Met Adobe Acrobat Reader (beschikbaar op https://www.adobe.com) kun je gratis pdf-bestanden bekijken en ook documenten digitaal ondertekenen. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je dit doet:
- Stel eerst het document op in AdminPulse
- Verstuur het via e-mail naar de persoon die het moet ondertekenen
- Zodra het document getekend is, upload je het in het documentenscherm van AdminPulse. Dankzij de QR-code herkent AdminPulse het getekende document en koppelt het automatisch aan de juiste relatie
Een brief opstellen en versturen via e-mail
Stap 1: Brief opstellen
- Ga in het relatiedossier naar de sectie Brieven
- Kies een geschikt briefsjabloon
- Vergeet niet om een QR-code aan de brief toe te voegen. Deze QR-code is nodig zodat AdminPulse het document later kan herkennen.
Stap 2: Keuze e-mailopties
Optie 1: Enkel via e-mail versturen
Je kunt ervoor kiezen om de brief meteen via e-mail te versturen, zonder het eerst op te slaan.
Voordeel: Je bespaart een tussenstap
Nadeel: In de sectie Brieven zal niet worden geregistreerd dat deze brief is opgemaakt
Optie 2: Opslaan en versturen
Als alternatief kun je ervoor kiezen om de brief eerst op te slaan.
- Na het opslaan klik op 'Meer acties' aan het einde van de lijn
- Selecteer 'Verstuur PDF-document via e-mail'
- Verstuur de brief
Zodra de brief verzonden is, wordt de status van de handtekening in het relatiedossier ingesteld op 'in afwachting'.
Een document ondertekenen via Adobe Acrobat Reader
Er zijn twee methodes om een document te ondertekenen met Adobe Acrobat Reader: handmatig tekenen of tekenen met een eID.
Methode 1: Handmatig tekenen
- Open je document in Adobe Acrobat Reader
- Klik op het pictogram van de vulpen
- Klik om een handtekening aan te maken of gebruik een bestaande handtekening
- Plaats de handtekening op de gewenste plek in het document
Voor meer details, bekijk de officiële handleiding van Adobe Acrobat rond het handmatige tekenen.
Methode 2: Digitaal tekenen met eID
- Open het document in Adobe Acrobat Reader
- Klik op Alle tools > Meer > Certificaat gebruiken
- Selecteer de digitale handtekening type die je wilt gebruiken
- Als daarom gevraagd wordt, steek je ID-kaart in de kaartlezer
- Klik op Opslaan en geef de pincode van je ID-kaart in
- De handtekening wordt geplaatst en het document is nu digitaal ondertekend
Voor meer details, bekijk de officiële handleiding van Adobe Acrobat rond tekenen met een certificaat.
Het getekende document opladen in het documentenscherm
- Lad het getekende document in het documentenscherm (Documenten > Documenten) op
- Door de toegevoegde QR-code kan AdminPulse het document automatisch koppelen aan de juiste relatie
- AdminPulse zal ook de handtekening herkennen en het document als getekend markeren
Resultaat bij 'Brieven'
In de sectie 'Brieven' van het relatiedossier zul je nu zien dat de brief de status getekend heeft.