Factuurdetails instellen op bedrijfs-, relatie- en opdrachtniveau

In AdminPulse kan je bij elke factuur een extra document toevoegen: het factuurdetail. Dit document geeft een overzicht van de registraties die je aanrekent — en eventueel ook van registraties die je niet factureert.

💡 Een factuurdetail geeft transparantie over je geleverde werk, zonder je factuur onoverzichtelijk te maken.

Je bepaalt zelf:

• Welke gegevens worden opgenomen
• Of het document wordt meegestuurd, en hoe (niet, als aparte pagina of bijlage)
• Of forfait- en niet-factureerbare registraties zichtbaar zijn

Factuurdetail instellen op bedrijfsniveau

Je configureert de algemene instellingen voor factuurdetails per eigen bedrijf. Deze instellingen zijn standaard voor alle aangemaakte facturen.

1. Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie: PDF-creatie.
2. Stel drie configuraties in die standaard zullen gelden voor alle factuurdetails:

• • • Type factuurdetail
    • Forfaitregistraties tonen in detail
    • Niet-factureerbare registraties tonen in detail

👉 Deze instellingen zijn standaard, maar je kan ze per relatie of opdracht overschrijven.

Type factuurdetail - bepaal hoe het factuurdetail wordt meegestuurd

Met 'Type factuurdetail' kies je op welke manier het detail toegevoegd wordt aan de factuur. Er zijn drie opties:

• Geen
  Er wordt geen detail opgenomen in de factuur zelf, en ook niet als bijlage meegestuurd via e-mail.
  💡 Je kan het factuurdetail nog altijd manueel downloaden via de knop 'Download detail' in het factuuroverzicht. 
• Op aparte pagina
  Het factuurdetail wordt als laatste pagina(s) toegevoegd aan hetzelfde PDF-bestand als de factuur.
• In aparte bijlage
  Er worden twee documenten meegestuurd: de factuur en het detail als afzonderlijke bijlage.

👉 Kies de optie die past bij hoeveel informatie je wil meegeven aan je klant bij elke factuur.

💡 Je kan de standaardinstelling overschrijven per relatie of opdracht. 

Forfaitregistraties opnemen in het factuurdetail

Met 'Forfait registraties tonen in detail' bepaal je of je in het factuurdetail laat zien welke registraties onder het forfait vallen.

• Als je dit aanvinkt:
  • Alle registraties binnen het forfait worden getoond
  • Je geeft volledige transparantie over het werk dat geleverd werd aan vaste prijs.
• Laat je dit uit:
  • Enkel het totaalbedrag van het forfait wordt vermeld.
  • Registraties binnen het forfait worden niet getoond.
  • Het detail is beknopter en minder gedetailleerd

Niet-factureerbare registraties opnemen in het factuurdetail

In sommige gevallen registreer je tijd of kosten die je niet factureert. De instelling 'Niet-factureerbare registraties tonen in detail' bepaalt of deze registraties toch verschijnen in het detail.

• Aangevinkt:
  • Je klant ziet alle registraties, ook de niet-factureerbare.
  • Dit verhoogt de transparantie.
• Niet aangevinkt:
  • Alleen de registraties die effectief gefactureerd worden, worden getoond.
  • Ideaal als je strak wil communiceren op resultaat in plaats van inspanning.

💡 Ideaal voor klanten die waarde hechten aan een volledig overzicht van je werk — ook als het niet aangerekend wordt.

De opmaak van factuurdetails beheren via sjablonen

Net als bij facturen kan je ook de opmaak van het factuurdetail aanpassen aan je eigen stijl en qua inhoud. Zo bepaal je zelf hoe het detail gepresenteerd wordt aan je klant.

Gebruik de voorbeelden bovenaan het 'Factuursjablonen'-scherm als basis en raadpleeg de algemene documentatie over invulvelden via 'i Invulvelden'.

Zo voeg je een factuurdetailsjabloon toe:

1. Ga naar Instellingen > Factuursjablonen
2. Klik op '+Toevoegen' om een nieuw sjabloon aan te maken
3. Geef het detail een duidelijke, herkenbare naam
4. Selecteer de gewenste taal
5. Kies het bedrijf (indien van toepassing)
6. Selecteer 'Factuurdetail' als sjabloontype
7. Upload je afwerkte sjabloon
8. Alternatief: gebruik de knop met de twee pijltjes om een bestaand sjabloon te vervangen  

Via sjablonen groepeer je registraties op datum, relatie, prijslijstitem enzovoort. Dat zorgt voor heldere en gestructureerde info voor je klant.

👉 Je kan meerdere sjablonen aanmaken, maar slechts één actieve instelling per bedrijf gebruiken. Voor uitzonderingen (op relatieniveau of per opdracht) kan je een ander sjabloon selecteren dan het actieve sjabloon.

💡 Meer informatie over hoe je een lay-out vormgeeft, vind je in dit artikel over lay-out: Factuurlay-out

Afwijkende factuurdetailinstellingen per relatie of opdracht instellen

In bepaalde situaties wil je voor een specifieke klant of opdracht andere instellingen gebruiken dan de bedrijfsstandaard.

Uitzonderingen per relatie instellen

Zo stel je een afwijkend factuurdetailtype of sjabloon in per relatie:

1. Ga naar de Relatiefiche
2. Open de sectie Facturatie > blok ‘Factuurgegevens en instellingen’
3. Kies een van de drie types onder 'Type factuurdetail'
   en/of
4. Selecteer het gewenste sjabloon via de dropdown naast 'Sjabloon voor factuurdetail'

💡 Handig als klanten verschillende verwachtingen hebben rond informatie of rapportering.

Uitzonderingen per opdracht instellen

Werk je met opdrachten? Dan kan je per opdracht het gewenste detailtype en sjabloon kiezen. Zo pas je het aan:

1. Ga naar de Relatiefiche
2. Open de sectie Facturatie > blok Facturatieplanning
3. Klik op het tandwielicoon naast de opdracht waarvoor je de instellingen wil aanpassen
4. Kies het gewenste factuurdetailtype
   en/of
5. Selecteer het sjabloon dat je voor deze opdracht wil gebruiken

💡 Perfect voor klanten met diverse opdrachten, waarbij je per project een andere presentatie of mate van detail wilt tonen.

Handmatig een apart factuurdetail downloaden

Wil je een factuurdetail afzonderlijk downloaden? Zo doe je het:

1. Ga naar het factuuroverzicht (Facturatie > Facturen)
2. Zoek de factuur waarvoor je het detail wil downloaden
3. Klik op het pijltje rechts naast de factuur om het keuzemenu te openen
4. Kies 'Download detail'
5. Kies in de pop-up die opent of je niet-factureerbare registraties wil opnemen
6. Het document wordt automatisch als PDF gegenereerd

Wanneer gebruik je 'Download detail'?

• Als het factuurdetailtype op ‘Geen’ staat, maar je tóch een overzicht nodig hebt
• Als je de details apart wil versturen, los van de factuur
• Wanneer je tijdelijk meer info wil meesturen dan standaard ingesteld
• Voor intern gebruik (bv. controle of analyse)

'Download detail' geeft je maximale flexibiliteit, zonder wijzigingen aan je instellingen.

👉 Let op: deze functie is niet beschikbaar voor vrije facturen.

💡 Goed om te lezen

• Wil je dieper ingaan op sjablonen en lay-out? Raadpleeg dan dit artikel: Factuur lay-out