To-do’s zijn eenvoudige, eenmalige actiepunten die je snel en gemakkelijk kunt toevoegen en beheren in AdminPulse. Ze zijn ideaal voor korte acties te noteren, zoals het doorvoeren van een adreswijziging of het terugbellen van iemand.
Voor terugkerende of complexere acties zijn Taken een betere keuze. Niet zeker of je een to-do, taak of deeltak moet gebruiken? Lees dan hier verder: Wat is het verschil tussen taken, deeltaken en to-do’s?
To-do’s toevoegen
Een nieuwe to-do aanmaken is snel en eenvoudig gedaan. Volg deze stappen:
- Klik op 'Nieuwe to-do maken' in de Taaklijst (Taken > Taaklijst)
- Vul de details in het formulier in:
- Omschrijving: Geef een duidelijke beschrijving van de actie, bijvoorbeeld: "Adres aanpassen"
- Relatie: Koppel de actfie aan een specifieke relatie
- Deadline: Stel een deadline in om jezelf te helpen de actie tijdig af te ronden
- Labels: Voeg labels toe om to-do’s te organiseren per categorie, zoals Urgent of Administratie
- Toegewezen aan: Kies wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de actie
- Opmerking: Voeg een extra verduidelijking toe als dat nuttig kan zijn
- Documenten: Upload of koppel relevante bestanden indien nodig
- Klik op 'OK' om je to-do op te slaan
Nu is je to-do toegevoegd en makkelijk terug te vinden in de Taaklijst.
To-do’s beheren in de Taaklijst
In de Taaklijst kun je to-do’s efficiënt beheren en erin navigeren. Hier zijn enkele handige mogelijkheden:
- Filteren op to-do’s (1): Gebruik filters om to-do's te zoeken op basis van bijvoorbeeld status, wie eraan toegewezen is, de relatie etc.
-
Status bijwerken (2): To-do’s hebben steeds een status:
- Te doen (grijze stip): De actie is nog niet begonnen
- In uitvoering (oranje stip): Er wordt momenteel aan gewerkt
- Klaar (groen stip): De actie is voltooid
- Registraties beheren (3): Je kunt tijdregistraties koppelen aan to-do’s, handig om je werktijd bij te houden.
-
To-do’s aanpassen of verwijderen (4): Klik op de actie knoppen aan de rechterkant om een to-do te te openen en wijzigen, te delen of te verwijderen.
💡Meer informatie over het delen van to-do's: Hoe een taak/to-do/interactie/document delen met een collega
Voorbeeldscenario
Stel: een klant vraagt om een kopie van een factuur. Maak een nieuwe to-do met de titel "Kopie factuur sturen". Koppel de klant in het veld Relatie, stel een deadline in voor vandaag, en voeg eventueel een document toe. Zo verlies je geen tijd en hou je overzicht!
To-do’s op het home pagina
Altijd een handig overzicht? Gebruik de widget 'Mijn to-do's' op je home pagina. Met dit widget kun je:
- Snel nieuwe to-do’s aanmaken
- De status bijwerken
- To-do's bekijken, aanpassen en verwijderen
- Tijd op to-do's registreren
De widget zorgt ervoor dat jouw to-do’s altijd binnen handbereik zijn.
💡Zodra een to-do de status Klaar krijgt, verdwijnt het automatisch uit de widget, maar kan nog altijd worden geraadpleegd via de Taaklijst.
Meer informatie over de home pagina en de beschikbare widgets vind je hier: Overzicht: Home pagina
Meldingen van to-do’s
Wanneer iemand een to-do aan jou toewijst, ontvang je hierover een melding in AdminPulse.
- Klik op het notificatie-icoontje rechtsboven in het scherm
- Bekijk de details van de melding: je ziet wat de to-do inhoudt, wie het heeft toegewezen en tot wanneer het moet worden uitgevoerd
Zo blijf je steeds op de hoogte van jouw to-do's.