Algemeen
E-mails hebben 2 belangrijke eigenschappen: de naam en het e-mailadres van de afzender.
De eigenschappen van een e-mail die verzonden wordt via AdminPulse, heeft standaard deze waarden:
Naam: de naam van het bedrijf die staat ingesteld bij "Eigen bedrijf"
E-mailadres: inbox@adminpulse.be
Dit kan verwarrend zijn voor de ontvanger van de e-mail, jouw klant. Deze persoon ziet de naam van het kantoor staan, maar bij het e-mailadres staat een domeinnaam die eindigt op AdminPulse.be. Het kan ervoor zorgen dat e-mails sneller in de spamfolder terechtkomen of dat de klant de e-mail beschouwt als een phishing e-mail.
Om dit te verhelpen, kan je in AdminPulse je eigen domeinnaam instellen om te gebruiken als e-mailadres van de afzender.
In onderstaand stappenplan tonen we hoe dit in zijn werk gaat. We zullen gebruik maken van de domeinnaam accountancy.be als voorbeeld.
Vereisten
- Een eigen domeinnaam, bijvoorbeeld accountancy.be
- Mogelijkheid tot het bewerken van de CNAME records van dit domein. Je IT-partner kan hierbij helpen.
- Underscores moeten toegelaten zijn in de CNAME records.
Procedure
Stap 1: e-mailadres invullen
Geef in AdminPulse een e-mailadres in bij "Eigen bedrijf" dat eindigt op de domeinnaam, bijvoorbeeld info@accountancy.be. Deze mailbox hoeft niet echt te bestaan, maar het wordt wel aangeraden, aangezien sommige klanten dit adres zullen kopiëren om de e-mail te beantwoorden.
Stap 2: verificatie opstarten
Ga naar de algemene instellingen en klik onder het hoofdstuk "Algemeen" op "Domein verifiëren". Er zal een bevestigingsscherm getoond worden met nogmaals de vereisten en het domein dat geverifieerd zal worden.
Stap 3: records aanmaken
Na bevestiging worden er 3 CNAME records getoond. Deze moeten worden toegevoegd aan de DNS-instellingen van het domein.
Indien je het beheer van het domein zelf in handen hebt, doe je dit door naar het configuratie-portaal te gaan van je domein. Indien het beheer door een IT-partner gedaan wordt, kan je
de nodige informatie doorsturen naar je beheerder via de desbetreffende knop.
De plaats waar je de DNS-instellingen aanpast, is voor elke provider anders. GoDaddy & Combell zijn enkele voorbeelden van DNS-providers waar je domein mogelijk geconfigureerd is.
Stap 4: records toevoegen aan domein
Ga naar de configuratie van de CNAME records van het domein.
Voeg de CNAME records toe. Let op: sommige providers vullen reeds automatisch de domeinnaam in op het einde van de naam van het CNAME record. Indien dit het geval is, dien je er dus voor te zorgen dat de domeinnaam niet dubbel in het CNAME record staat.
Wanneer de 3 CNAME records zijn toegevoegd, kan het tot 48 uur duren vooraleer deze geverifieerd kunnen worden. In de praktijk zien we echter dat bij de meeste providers dit wel onmiddellijk is.
Sinds 2024 zal er meer kans zijn dat een e-mail in de spamfolder wordt afgeleverd bij enkele grote e-mailproviders zoals Gmail indien er geen DMARC record aanwezig is in de DNS van het domein. Meer informatie van Google kan je hier terugvinden.
Let op: er mag maar één DMARC record bestaan voor een domein. Indien er dus reeds een DMARC record geconfigureerd werd, hoeft hier geen aanpassing aan te gebeuren.
Indien er nog geen DMARC record bestaat: maak een TXT-record. Dit is een DNS-record dat er zo uit ziet:
Host: _dmarc.accountancy.be (vervang accountancy.be door het domein van de klant)
Value: v=DMARC1; p=none;
Gebruik deze tool om te controleren of het record goed werd geconfigureerd.
Meer info over het DMARC record kan je hier terugvinden.
Stap 5: Verifiëren
Ga terug naar de algemene instellingen van AdminPulse en klik op "Verifiëren".
Indien de CNAME records goed werden ingegeven, zal er de melding getoond worden dat de verificatie gelukt is. Vanaf dit moment worden alle e-mails die via AdminPulse verstuurd worden, via het e-mailadres en dus het domein van het eigen bedrijf verstuurd.
Mogelijke foutcodes
| Foutcode | Betekenis |
| 550 5.7.1 Sender ID (PRA) Not Permitted |
In uitzonderlijke gevallen geeft de e-mailserver van de ontvanger deze foutcode en wordt de e-mail bijgevolg niet afgeleverd. De oplossing hiervoor is het uitbreiden van het SPF-record. Het SPF-record is een TXT-record dat in de DNS-instellingen van het domein staat. Het SPF-record dient uitgebreid te worden met: Let op: er mag maar één SPF-record aanwezig zijn, indien er dus reeds een SPF-record bestaat, dient dit uitgebreid te worden met bovenstaande include. Een voorbeeld van een volledig SPF-record ziet er als volgt uit: |