Met vrije facturen in AdminPulse stel je eenvoudig manuele facturen op, zonder dat er registraties aan gekoppeld zijn. Ideaal voor losse kosten of uitzonderlijke gevallen.
In dit artikel ontdek je stap voor stap hoe je een vrije factuur of creditnota aanmaakt, bewerkt en verzendt.
Wat zijn vrije facturen?
Een vrije factuur is een factuur waarbij je manueel factuurlijnen toevoegt, zonder dat er registraties aan gekoppeld zijn. Deze volledige flexibiliteit maakt ze ideaal voor situaties waarin je losse kosten of bedragen wil factureren.
💡 Goed om te weten over vrije facturen:
- Je kan geen bijlagen uit registraties toevoegen.
- Ze zijn niet om te zetten naar andere factuurtypes.
- Na nummering doorlopen ze het gewone facturatieproces: verzenden, opvolgen, herinneren...
Waar kan je een vrije factuur of creditnota aanmaken?
Je start een nieuwe vrije factuur of creditnota via een van de volgende paden in het menu:
- Facturatie > Factuurvoorstellen > Knoppen: +Nieuw vrij factuurvoorstel of +Nieuwe vrije creditnota
- Facturatie > Facturen > Knoppen: +Nieuw vrij factuurvoorstel of +Nieuwe vrije creditnota
- Facturatie > Nieuwe vrije factuur of Nieuwe vrije creditnota
Hoe maak je een vrije factuur of creditnota aan?
💡 Het proces voor het aanmaken van een vrije creditnota verloopt vrijwel hetzelfde. Daarom lichten we hieronder vooral de stappen toe voor het aanmaken van een vrije factuur.
- Klik op +Nieuw vrij factuurvoorstel of +Nieuwe vrije creditnota.
- Selecteer de nodige gegevens:
- Relatie: de klant waarvoor je factureert
- Opdracht: als er meerdere bestaan
- Eigen bedrijf: indien je meerdere eigen bedrijven gebruikt
- Vul indien gewenst een Factuuromschrijving en/of een Tekst op factuur in.
- Klik op + Voeg factuurlijn toe om zoveel factuurlijnen toe te voegen als gewenst.
Kies een van de volgende factuurlijntypes:-
- Vrij in te geven bedrag
- Enkel tekst
- Tijd
- Product/Kost
- Afstand
- Voorschotlijn
-
Afhankelijk van het gekozen factuurlijntype vul je per lijn de volgende velden in:
-
-
- Omschrijving
- Wat
- Aantal
- Tarief: prijs per eenheid
- BTW %
- Korting (optioneel)
- Grootboekrekening (optioneel)
- Opmerking (optioneel)
-
Bij het toevoegen van een factuurlijn worden automatisch deze velden berekend voor elke lijn:
-
- Subtotaal: bedrag vóór btw en korting
- Belastbare basis: bedrag waarop btw wordt berekend
- Oorspronkelijk bedrag: bedrag vóór korting of aanpassing
- Aangepast bedrag: uiteindelijke waarde
- Gebruik de knoppen rechts van elke lijn om de lijn:
- te verplaatsen (omhoog/omlaag)
- te verwijderen (vuilbakicoon)
- Kies onderaan wat je met het voorstel wil doen:
- Annuleren
- Opslaan: als voorstel bewaren en later afwerken
- Nummer factuur: definitieve factuur aanmaken met nummer
- Nummer en verstuur factuur: factuur definitief maken en meteen verzenden
Specifiek voor vrije creditnota’s
Bij het aanmaken van een vrije creditnota zie je een extra veld:
- Gebaseerd op factuurnummer(s): hier geef je aan op welke factuur de creditnota gebaseerd is.
👉 Let op:
- Je kan geen creditnota aanmaken voor een niet-genummerde factuur.
- Het totaalbedrag op de creditnota mag niet hoger zijn dan dat van de gekoppelde factuur.
Wil je een andere factuurdatum kiezen bij een vrije factuur of creditnota?
Wil je de factuur of creditnota op een andere datum laten nummeren dan vandaag? Volg dan deze stappen:
- Klik op 'Opslaan' om de factuur als voorstel te bewaren. Het voorstel opent dan in het factuurvoorstellen-scherm (Facturatie > Factuurvoorstellen).
- Stel in het veld 'Gewenste factuurdatum' de gewenste datum in.