De kwaliteitstoetsing in AdminPulse helpt je te voldoen aan wet- en regelgeving. Het geeft je een helder overzicht en laat zien waar je aandacht nodig is, zodat je gericht kunt handelen en altijd controle over je dossiers houdt.
Overzicht van het kwaliteitstoetsing-scherm
Het kwaliteitstoetsing-scherm (te vinden via Relatiedossiers > Kwaliteitstoetsing) biedt een overzicht van de naleving van verschillende criteria voor al je relaties. Het helpt je snel te zien welke acties nodig zijn om een "groene" of conforme status te bereiken voor elk criterium en elke relatie.
Indeling van het scherm
Het scherm is opgesplitst in twee hoofddelen:
Bovenste deel: filters en overzicht
- Overzicht van criteria: Dit toont de verschillende criteria met de percentages conformiteit. Je kunt deze ook gebruiken als filters.
- Extra filters: Er zijn bijkomende filters beschikbaar waarmee je je selectie kan verfijnen, bijvoorbeeld per type relatie. Als een filter niet meteen zichtbaar is, kan je die toevoegen via de knop 'Meer filters'.
Onderste deel: tabelweergave
-
Relaties en status kleurcode: Dit deel toont alle relaties met een kleurmarkering voor elk criterium:
- Groen: Conform
- Geel: Waarschuwing – er ontbreekt nog een stap, of het criterium moet worden nagekeken
- Rood: Niet conform – de vereisten voor dit criterium moeten nog opgevolgd worden
- Grijs: Niet van toepassing – dit criterium is uitgesloten van toetsing
Acties in het kwaliteitstoetsing-scherm
Hieronder vind je de beschikbare acties in dit scherm.
Status bekijken of bijwerken
Weet je niet wat er ontbreekt om een criterium geldig te maken? Beweeg dan met je muis over het gekleurd icoon (geel of rood) om te zien welke actie nodig is.
Wil je meteen aanpassingen doorvoeren? Klik op de status, en je wordt direct naar de betreffende sectie van het relatiedossier geleid om de informatie bij te werken.
Documenten verzenden
Aan het einde van elke rij in de tabel vind je een knop met een brief-icoon. Klik op dit icoon om in een pop-up documenten te versturen via een vooraf gedefinieerd e-mailsjabloon.
Globale acties in het kwaliteitstoetsing-scherm
Met de knop 'Globale acties' (te vinden rechtsboven de tabel) kan je de volgende acties uitvoeren voor meerdere relaties tegelijk:
- Status 'Niet van toepassing' aanpassen: Je kan een criterium markeren als wel of niet van toepassing.
- E-mails verzenden: Verstuur e-mails via een sjabloon naar meerdere relaties in één keer.
Overzicht van de kwaliteitstoetsing in een relatiedossier
Wil je zien hoe het staat met de kwaliteitstoetsing terwijl je in een relatiedossier bent? In het relatie-lint heb je hiervoor twee opties:
- Algemeen: Bekijk het percentage dat wordt weergegeven bij het meter-icoon in het relatie-lint. Klik op het meter-icoon om een melding te ontvangen rechtsonder in je scherm met een overzicht van de openstaande acties voor deze relatie.
-
Per status: In het relatie-lint worden de criteria weergegeven met kleurcodes. De kleurcode geeft je een indicatie van de algemene status van elk criterium:
-
- Bij geel of rood kan je met je muis over het icoon bewegen om te zien wat er precies ontbreekt.
- Klik op het criterium om rechtstreeks naar het overeenkomstige deel van het relatiedossier te gaan en de benodigde informatie in te vullen.
-
Uitzonderingen beheren: 'Niet van toepassing'
Soms is een specifiek criterium niet relevant voor een relatie, of wil je dit niet opvolgen. In dat geval kan je het markeren als 'Niet van toepassing'. Dit sluit het criterium uit van de kwaliteitstoetsing en houdt je totale conformiteit nauwkeurig.
Hoe markeer je een criterium als 'Niet van toepassing'?
In het kwaliteitstoetsing-scherm:
- Zoek het criterium in de tabelweergave.
- Beweeg met je muis over de lijn van de relatie. Er verschijnt een driehoek-icoon naar beneden naast elk criterium.
- Klik op het driehoek en selecteer 'Niet van toepassing'.
In het relatie-lint:
- Klik op de driehoek naar beneden naast het criterium.
- Selecteer 'Niet van toepassing'.
Overzicht van de criteria binnen de kwaliteitstoetsing
👉 Hieronder vind je een overzicht van de kwaliteitstoetsingscriteria die in AdminPulse worden gebruikt. We werken eraan om deze sectie verder uit te breiden met meer gedetailleerde uitleg over elk criterium. Dit zal binnenkort beschikbaar zijn.
Begunstigden
Voor meer gedetailleerde informatie over dit criterium, raadpleeg het artikel: Hoe verkrijg je een groen vinkje voor begunstigden in de kwaliteitstoetsing?
Identificatie
Identiteitskaart
Voor het criterium 'Identiteitskaart' moet je in de sectie 'Accountant info' van het relatiedossier van de bedrijfsleider een eID (elektronische identiteitskaart) opladen. Heb je geen eID, dan kan je in plaats daarvan de vervaldatum van de identiteitskaart of het paspoort invullen.
Voorwaarden voor de activatie van het criterium 'Identiteitskaart'
Voor een relatie wordt het criterium 'Identiteitskaart' enkel geactiveerd als er een bedrijfsleider wordt toegevoegd die aan de volgende voorwaarden voldoet:
- De bedrijfsleider heeft een actief mandaat. Dit betekent dat de einddatum van het mandaat leeg is of in de toekomst ligt.
- De bedrijfsleider kan zowel een natuurlijk persoon als een eenmanszaak zijn.
👉 Belangrijke opmerking:
Wanneer je bij een relatie (Relatie A) een bedrijfsleider toevoegt die een bedrijf is (bijv. Bedrijf B), wordt het criterium 'Identiteitskaart' niet geactiveerd bij Relatie A. In plaats daarvan voeg je bij Bedrijf B een bedrijfsleider toe, en wordt de opvolging van de 'Identiteitskaart' uitgevoerd bij Bedrijf B.
Opdrachtbrief
Zorg ervoor dat je een ondertekende opdrachtbrief hebt om voor dit criterium een groene status te behalen.
Risicoanalyse
Voor meer gedetailleerde informatie over dit criterium, raadpleeg het artikel: Hoe verkrijg je een groen vinkje bij de risicoanalyse in de kwaliteitstoetsing?
UBO
Voor meer gedetailleerde informatie over dit criterium, raadpleeg het artikel: Overzicht: Opties voor de UBO-berekening
Volmachtbrief
Voor het 'Volmacht' criterium is het belangrijk dat de nodige volmachten aanwezig en correct getekend zijn om een groene status te behalen.
- Zorg ervoor dat alle volmachten de status "Getekend" hebben.
- Er moet minstens één correct getekende volmachtbrief aanwezig zijn.
Een groene status kan ook verkregen worden door een CSAM-bestand op te laden. Voor meer informatie hierover kan je terecht in het volgende artikel: Documentherkenning.
Volmachten