Elke medewerker die zich in AdminPulse moet kunnen aanmelden, heeft een eigen licentie nodig. Via Instellingen > Licentiebeheer kan je het aantal standaardlicenties verhogen of verlagen en tijdelijke licenties toevoegen.
In dit artikel lees je hoe je licenties beheert, wanneer je het aantal licenties kan verlagen, wat er met een licentie gebeurt wanneer je een medewerker verwijdert en hoe tijdelijke licenties werken.
👉 Enkel een gebruiker met de rol Beheerder kan licenties beheren en medewerkers toevoegen of verwijderen.
Het aantal standaardlicenties aanpassen
Zo verhoog of verlaag je het aantal standaardlicenties:
- Ga naar Instellingen > Licentiebeheer.
- Pas onder Gebruikers het veld Totaal aantal licenties (gebruikers) aan.
- Klik op Wijziging bevestigen.
Na de aanpassing zie je via Instellingen > Medewerkers hoeveel licenties toegewezen en beschikbaar zijn.
👉 Verhoog je het aantal licenties? Dan zijn de extra licenties meteen beschikbaar. De bijkomende kost voor de resterende periode wordt pro rata aangerekend. Raadpleeg de actuele prijzen op onze website.
Wanneer kan je het aantal licenties verlagen?
Je kan het aantal licenties alleen verlagen op de dag dat je extra licenties toegevoegd hebt, zolang die licenties nog niet aan een medewerker toegewezen zijn. Vanaf de nacht na de aankoop kan je ze zelf niet meer verwijderen.
👉 Wil je een vrije licentie toch laten verwijderen? Neem dan contact op met onze support. Je krijgt geen terugbetaling voor de lopende abonnementsperiode. Hou ook rekening met de geldende opzegtermijn. Raadpleeg hiervoor de algemene voorwaarden die op jouw abonnement van toepassing zijn.
Wat gebeurt er met de licentie als je een medewerker verwijdert?
Verwijder je een medewerker? Dan komt de toegewezen licentie opnieuw vrij. Het totale aantal standaardlicenties daalt hierdoor niet meteen. Je kan de vrijgekomen licentie tot de volgende factuurdatum aan een andere medewerker toewijzen.
💡 Een licentie bepaalt alleen wie zich kan aanmelden. Wijs je de vrijgekomen licentie aan een andere medewerker toe? Dan blijven de taken, registraties en facturen van de vorige medewerker aan die medewerker gekoppeld. Ze worden niet overgedragen aan of overschreven door de andere medewerker.
Wil je de vrijgekomen licentie niet opnieuw gebruiken? Dan hoef je niets te doen. Op de volgende factuurdatum vervalt de licentie automatisch en wordt ze niet opnieuw aangerekend.
Wat gebeurt er als er geen vrije standaardlicentie beschikbaar is?
Voegt een Beheerder een medewerker toe terwijl er geen vrije standaardlicentie beschikbaar is? Dan verhoogt AdminPulse automatisch het aantal standaardlicenties en wijst het de nieuwe licentie meteen toe. Hiervoor geldt dezelfde aanrekening als bij een manuele verhoging.
💡 Controleer vooraf via Instellingen > Medewerkers hoeveel standaardlicenties onder Beschikbaar staan. Zo weet je vooraf of AdminPulse automatisch een extra betalende licentie zal toevoegen.
Tijdelijke licenties toevoegen
Heeft een medewerker slechts gedurende een bepaalde periode toegang nodig, bijvoorbeeld een jobstudent, stagiair of freelancer? Dan kan je een tijdelijke licentie gebruiken. Voor een tijdelijke licentie kies je zelf een start- en einddatum.
Je kan een tijdelijke licentie op twee manieren toevoegen:
- Ga naar Instellingen > Medewerkers en klik op + Tijdelijke medewerker toevoegen om de medewerker en de tijdelijke licentie samen toe te voegen.
- Ga naar Instellingen > Licentiebeheer en klik op + Tijdelijke licentie toevoegen om eerst een tijdelijke licentie aan te kopen.
Een tijdelijke licentie wordt na aankoop voor de volledige gekozen periode gefactureerd. Raadpleeg de actuele prijzen op onze website.
Wat gebeurt er als een tijdelijke licentie afloopt?
Na de einddatum kan de medewerker zich niet meer aanmelden in AdminPulse. De medewerker zelf wordt niet verwijderd en er gaan geen gegevens verloren.
💡 Goed om te lezen
Lees ook deze artikels voor meer uitleg over medewerkers, licenties en je AdminPulse-abonnement: