Wenst u op een eenvoudige manier brieven of documenten te genereren, dan kan dit eenvoudig via een briefsjabloon.
Briefsjablonen
Voorbeeldsjablonen
AdminPulse voorziet in enkele sjablonen voor brieven gebaseerd op de voorbeelden van de beroepsorganisaties. Je vindt ze terug onder Instellingen > Briefsjablonen > Voorbeeldsjablonen
- Anti-witwas (AWW)
- Volmachtbrief
- Opdrachtbrief ITAA
Algemeen
Vanuit dit overzicht kan je de sjablonen beheren. Hier kan je bestaande sjablonen downloaden, wijzigen of verwijderen, en nieuwe sjablonen toevoegen.
- Toevoegen : Een nieuw briefsjabloon toevoegen voor gebruik binnen AdminPulse
- {Invulvelden} : Deze knop zal een lijst van alle beschikbare velden tonen die u kan gebruiken in de briefsjablonen.
- Invulvelden voor gelinkte relaties: Hier kan je een Word-document downloaden waar alle invulvelden die beschikbaar zijn voor gelinkte relaties, uitgelegd worden.
De sjablonen zijn Word documenten waar labels in zijn aangebracht voor gegevens die door AdminPulse kunnen ingevuld worden. Zo’n label staat altijd tussen accolades, bvb ‘{relation.name}’.
Deze sjablonen zijn klaar voor gebruik, maar om ze optimaal te gebruiken kan je ze best aanpassen aan jouw situatie. Gegevens die voor alle brieven hetzelfde zijn kan je in de sjablonen zetten en in de aanhef kan je je als vennootschap voorstellen, dan wel als éénmanszaak door het andere deel te schrappen.
Sjabloon wijzigen
Om een sjabloon aan te passen moet je het eerst downloaden. Dat doe je door op de downloadknop te klikken bij de actieknoppen van het document.
Daarna kan je het document bewerken in Word of een andere tekstverwerker, opslaan en terug uploaden. Zo kan je het sjabloon helemaal aanpassen aan jouw wensen, zowel wat betreft inhoud als lay-out.
Tip: De invulvelden met accolades rond, bvb {relation.name}, moet je in het document laten staan als je wil dat AdminPulse ze automatisch invult bij het opstellen van een opdrachtbrief.
Tip: Je kan ook zelf eigen invulvelden toevoegen, bvb {eigeninvulveld}. Je kan hier dan een waarde voor invullen bij het opstellen van de opdrachtbrief.
Sjabloon vervangen
Als het sjabloon is aangepast en je wil het toevoegen aan AdminPulse, kan je kiezen om een bestaand sjabloon te vervangen:
of om een nieuw sjabloon toe te voegen - via de knop ‘Toevoegen’ onderaan.
Stappenplan opdrachtbrief
Hoe maak je van het standaard-sjabloon een gebruiksklare opdrachtbrief?
- Download het sjabloon
- Pas de opmaak naar wens aan, voeg eventueel een logo toe aan de kop- of voettekst
- Voeg invulvelden toe voor digitale handtekening
- Kopieer het sjabloon (versies voor persoon, eenmanszaak, vennootschap)
- Schrap de onnodige paragrafen in elke kopie
- Laad de sjablonen op in AdminPulse (zie hierboven: sjabloon toevoegen of vervangen)
Brief opstellen
Een brief opstellen doe je vanuit het betreffende relatiedossier, onder Brieven. Een klik op de Brief opstellen knop opent een modal waarin je eerst een sjabloon kiest. Je ziet dan dadelijk de invulvelden die niet door AdminPulse kunnen ingevuld worden:
Hier je kan er dan een waarde voor invullen. Het gaat dan om gegevens die nog ontbreken in het relatiedossier of om gegevens die nooit door AdminPulse ingevuld kunnen worden, zoals – in dit voorbeeld – het aantal facturen per jaar en het forfaitbedrag. Ook voor zelf toegevoegde invulvelden moet je hier een waarde meegeven.
Een klik op ‘Voorbeeldweergave’ genereert een voorbeeld van de ingevulde opdrachtbrief, maar geeft je de kans om toch nog andere waarden in te vullen
Als je op ‘Opstellen’ klikt verschijnt de opgestelde brief even later in het relatiedossier.
Via het dropdownmenu rechts zijn verschillende acties mogelijk. Je kan de brief downloaden als een PDF of een Word bestand. Zo kan je de brief verder bewerken als dat nog nodig zou zijn en de opgeslagen versie vervangen door de aangepaste versie. Als je de brief als getekend markeert wordt die versie als definitief beschouwd en kan je ze niet langer vervangen.
Zodra er een opdrachtbrief als getekend is gemarkeerd, zal dit relatiedossier ook als conform beschouwd worden voor dit criterium in het overzicht van de kwaliteitstoetsing.
Een getekende opdrachtbrief kan ook ingescand worden en geüpload via de drop zone in Documenten. Na de automatische herkenning word je daar voorgesteld om met één klik de bestaande brief te vervangen en deze te markeren als getekend.
Vrije documenten aanmaken
In bepaalde gevallen wenst u de brief (document) enkel op te maken op af te drukken, te downloaden of door te sturen naar de klant. Dit kan eenvoudig door te klikken op "Brief opstellen", en daarna gebruik te maken van de keuze knoppen. Bijvoorbeeld : een eID extract
Wanneer u gebruik maakt van deze optie's zal het aangemaakte document niet worden opgeslagen onder de brieven, maar spreken we eerder van een tijdelijk document.
Uiteraard kan u zelf aan de slag om eigen briefsjablonen te maken (bijvoorbeeld : info doorsturen naar notaris, sociaal secretariaat, etc)
Digitale handtekening
Wenst u op een eenvoudige manier documenten te laten handtekenen op een digitale manier (via bijvoorbeeld Adobe, Connective, OK!Sign, Penneo, SignHere, ...) ? Lees meer
Nuttige links
- Wenst u bepaalde lijsten (aandeelhouders, ubo berekening, etc) op te nemen in je briefsjabloon; lees hier hoe dit in zijn werk gaat.