In AdminPulse kun je drie soorten taken gebruiken: to-do’s, hoofdtaken en deeltaken. Deze handleiding legt uit hoe je elk type gebruikt en voor welke situaties ze geschikt zijn.
- To-do’s: Enkel voor korte, eenmalige actiepunten die ad hoc uitgevoerd moeten worden. To-do’s zijn niet bedoeld voor terugkerende taken. Voorbeelden: aanpassing van een adres, iemand terugbellen.
-
Taken met deeltaken: Voor grotere werkzaamheden met een bepaalde vastgelegde structuur die bij meerdere relaties kan terugkomen. Hier raden we aan om een Taaksjabloon aan te maken. Zo gebruik je altijd dezelfde werkstructuur of workflow.
- Recurrente werkzaamheden: Indien de taken op regelmatige basis uitgevoerd moeten worden, stel je best een Taakplanning in op een Taaksjabloon. Voorbeelden: btw-aangifte, jaarafsluiting.
- Eenmalig of zonder bepaalde planning: Heeft de taak een standaardstructuur, maar geen terugkerend karakter (of is eenmalig)? Dan kan je via het Taakbord een eenmalige taak toevoegen. In tegenstelling tot een to-do kan je bij een taak meerdere deeltaken toevoegen.
Soorten deeltaken
Een deeltaak kan één van de onderstaande types zijn. Elk type heeft een specifieke functie en eigenschappen:
- Echte taak
- Taak met standaard tijdsduur
- E-mail - Automatisch
- Voorwaarde
Echte taak
Een echte taak is het basistype van een deeltaak. Dit type is vooral bedoeld voor het registreren van de werkelijk gespendeerde tijd aan een activiteit. Deze deeltaken kunnen dus de status 'In uitvoering' hebben.
Je herkent dit type aan de timer-icoon
Taak met standaard tijdsduur
Gebruik het 'Taak met standaard tijdsduur' type deeltaak wanneer tijdsregistratie nodig is, maar de exacte tijd niet relevant is. Dit komt vaak voor bij kleinere taken die toch factureerbaar zijn, zoals documenten klasseren of een korte mail versturen. Net zoals bij een echte taak, kan dit type de status ‘In uitvoering’ hebben.
Dit type is herkenbaar aan de zandloper-icoon
👉 Let op: de standaard ingestelde tijdsduur wordt enkel toegepast als je via het Taakbord werkt.
Het 'E-mail' type deeltaak is bedoeld voor het versturen van een e-mail naar de klant.
Je herkent deze deeltaken aan de e-mail-icoon
Hoe stel je een 'E-mail' deeltaak in?
- Stel het type van deeltaak in op E-mail binnen een Taaksjabloon.
- In de kolom 'E-mailsjabloon' koppel je het gewenste sjabloon. Als er een nieuw sjabloon nodig is, maak dit dan eerst aan. Zie: E-mailsjablonen
Hoe verstuur je een e-mail met een 'E-mail' deeltaak?
- Sleep de deeltaak naar ‘In uitvoering’ op het Taakbord. Er verschijnt een venster waarin je de e-mail kan versturen.
- De inhoud van de e-mail wordt automatisch ingevuld op basis van het gekoppelde e-mailsjabloon, maar je kan deze nog steeds aanpassen.
- Na verzending verandert de status van de deeltaak naar 'Klaar'. Annuleer je de verzending? Dan keert de taak terug naar ‘Te doen’.
Raadpleeg de verzonden e-mails of verstuur ze opnieuw via het detailvenster van de deeltaak. Het detailvenster wordt geopend door op de deeltaak te klikken.
E-mail - Automatisch
Met het 'E-mail - Automatisch' type deeltaak laat je een e-mail automatisch door AdminPulse verzenden. Dit is ideaal voor standaardmails, zoals het opvragen van documenten. De e-mail wordt automatisch verzonden op de deadline-datum van de deeltaak.
Je herkent deze deeltaken aan de e-mail-icoon met kalender
Verzendmoment: De e-mails worden 's ochtends verstuurd, om 7 uur tijdens de wintertijd en om 8 uur tijdens de zomertijd.
👉 Opmerking: maak je de deeltaak vandaag aan, dan wordt er alsnog een automatische e-mail verstuurd voor een deeltaak met een deadline tot 7 dagen in het verleden.
Voorwaarde
Een voorwaarde is geen taak, maar eerder een stap in de workflow die een specifieke toestand beschrijft waaraan voldaan moet worden. Dit geeft bijvoorbeeld aan dat de volgende stappen pas uitgevoerd kunnen worden als documenten ontvangen zijn.
- Voorwaarden kan je herkennen aan de vraagteken-icoon
- Er kan geen tijd op deze taken geregistreerd worden, en dit type deeltaak kan niet de status ‘In uitvoering’ aannemen.
Samenvatting van taak- en deeltaaktypes
- To-do's: Gebruik je voor eenmalige en ad hoc acties.
- Taken met deeltaken: Gebruik je voor acties met een vast werkproces, met of zonder recurrente planning.
- Deeltaken: Kies voor een van de vijf types afhankelijk van wat nodig is.
Type | Gebruik voor | Kenmerk | Icoon |
---|---|---|---|
To-do’s | Korte, eenmalige actiepunten | Geen terugkerende structuur | N.v.t. |
Taken met deeltaken | Complexe taken of vaste workflows | Meerdere deeltaken mogelijk | N.v.t. |
Echte taak | Activiteiten met geregistreerde tijd | Tijdregistratie belangrijk | |
Taak met standaard tijdsduur | Factureerbare, kleinere taken | Tijd vastgelegd, niet echt gemeten | |
Handmatige e-mails naar een klant | Versturen via sjabloon | ||
E-mail - Automatisch | Automatische mails naar een klant | Wordt verzonden op de deadline | |
Voorwaarde | Situaties zonder acties | Geen tijdregistratie mogelijk |
Door de juiste taak- en deeltaaktypes te gebruiken, kan je je workflow in AdminPulse overzichtelijk en efficiënt organiseren.