Met geplande registraties (ook wel "repeterende registraties", "terugkerende registraties" of "doorgerekende kosten" genoemd) kun je het proces van het registreren van specifieke kosten of tijd automatiseren. Door een geplande registratie in te stellen zorgt AdminPulse ervoor dat deze registratie automatisch en volgens een door jou gekozen schema worden aangemaakt. Handig, toch?
Je kan geplande registraties toevoegen op twee manieren: via de optie Globale Acties in het scherm Geplande registraties of rechtstreeks in het relatiedossier onder Facturatie > Geplande registraties. Lees verder in dit artikel om te leren hoe je deze mogelijkheden optimaal kunt benutten.
Het scherm 'Geplande registraties' in detail
In AdminPulse vind je het overzicht van alle geplande registraties via Relatiedossiers > Geplande registraties. Dit scherm biedt je alles wat je nodig hebt om je geplande registraties te bekijken en te beheren.
Linkerzijde van het scherm
Aan de linkerkant van het scherm zie je een lijst van recent geopende relatiedossiers. Dit maakt het makkelijker om snel naar een relatiedossier te wisselen. Heb je meer ruimte nodig op je scherm? Je kunt deze kolom eenvoudig inklappen door op het pijltje te klikken.
Mogelijkheden om te zoeken en filteren
Als je snel een geplande registraties moet vinden, kun je gebruikmaken van de zoek- en filteropties bovenaan het scherm:
- Relatie zoek: Gebruik het zoekveld bovenaan om geplande registraties van specifieke relaties te filteren.
- Prijslijst item filters:
- Met prijslijst item: Selecteer een item uit de prijslijst. Je ziet dan alleen relaties en hun geplande registraties waarvoor dit item is ingesteld.
- Zonder prijslijst item: Hiermee zie je relaties en hun geplande registraties waarvoor dat specifieke item niet voorkomt.
- Meer filters: Wil je meer gedetailleerd zoeken? Klik dan op "Filters" om meer filters aan het overzicht toe te voegen.
De overzichtstabel
Het centrale deel van het scherm Geplande registraties bevat een overzichtstabel met gedetailleerde informatie over de geplande registraties:
- Informatieve kolommen: Voor elke lijn zie je gegevens zoals de relatie, het schema, de komende uitvoeringsdatum, start- en einddatum, het gekozen item, hoeveelheid, betrokken medewerker, tarief en bedrag.
- Groepsoverzicht: Alle geplande registraties zijn standaard gegroepeerd per relatie, zodat je meteen een goed overzicht hebt.
Actieknoppen in het scherm Geplande registraties
In het midden van het scherm zijn enkele actieknoppen beschikbaar:
- Kolommen aanpassen: Pas de zichtbare kolommen in de tabel aan zodat ze aansluiten bij jouw voorkeur.
- Exporteren naar Excel: Wil je een overzicht eruit halen? Klik op de exportfunctie en je krijgt je gegevens in een Excel-bestand (op basis van de toegepaste filters).
- Globale acties: Hiermee voer je acties uit op meerdere geplande registraties in één keer. Meer hierover lees je verder in dit artikel.
Globale acties in het scherm Geplande registraties
Via de knop Globale acties bovenaan de overzichtstabel kun je geplande registraties eenvoudig toevoegen, verwijderen of aanpassen, zonder dat je ze één voor één hoeft te openen.
Selecteer een of meerdere lijnen in het overzicht door het selectievakje aan het begin van de regel aan te vinken. Klik vervolgens op Globale acties en kies de gewenste actie uit de vervolgkeuzelijst.
Geplande registraties toevoegen of verwijderen
Met de globale actie 'Geplande registraties toevoegen' kun je in één keer nieuwe geplande registraties toevoegen aan een selectie van relatiedossiers.
Wil je geplande registraties verwijderen? Dat kan via de globale actie 'Geplande registraties verwijderen'.
👉 Let op: Als je een relatie meerdere keren selecteert, wordt de geplande registratie slechts één keer aan deze relatie toegevoegd.
Voorbeeld: Geef AdminPulse de opdracht om automatisch op de derde van elke maand de kosten voor één Codabox-abonnement te registreren.
Gebruiker aanpassen
Heeft een geplande registratie de verkeerde gebruiker gekoppeld en wil je iemand anders toewijzen? Met de globale actie 'Gebruiker aanpassen' kun je de gebruiker wijzigen aan wie de automatische registratie wordt gekoppeld.
👉Let op: als je registraties van het type "tijd" laat aanmaken voor een specifieke gebruiker, wordt deze tijd meegerekend als gewerkte tijd voor die gebruiker. Om dit te voorkomen, kun je ervoor kiezen om een "systeemgebruiker" te selecteren. In het registratieoverzicht en in rapporten kun je ook filteren op deze systeemgebruiker.
Eenmalige registratie toevoegen
Soms wil je naast je geplande registraties een eenmalige registratie toevoegen, bijvoorbeeld om een manuele correctie uit te voeren. Gebruik hiervoor de globale actie 'Eenmalige registratie toevoegen'. Dit is perfect als je een terugkerende registratie al hebt ingesteld voor volgende maand, maar de eerste registratie ook meteen vandaag wilt aanmaken.
E-mail verzenden
Heb je relaties die je op de hoogte wilt houden van iets rond hun geplande registraties? Gebruik dan de globale actie 'E-mail verzenden' om bijvoorbeeld kostendetails of informatie rond prijsaanpassingen van een type kost te sturen. Zo blijft iedereen met de een bepaalde geplande registratie up-to-date.
Alternatieve beheeroptie van geplande registraties: via het relatiedossier
Je kunt geplande registraties ook rechtstreeks beheren vanuit het relatiedossier van een specifieke relatie. Ga hiervoor in het relatiedossier naar Facturatie > Geplande registraties.
In het vak 'Geplande registraties' van het relatiedossier krijg je een overzicht van alle registraties binnen dat dossier en kun je de gegevens eenvoudig aanpassen of bijwerken. Ook is dit een handige plek om nieuwe registraties toe te voegen.