Het Taak overzicht (Taken > Taak overzicht) geeft je een duidelijk beeld van de status van taken en deeltaken in een specifieke periode. Waar het Taakbord zich beperkt tot taken die te doen of in uitvoering zijn, biedt het Taak overzicht ook inzicht in taken die reeds klaar zijn. Dankzij het gebruik van filters kun je eenvoudig de gewenste gegevens bekijken en bewerken.
Selecteer een taaksjabloon in de linkerbovenhoek om de bijbehorende taken weer te geven in de lijstweergave. Let erop dat alleen taken gebaseerd op een taaksjabloon in dit scherm verschijnen.
Wat vind je in het Taak overzicht?
Filtermogelijkheden
Bovenaan het overzicht kun je filters instellen, zoals een specifieke periode, planningsschema of relatie, om enkel relevante taken te tonen. Deze filters bepalen wat er in de tabel weergegeven wordt. Lees het artikel over filteren in het Taak overzicht voor een uitgebreide uitleg.
Taak tabel
De tabel bevat kolommen met gestructureerde informatie over taken:
- Relatie, Opdracht, Status, Deadline en Deeltaken: Klik op een kolomkop om de gegevens gemakkelijk te sorteren.
-
Statusbolletjes: Deze visuele indicatoren met kleur geven de voortgang van (deel)taken aan:
- Grijs: Te doen – nog niet gestart.
- Geel: In uitvoering – bezig.
- Groen: Klaar – afgerond.
- Geblokkeerd (verbodsbord): De taak kan niet uitgevoerd worden, zoals door een ontbrekend document.
- Niet van toepassing (zwart bolletje met wit kruis): De taak is niet relevant voor de huidige situatie.
- Niet uitgevoerd (bolletje met zwarte streep): De taak is gepland, maar niet uitgevoerd.
💡Tip: Houd je muis boven een bolletje om details te bekijken, zoals de verantwoordelijke of de deadline. Groene bolletjes geven bovendien de exacte afwerkingsdatum weer.
Belangrijke knoppen in het Taak overzicht
Schuivers
- Datum klaar tonen: Vervangt groene bolletjes door de exacte data waarop deeltaken zijn afgerond.
- Deadlines tonen: Vervangt de gele en grijze statusbolletjes door de deadlines van deeltaken.
- Velden tonen: Hiermee toon je de aangemaakte invulvelden als kolom, zodat je dit veld voor elke taak snel kunt invullen.
Exporteren
- Exporteren naar Excel: Exporteer taakdata snel en eenvoudig als een Excel-document.
- Volmachten exporteren: Maak een overzicht van de volmachten beschikbaar als een Excel-document voor externe verwerking.
Bulkacties
Bekijk het artikel over Globale acties in het Taak overzicht om meer te leren over bulkacties binnen het Taak overzicht, zodat je meerdere taken tegelijk kunt beheren.
Unieke acties in het Taak overzicht
Aan het einde van elke rij in de lijst zie je enkele actieknoppen, waarmee je de volgende handelingen kunt uitvoeren:
- Tijd registreren op een (deel)taak.
- Details van een taak openen.
- Een taak delen.
- Taken openen in het Taakbord.
- Een taak verwijderen.
Hoe werk je met het Taak overzicht?
Status van (deel)taken aanpassen
Klik op een bolletje om de status van een (deel)taak te wijzigen. Houd je muis boven een bolletje en klik op het pijltje voor meer opties, zoals:
- De taakdetails openen.
- Het toevoegen van een registratie.
Opmerkingen bekijken
Taken met opmerkingen hebben een tekstballonnetje. Beweeg je muis hierover om terugkerende opmerkingen of specifieke taakopmerkingen te zien.
Bijlagen openen
Taken met toegevoegde documenten worden weergegeven met een paperclip. Houd je muis boven de paperclip om de documenttitel te zien, of klik erop om direct de taakdetails en documenten te openen.
Sorteren en data overzichtelijk maken in het Taak overzicht
Je kunt de gegevens ordenen door op een kolomkop te klikken, bijvoorbeeld:
- Sorteer op Relatie om de taken per relatie te groeperen.
- Sorteer op Opdracht voor inzicht in de verschillende soorten opdrachten binnen een specifieke periode.
- Sorteer op Status om taken te groeperen op voortgang (bijvoorbeeld nog niet gestart, in uitvoering of afgerond).
- Sorteer op Deadline om focus te houden op prioriteiten.
Op de Status en deeltaak kolommen kun je aanvullende filters toepassen door op het trechtericoon te klikken. Wanneer een filter op deze manier wordt geactiveerd, kleurt het trechtericoon rood als visuele indicatie.
💡Tip: Combineer sorteeropties met filters voor een nog preciezere weergave.
⏭️Meer leren rond het Taak overzicht ? Bekijk dan de volgende artikelen:
- Taak overzicht: Filters – Leer hoe je specifieke taken en informatie zichtbaar maakt met filters.
- Taak overzicht - Globale acties – Ontdek hoe je tijd bespaart door met één actie meerdere taken tegelijk te beheren.