Inleiding
Een deeltaak heeft één van de vier verschillende types, elk met zijn eigen gedrag en specifieke eigenschappen.
Echte taak
Een echte taak is de basis-deeltaak: een taak waarop je de werkelijke tijdsduur die je er aan besteed hebt wil registreren. Deze deeltaken kunnen dus in status ‘In uitvoering’ staan. Je herkent ze aan het stopwatch pictogram.
Taak met standaard tijdsduur
Voor dit type taak wil je wel een registratie wil doen die later gefactureerd kan worden, maar niet noodzakelijk de werkelijk gemeten tijd, vaak omdat het over kleine taakjes gaat. We denken bijvoorbeeld aan documenten klasseren of een mail versturen. Ook deze deeltaken kunnen in status ‘In uitvoering’ staan. Je herkent ze aan het zandloper pictogram.
Noot : deze tijdsduur zal enkel worden gebruik als je via het taakbord werkt
Taak met e-mail
Dit is een subtaak waarvoor een e-mail naar de klant verstuurd moet worden. Je herkent ze aan het mailicoontje. We denken dan bijvoorbeeld aan het opvragen van documenten.
In het taaksjabloon zet je hiervoor het deeltaak type op "e-mail". In de kolom e-mailsjablonen kies je het gewenste e-mailsjabloon. Indien het gaat om een nieuwe e-mail dan kan je deze eerst aanmaken in het scherm van de e-mailsjablonen.
Wanneer je deze deeltaak dan op het Taakbord naar ‘In uitvoering’ sleept, opent zich een dialoogvenster van waaruit je de mail kan versturen. Het e-mailsjabloon dat gekoppeld is aan de deeltaak bepaalt welke tekst er in de mail wordt voorgesteld, maar je kan die nog aanpassen voor verzending. Als je de mail verzendt wordt deze deeltaak naar ‘Klaar’ verplaatst, als je annuleert gaat ze terug naar ‘Te doen’. Deze subtaken kunnen dus niet op status ‘In uitvoering’ blijven staan. In het dialoogvenster met de details van de subtaak kan je de verzonden e-mail(s) raadplegen en de mail opnieuw verzenden.
Taak met automatische e-mail
Je hebt ook de optie om automatisch een e-mail uit te sturen op de dag van de deadline van de deeltaak. Handig voor je standaard e-mails zoals het opvragen van documenten.
Voorwaarde
Een voorwaarde herken je aan het vraagteken pictogram. Dit zijn eigenlijk geen taken, maar stapjes in je workflow die een toestand beschrijven, vaak een voorwaarde om verder aan de taak te kunnen werken. Zo kan je bvb documenten opvragen en wil je dan ook kunnen aangeven dat de documenten ontvangen zijn. Op dit type kan je geen tijd registreren. Ze kunnen dan ook niet ‘In uitvoering’ staan.