Wat is Connective / SignHere?
Connective (of SignHere) biedt de mogelijkheid om documenten en brieven die door AdminPulse gemaakt zijn en bestemd zijn voor de eindklant, digitaal te laten ondertekenen. Het digitaal ondertekenen kan door alle partijen, dus zowel door een medewerker van het kantoor als door de eindklant.
Connective levert een ruime keuze aan ondertekenmethodes, waaronder een brede waaier aan Europese eID-systemen die voldoen aan de eIDAS-verordening.
Er zijn geen extra kosten die aangerekend worden door AdminPulse. Elk document dat gehandtekend moet worden, kan gratis via AdminPulse verzonden worden. De transactiekost voor het handtekenen wordt aangerekend door Connective.
Meer informatie vindt u op https://connective.eu/nl/producten/digitale-handtekening/ of op https://www.signhere.be/
2. Ingave Connective-gegevens in AdminPulse
3. Sjablonen klaarmaken voor digitale handtekening
4. Verstuur brief ter ondertekening
Integratie in AdminPulse
De integratie van Connective in AdminPulse laat toe om een verzoek tot handtekening van een document te versturen naar de eindklant of naar een medewerker van het kantoor. AdminPulse stuurt de nodige gegevens naar Connective en deze stuurt vervolgens een link naar de gebruiker. Op de omgeving van Connective kan de eindklant dan handtekenen via de geconfigureerde methodes.
1. Connective-account
- Voor de integratie met Connective heb je een Connective -account nodig. Dit account kan online worden aangevraagd via https://connective.eu/
- Voor de integratie met SignHere heb je een SignHere -account nodig. Dit account kan online worden aangevraagd via https://www.signhere.be/
Connective zal je contacteren en de gegevens verschaffen nodig voor de verdere integratie.
2. Ingave Connective-gegevens in AdminPulse
Wanneer je van Connective de gegevens hebt ontvangen, dien je deze in te geven op onze Admin-Connect webpagina. Via deze pagina krijg je een handig overzicht van alle integraties met externe koppelingen, waaronder Connective. Je kan navigeren naar Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be/ of via onderstaand stappenplan.
Ga naar Algemene instellingen -> Documenten
Op de startpagina van Admin-Connect vind je een knop om de integratie met Connective te maken.
In het scherm dienen de gegevens, verkregen via jouw contactpersoon bij Connective ingevuld te worden.
- Username: dit is de API username die gekoppeld is aan jouw omgeving. Het is dus niet je persoonlijk e-mailadres waarmee je inlogt op de portal van Connective. Mocht je niet weten wat je API username is, vraag deze info dan na bij je contactpersoon.
- Password: het wachtwoord van de API username.
- Endpoint: dit is de url van jouw Connective/SignHere omgeving. Bijvoorbeeld: https://myoffice.connective.eu
- Expire package after # days: aantal dagen waarna de mogelijkheid om de documenten te handtekenen vervalt.
- Default signing method: wanneer je hier een van de tekenmethodes kiest, zal enkel die methode gekozen kunnen worden door de eindklant. We raden aan om deze optie dus leeg te laten.
- Document group: als er in jouw Connective/Signhere documentgroepen zijn geconfigureerd, kan je hier de documentgroep kiezen waarin de documenten zullen terecht komen bij het versturen. Via een documentgroep kan je documenten delen met andere gebruikers, zodat ze voor iedereen zichtbaar zijn. Meer info vind je op https://documentation.connective.eu/en-us/eSignatures5.0/DocumentGroups.html
3. Briefsjablonen klaarmaken voor digitale handtekening
Om te weten welke en hoeveel handtekeningen in het document moeten komen, moeten er velden worden toegevoegd aan het sjabloon of het opgemaakte Word-bestand in AdminPulse. Deze moeten voldoen aan een bepaald formaat dat opgelegd wordt door Connective. De volledige documentatie van Connective over deze velden vind je op deze webpagina.
Een veld toevoegen aan het sjabloon kan gewoon via normale ingave van tekst, er hoeft geen speciaal "veldtype" gekozen worden, maar het moet wel voldoen aan de volgende vereisten en formaat:
Voorbeeld: #SIG01_100_200#
- Elk handtekening veld moet starten en eindigen met een hashtag #
- SIG01: de benaming van het veld, deze naam zal later in AdminPulse gekoppeld moeten worden aan een medewerker of eindklant, afhankelijk van wie op die plaats moet tekenen. Dit kan je naar wens aanpassen zolang het in dit formaat is. Wil je een onderscheid maken tussen bvb de klant die tekent en de bestuurder, dan kan je KLA01 en BES01 gebruiken.
Belangrijk: dezelfde benaming mag niet meer dan één keer gebruikt worden; gebruik dus SIG01, SIG02, etc. of BES01, BES02, etc. - 100: de hoogte van het handtekening veld (minimum vanaf 70)
- 200: de breedte van het handtekening veld (minimum vanaf 112)
Een uitgewerkt voorbeeld van een sjabloon dat klaar is voor digitale handtekening ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:
Opmerking: De handtekeningen die over de markering worden geplaatst zijn meestal transparant (of wit); Om te voorkomen dat de velden nog steeds zichtbaar zijn nadat het document ondertekend is, kan je het handtekening veld in een witte tekstkleur zetten.
4. Verstuur brief ter ondertekening
Wanneer er dan een document of brief werd opgesteld voor een bepaalde relatie via het sjabloon dat de velden bevat, kan je deze opsturen ter ondertekening naar de klant. Dit doe je door op het relatiedossier te kiezen voor "Verstuur aanvraag tot handtekening" onder de sectie brieven en op het gewenste document. Deze optie is enkel beschikbaar indien het document nog niet getekend werd.
In het dialoogvenster zal er voor elk handtekening veld dat in het document gevonden werd, gevraagd worden om een medewerker of eindklant te kiezen. In geval van een onderneming, zal de lijst met relaties worden opgevuld door de gelinkte relaties van het type persoon die aan deze onderneming gekoppeld zijn. Het e-mailadres is verplicht, dit is het e-mailadres waarop de persoon een uitnodiging tot handtekening zal krijgen. Voor sommige handtekenmethodes is een GSM-nummer vereist, indien dit uw gewenste tekenmethode is zal er dus ook een GSM-nummer aanwezig moeten zijn.
Wanneer voor alle handtekening velden een ondertekenaar werd gekozen, kan het document verzonden worden. De klant zal via mail uitgenodigd worden om een document te tekenen en het document zal "in afwachting" blijven staan tot een verdere statuswijziging.
5. Statuswijzigingen
Na het versturen tot ondertekening kan een document een van de volgende statussen krijgen:
- Getekend: alle ondertekenaars hebben het document getekend.
- Geweigerd: één van de ondertekenaars heeft geweigerd het document te ondertekenen.
- Vervallen: het document kan niet meer ondertekend worden omdat de termijn verstreken is.
- Ingetrokken: het verzoek tot handtekeningen werd ingetrokken door de aanvrager.
- Gefaald: er is iets misgelopen met het document of bij het handtekenen.
Mogelijke foutcodes
Foutcode | Betekenis |
No signature fields found | Zorg er voor dat er handtekening velden op het document staan; conform de Connective specificaties: https://documentation.connective.eu/en-us/eSignatures5.5/SigningFieldWithId.html#1023-text-markers |
'MarkerOrFieldId' [#SIG01_75_200#] not found or not conform to requirements. Signing field not created.
|
Het veld dat naar Connective werd doorgestuurd kon niet gevonden worden op het document. Probeer alle velden te schrappen van het document en opnieuw te proberen. |
Required data field [EmailAddress] is missing or empty | E-mailadres van de ondertekenaar is leeg. Zorg ervoor dat er een e-mailadres is ingevuld in het relatiedossier en dat deze het hoofdemailadres is. |
No user found with email address [sample@email.com]. |
De gebruiker die de aanvraag tot handtekening start, is niet gekend binnen de Connective omgeving. Voeg de gebruiker toe met hetzelfde e-mailadres als waarmee deze gebruiker inlogt in AdminPulse. |
Required data field [Stakeholders[0].Actors[0].SigningTypes] is missing or empty Required data field | Dit kan gebeuren als de "Default signing method" op SMS staat ingesteld, maar er geen GSM-nummer werd doorgegeven aan Connective omdat dit leeg is in het relatiedossier. |
Missing credentials |
Mogelijk stapte u recent over naar een nieuwe versie van Connective / SignHere (v6). Hiervoor moet een aanpassing gebeuren aan het "endpoint" van de configuratie. U dient /esig toe te voegen aan de endpoint die momenteel geconfigureerd staat. |
Je dient na te kijken of je de integratie geconfigureerd hebt. Indien je meerdere eigen bedrijven hebt, moet je erop letten om de integratie te configureren per eigen bedrijf. |