De berekening van boekjaren en hun algemene vergadering (AV) steunt op drie velden van het relatiedossier. Zorg ervoor dat deze velden altijd correct ingevuld zijn:
- Einde boekjaar: te vinden in de sectie 'Legaal'
- Einddatum eerste boekjaar: te vinden in de sectie 'Legaal'
- Datum oprichting: beschikbaar in het vak 'Oprichting' in de sectie 'Legaal'
💡Goed om weten
- Het veld 'Einde boekjaar' kan in verschillende schermen gebruikt worden als filter, zoals in het scherm 'Relaties' en in de taakschermen. Als de filter niet direct zichtbaar is, kun je deze aanvinken onder 'Meer filters'.
- Als je 1 van deze velden aanpast, wordt het volledig overzicht achter 'Boekjaren tonen' automatisch herberekend.
-
Taken afhankelijk van het boekjaar: Wanneer je het Einde boekjaar wijzigt en er is al een taak ingepland die gebaseerd is op deze datum (zoals de jaarrekening), vraagt AdminPulse of je ook de deadline van die taak automatisch wil aanpassen.
Hoe stel ik de datum van de algemene vergadering (AV) in?
Bij het instellen van de algemene vergadering zijn er verschillende opties beschikbaar om de datum nauwkeurig te bepalen.
- Geen algemene vergadering: kies deze optie als er geen AV gepland wordt.
- Vaste datum: stel een specifieke datum in waarop de algemene vergadering jaarlijks plaatsvindt.
-
Berekende datum: Je kan een patroon instellen op basis van een dag en maand en daarbij bepalen wat er gebeurt als de berekende datum op een feestdag of in het weekend valt:
- Zelfde dag: laat de datum ongewijzigd.
- Volgende werkdag: verplaats de datum naar de eerstvolgende werkdag
- Vorige werkdag: verplaats de datum naar de laatste werkdag vóór de feestdag of weekenddag
- Optioneel: vink 'Zaterdag is een werkdag' aan als je deze dagen als werkdag wil beschouwen
- Vrij te bepalen datum: kies deze optie als je de datum volledig manueel wil ingeven.
Wat gebeurt er bij wijzigingen van de AV-datum?
-
Boekjaar herberekening
Als je de AV-datum aanpast, worden in het overzicht 'Boekjaren tonen' enkel de niet-vergrendelde boekjaren herberekend. De historiek van vergrendelde boekjaren blijft onaangetast. -
Bestaande taken
Als er al een taak gepland is die afhankelijk is van de AV-datum (zoals de jaarrekening), vraagt AdminPulse of je de deadline van die taak automatisch wilt aanpassen.
Hoe gebruik ik het overzicht van boekjaren ('Boekjaren tonen')?
Via de knop 'Boekjaren tonen' krijg je een duidelijk beeld van alle boekjaren van een relatie, inclusief de datums van de AVs en aanvullende relevante gegevens.
Deze velden en functies zijn belangrijk:
- Begin boekjaar: de startdatum van het boekjaar. Voor het eerste boekjaar is dit de oprichtingsdatum (te vinden in het vak 'Oprichting' in de sectie 'Legaal').
- Einde boekjaar: de einddatum van het boekjaar. Deze datum kan je door klikken aanpassen om een boekjaar te verkorten of verlengen (zie beneden).
- Algemene vergadering: de datum waarop de algemene vergadering normaal plaatsvindt. Deze wordt berekend of ingesteld volgens de formule die je hebt gekozen (zie boven).
- Boekjaar vergrendeld: de datum van de AV bepaalt tot wanneer een boekjaar bewerkt kan worden. Na die datum wordt het boekjaar vergrendeld. Dit betekent dat wijzigingen van de AV-datum enkel invloed hebben op toekomstige boekjaren, terwijl historiek blijft behouden.
- Geschiedenis tonen: Door op 'Geschiedenis tonen' te klikken kan je ook voorgaande boekjaren zien in het overzicht.
Hoe een boekjaar verkorten of verlengen?
Je kan een boekjaar handmatig aanpassen door de datum van 'Einde boekjaar' in het overzicht 'Boekjaren tonen' te wijzigen. Volg deze stappen:
- Klik op de huidige datum bij 'Einde boekjaar' in het overzicht 'Boekjaren tonen'
- Selecteer een nieuwe datum
De herberekende einddatums worden in vet weergegeven in het overzicht.
Wat gebeurt er bij wijzigingen van de datum van einde boekjaar?
Bemerk: dit volgt dezelfde werking als wijziging van de AV-datum.
-
Boekjaar herberekening
Wanneer je het Einde boekjaar verandert, past AdminPulse de einddata van toekomstige boekjaren automatisch aan. -
Bestaande taken
Als er al een taak werd gepland die afhankelijk is van de einddatum (zoals de jaarrekening), vraagt AdminPulse of ook de deadline van die taak moet aangepast worden.
-
Heb je problemen met het aanpassen van de datum voor een vergrendeld boekjaar? Bekijk onze handleiding voor een workaround: FAQ: Hoe pas ik de datum van een algemene vergadering aan voor een vergrendeld boekjaar?