Je kan in AdminPulse automatisch een administratieve kost laten berekenen op facturen. Die kost wordt als aparte factuurlijn toegevoegd, afhankelijk van de instellingen die je kiest.
Momenteel ondersteunt AdminPulse twee types administratieve kosten:
- Percentage: AdminPulse berekent een percentage op basis van het totaal van bepaalde factuurlijnen. Dat gebeurt voor factuurlijnen van het type tijd (werk/prestatie), tijd met vast tarief, forfait, voorschot, afgerekend voorschot en vrije lijn. Op productlijnen, kostlijnen, afstandslijnen en vrije tekstlijnen wordt geen administratieve kost in percentage berekend.
- Vast bedrag: AdminPulse voegt een vast bedrag exclusief btw toe aan de factuur.
👉 Je kan het bedrag van de administratieve kost niet manueel aanpassen in het facturatieproces of op het factuurvoorstel.
Waar stel je een administratieve kost in?
Je kan een administratieve kost instellen op drie niveaus:
- op niveau van het eigen bedrijf
- op relatieniveau
- op facturatieplanningniveau
Welk niveau effectief wordt toegepast, hangt af van de voorrangsregels. Die vind je verderop in dit artikel.
Administratieve kost op niveau van het eigen bedrijf
Op het niveau van het eigen bedrijf stel je het algemene beleid voor administratieve kosten in. Deze instelling wordt gebruikt als er geen afwijkende instelling bestaat op het relatiedossier of op de facturatieplanning.
Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen. Daar stel je de administratieve kost in. Indien van toepassing kies je daar ook het grootboek en de omschrijving voor de factuurlijn.
Administratieve kost op relatieniveau
Op het relatiedossier kan je afwijken van de administratieve kost die op het niveau van het eigen bedrijf is ingesteld.
Zo kan je bijvoorbeeld voor bepaalde klanten geen administratieve kost toepassen, terwijl die kost voor andere klanten wel geldt. Je kan ook een ander bedrag of percentage instellen voor een specifieke relatie.
Deze instelling vind je op het relatiedossier in de sectie Facturatie > Factuurgegevens en instellingen.
Kies je op het relatiedossier om het bedrijfsbeleid te volgen? Dan kijkt AdminPulse eerst of er een instelling bestaat op de facturatieplanning. Is die er niet, dan gebruikt AdminPulse de instelling op het niveau van het eigen bedrijf.
Administratieve kost op facturatieplanningniveau
Op facturatieplanningniveau kan je afwijken van de administratieve kost die op het niveau van het eigen bedrijf of op het relatiedossier is ingesteld.
Een instelling op facturatieplanningniveau heeft voorrang op de andere instellingen. Je vindt deze instelling bij de facturatie-instellingen van de betreffende facturatieplanning.
Welke instelling krijgt voorrang?
AdminPulse bepaalt de administratieve kost volgens deze volgorde:
- Eerst kijkt AdminPulse naar de instelling op de facturatieplanning.
- Als daar geen afwijkende instelling staat, kijkt AdminPulse naar de instelling op het relatiedossier.
- Als ook daar geen afwijkende instelling staat, gebruikt AdminPulse de instelling op niveau van het eigen bedrijf.
Zo kan je bijvoorbeeld een algemeen beleid instellen op het niveau van het eigen bedrijf en alleen afwijken voor specifieke relaties of facturatieplanningen.
Wanneer worden de administratieve kosten niet getoond?
Als de administratieve kost €0 bedraagt, wordt die niet op de factuur getoond. Dit kan gebeuren op het moment dat je de factuur nummert of wanneer je het factuurvoorbeeld bekijkt.
Bij het nummeren verwijdert AdminPulse de factuurlijn automatisch als het bedrag €0 is. In het factuurvoorbeeld wordt een bedrag van €0 niet getoond.