Hoe voeg je ondertekende opdrachtbrieven toe in een relatiedossier?

Het kwaliteitscriterium Opdrachtbrief controleert of er een geldige, getekende opdrachtbrief aan het relatiedossier toegevoegd is.

Je voegt een getekende opdrachtbrief toe via de sectie Brieven in het relatiedossier. Afhankelijk van je werkwijze kan je een opdrachtbrief opstellen in AdminPulse, een ondertekend exemplaar uploaden of een bestaande opdrachtbrief vervangen.

De opdrachtbrief opstellen in AdminPulse

Staat er nog geen opdrachtbrief in het relatiedossier? Dan kan je die eerst opstellen via de sectie Brieven.

1. Open het relatiedossier.
2. Ga naar de sectie Brieven.
3. Klik op Brief opstellen.
4. Kies het juiste opdrachtbriefsjabloon.
5. Vul de nodige gegevens aan en genereer de brief.

AdminPulse voegt de opdrachtbrief daarna toe aan het relatiedossier.

Optie 1: de opdrachtbrief digitaal laten ondertekenen

Wil je de opdrachtbrief digitaal laten ondertekenen? Klik dan bij de opdrachtbrief op Meer acties en kies Verstuur aanvraag tot handtekening.

Voeg de ondertekenaars toe en bevestig. De klant ontvangt een e-mail en kan de opdrachtbrief digitaal ondertekenen. Zodra de opdrachtbrief ondertekend is, wordt het criterium Opdrachtbrief automatisch afgevinkt.

Optie 2: een ondertekend exemplaar uploaden

Heeft de klant de opdrachtbrief buiten AdminPulse ondertekend, bijvoorbeeld op papier? Dan kan je het ondertekende document uploaden bij de bestaande opdrachtbrief.

1. Klik bij de opdrachtbrief op Meer acties.
2. Kies Vervang document.
3. Upload het ondertekende document.
4. Klik opnieuw op Meer acties.
5. Kies Als getekend markeren.

Een buiten AdminPulse opgestelde opdrachtbrief opladen

Werd de opdrachtbrief volledig buiten AdminPulse opgesteld en ondertekend? Dan kan je het ondertekende document rechtstreeks toevoegen via de sectie Brieven.

1. Open het relatiedossier.
2. Ga naar de sectie Brieven.
3. Klik op Document opladen.
4. Selecteer het ondertekende bestand en duid aan als getekend.

AdminPulse registreert het document automatisch als getekende opdrachtbrief. Daardoor wordt het criterium Opdrachtbrief afgevinkt.

Wat als de opdrachtbrief een vervaldatum heeft?

Heeft de opdrachtbrief een einddatum? Dan houdt AdminPulse rekening met die datum voor het criterium Opdrachtbrief.

Is de einddatum verstreken? Dan wordt het criterium opnieuw rood. Nadert de einddatum binnen 30 dagen? Dan wordt het criterium oranje.

In beide gevallen stuurt AdminPulse ook een melding, zodat je de opdrachtbrief tijdig kan opvolgen. Die melding wordt alleen verstuurd als ze niet is uitgeschakeld.

Staat er geen einddatum op de opdrachtbrief? Dan vervalt het criterium niet automatisch.

💡 Goed om te lezen

• Meer info over het opstellen van opdrachtbrieven en het beheren van sjablonen vind je in Briefsjablonen - Documentgeneratie.