaalt een specifieke instelling in je omgeving hoe de factuurtekst getoond wordt. Je vindt deze instelling via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen: 'Factuurtekst tonen in factuurlijn (forfait/voorschot)'. Afhankelijk van of deze optie aan of uit staat, moet je een ander veld gebruiken in je sjabloon.
Optie staat AAN: gebruik {Description} in de factuurlijnen
Wanneer 'Factuurtekst tonen in factuurlijn (forfait/voorschot)' is aangevinkt, wordt de ingevoerde factuurtekst gebruikt als omschrijving in de factuurlijn:
Het veld {InvoiceText} heeft dan geen effect.
De factuurtekst wordt dan automatisch op de factuur geplaatst via het veld {Description}, dat je moet plaatsen binnen de groep voor factuurlijnen (zoals {Description} in {BeginGroup:InvoiceLinesByDescription} - {EndGroup:InvoiceLinesByDescription}):
👉 Let op: indien het vinkje aanstond en factuurvoorstellen werden gegeneerd met de factuurtekst in de factuurlijn, kan je dit niet meer wijzigen – wees daar dus voorzichtig met deze optie.
Optie staat UIT: gebruik {InvoiceText}
Als de instelling 'Factuurtekst tonen in factuurlijn (forfait/voorschot)' uit staat, wordt de factuurtekst niet als omschrijving in de factuurlijn gebruikt. In dat geval werk je net zoals bij regie- of afrekeningsfacturen met{InvoiceText}om de factuurtekst aan het juiste plaats te laten verschijnen.
Factuurtekst aanpassen voor een specifieke relatie of factuur
Wil je uitzonderlijk afwijken van de standaard factuurtekst voor een bepaalde relatie en factuur? Dat kan op twee manieren:
-
Factuurvoorstel - tekst per factuur
In een individueel factuurvoorstel kan je rechtstreeks een specifieke tekst invullen in het veld Factuurtekst. Deze tekst heeft altijd voorrang op alle andere instellingen.
-
Relatiefiche - tekst per lijn in de facturatieplanning
In de facturatieplanning van een klant kan je per planningslijn een aangepaste factuurtekst instellen:
- Ga naar het Relatiedossier > sectie Facturatie > vak Facturatieplanning
- Klik op het i-icoon naast een lijn
- Selecteer de tekst bij Tekst op factuur
💡Tips voor het gebruik van factuurteksten
- Let er op dat je een factuurtekst hebt ingesteld in je facturatieschema’s.
- Maak gebruik van invulvelden voor dynamische inhoud.
- Hou je factuurteksten kort, professioneel en duidelijk.
- Gebruik de gepaste taal voor je cliënteel.
- Controleer bij de aanmaak van de eerste factuurvoorstellen hoe de factuurtekst eruitziet, vóór het nummeren. Je kan deze indien nodig nog aanpassen zoals beschreven in Een factuurtekst aanmaken of aanpassen
💡Goed om te lezen
- Benieuwd hoe je Facturatieschema’s configureert (via Instellingen > Facturatieschema’s)? Lees dan hier verder: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
- Wil je weten hoe je de factuurlay-out bepaalt? Lees dan dit artikel: Factuur lay-out
- Wil je weten hoe je een facturatieschema concreet toepast op een relatie? Bekijk dan dit artikel rond facturatieplanning: Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen